Der WhatsApp-Ersatz für Ihre Team-Kommunikation

Ob Homeoffice, Remote Work, Büro- oder Hybridarbeit: Dezentrale Teams prägen das Bild des Digital Workplace. So spielt auch die Echtzeitkollaboration über Instant Messaging und Videokonferenzen eine immer größere Rolle. Doch diese neue Flexibilität bringt auch Herausforderungen mit sich: Je mehr Text- und Sprachnachrichten verschickt, je mehr Videokonferenzen geführt und je mehr unterschiedliche Kommunikationstools dabei eingesetzt werden, umso größer ist die Gefahr einer Schatten-IT. Auch verkompliziert eine größere Anzahl an genutzten Lösungen den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen, der nun dann nicht mehr schnell und mühelos möglich ist. Zudem steigt das Risiko, dass branchenspezifische Compliance-Anforderungen und solche der branchenübergreifenden DSGVO nicht eingehalten werden.[zur-person] Das Dilemma im Bankensektor Welche Konsequenzen Unternehmen tragen müssen, wenn weder Compliance- noch Kommunikationsregeln befolgt werden, weil Mitarbeitende WhatsApp und Signal für den einfachen Kommunikationsweg nutzen, zeigt aktuell das Bankenumfeld. Namenhafte Bankinstitute müssen hohe Vertragsstrafen leisten, weil ihre Beschäftigten neben den Standard-Kollaborationslösungen als primäre Hybridarbeitsmedien auch Standard-Kommunikationsmittel für das persönliche Messaging als sekundäre Abspracheoberfläche einsetzten. Warum Unternehmen auf einen sicheren Business Messenger setzen sollten, zeigen folgende fünf Fakten. 5 Fakten, einen Business Messenger zu nutzen Fakt 1: Messenger ≠ Messenger: Privat- vs. Unternehmensnutzung WhatsApp, Signal und Telegram – keine Frage: Alle genannten Messenger zeichnen sich durch ihre leichte Bedienbarkeit aus und setzen Standards für den Privatgebrauch. Aber sollte man sie im Business-Bereich nutzen? Eindeutig „nein“. Denn sie bieten weder Sicherheitsstandards noch Kommunikationsfunktionen, die auf die Bedarfe von Unternehmen abgestimmt sind. Fakt 2: Keine Sorgen um Datensouveränität und -sicherheit Spätestens seit dem Privacy-Shield-Urteil, mit dem der Europäische Gerichtshof den Datentransfer in die USA ohne Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO für unzulässig erklärt hat, sollten Unternehmen Consumer-Apps und andere Tools von US-Anbietern meiden. Daten, die in einem DSGVO-konformen Business Messenger entstehen, sind idealerweise in einem IS0-27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in der EU oder On-Premise innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur gespeichert. Fakt 3: Der IT-Administrator behält die Hoheit Anders als bei nutzerverwalteten Consumer-Apps steuert der IT-Administrator den Business Messenger zentral über ein Portal bzw. Dashboard. Er kann Benutzerrechte festlegen, ein organisationsweites Adressbuch einrichten, Nachrichten revisionssicher archivieren und externe Gastzugänge hinzufügen. So ist sichergestellt, dass Unternehmen ihre individuellen Compliance-Anforderungen jederzeit einhalten und keine Sicherheitslücken riskieren. Fakt 4: Funktionen gemacht für den Unternehmenskontext Das Verschicken von GIFs und Emoticons ist im privaten Gebrauch ein schönes Gimmick. Aber welche Funktionen braucht man eigentlich im unternehmerischen Kontext? Ein Business Messenger ist für mobile Endgeräte und Desktop-PCs gleichermaßen optimiert, sodass sich zwischen mobilen Arbeitskräften und Office-Kolleginnen und -Kollegen eine kommunikative Brücke schlagen lässt. Zudem bietet er zahlreiche Funktionen, die die Anwendungsfälle von Unternehmen abdecken: Gruppenchats, Alarmierungen bei kritischen Ereignissen, Live-Standort-Übermittlung, Umfragen und Status-Nachrichten. Letztere sind ideal, um Mitarbeitende mehr in das Unternehmensgeschehen einzubinden. Das stärkt das Employee Engagement und sorgt für ein stärkeres Wir-Gefühl. Fakt 5: Vom simplen Messaging zu automatisierten Prozessen Eine weitere Stärke: Offene APIs erlauben, andere Systeme wie CRM und ERP nahtlos an das bestehende IT-Ökosystem anzubinden. Dadurch lassen sich Prozesse automatisieren und Workflows beschleunigen – ein enormer Effizienz- und Produktivitätsgewinn. Außerdem ermöglicht eine WhatsApp for Business-API die einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden sowie externen Stakeholdern. Die Mitarbeitenden nutzen weiterhin WhatsApp for Business, die Nachrichten kommen aber in ihrem sicheren Business Messenger an. Fazit: Business Messenger für sichere Team-Kommunikation Wenn Sie auf der Suche nach einem sicheren WhatsApp-Ersatz für Ihr Unternehmen sind, haben wir die richtige Lösung für Sie! In unserem Leitfaden zeigen wir auf, wie eine Business Messenger App Ihre interne Unternehmenskommunikation verbessert. Zudem erfahren Sie, wann und warum sich eine Messaging-Lösung für Ihr Unternehmen lohnt, welche Vorteile sie bietet, wie Sie den richtigen Messenger für Ihr Unternehmen auswählen, erfolgreich einführen und produktiv einsetzen, und wie ein kommunikatives Miteinander aussieht. In umfangreichen Checklisten erhalten Sie wertvolle Praxistipps. Der Leitfaden steht Ihnen hier zum Download bereit. 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