Agile Meetingformate 2 hoch effiziente Alternativen zum Schwafel-Meeting

Alle mal aufstellen: Das tägliche Meeting "Daily" findet im Stehen statt.

Alle mal aufstellen: Das tägliche Meeting "Daily" findet im Stehen statt.© Andrii Yalansky / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Sie haben weder Lust noch Zeit für stundenlange Schwafel-Meetings? Dann probieren Sie mal agile Meetingformate aus - beispielsweise das Daily oder die Retrospektive.

Dailys – für die Organisation des Tagesgeschäfts

Relativ bekannt sind die durchstrukturierten Dailys bei Scrum. Sie passen vielfach auch für die Zusammenarbeit in klassischen Teams und Projekten, können sogar Abteilungsmeetings ersetzen.

Dabei handelt es sich um kurze morgendliche Zusammenkünfte im Stehen vor einer Aufgabentafel wie etwa dem Kanban-Board, idealerweise zur gleichen Zeit und am gleichen Ort.

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Ablauf eines Dailys

Jeder Teilnehmer hat etwa zwei Minuten Redezeit und beantwortet vorbereitet und konzentriert folgende Fragen:

  • Was habe ich seit gestern/dem letzten Mal geschafft?
  • Was werde ich heute / bis zum nächsten Mal tun?
  • Was hindert mich bei der Arbeit, wo brauche ich Hilfe?

Erfolgsfaktoren für Dailys

  • Dinge, die die Arbeit behindern, müssen radikal offengelegt und schnell aus dem Weg geräumt werden.
  • Nötige Entscheidungen sind gleich vor Ort zu fällen, damit die Arbeit zügig weitergeht.
  • Ausschweifende Diskussionen gibt es nicht. Aussprachen finden, wenn nötig, im Nachgang statt.
  • Eine gut sichtbare Uhr im Raum sorgt für Zeitdisziplin.
  • Das Daily ist keine Profilierungsveranstaltung, sondern zeigt sachlich den Fortschritt der Arbeit. Unterschwellige Töne, abfällige Bemerkungen, persönliche Angriffe, Ego-Gehabe, Hadern, Beleidigtsein und dergleichen haben dort nichts zu suchen.

Retrospektive – für Reflexion und kontinuierliche Verbesserung

Ein weiteres ursprüngliches Scrum-Element ist die Retrospektive. Dabei wird in einem zweckmäßigen Rhythmus zwischen zwei und vier Wochen die Zusammenarbeit reflektiert und gemeinsam überlegt, was man in Zukunft besser machen kann. Wie bei allen agilen Methoden bekommt auch hier die Visualisierung viel Raum.

Ablauf einer Retrospektive

Wenn Sie mit „Retros“ beginnen, ist es klug, zu Beginn eine „Sicherheitsfrage“ zu stellen: „Auf einer Skala von null bis zehn: Wie frei denkst du/denken Sie, in dieser Runde sprechen zu können?“ Die Skala wird am besten verdeckt gezeichnet, sodass die Teilnehmer vorbereitete farbige Punkte unbeeinflusst von anderen aufkleben können.

Solche Skalierungsfragen können einen gefühlten Zustand sehr gut sichtbar machen, ohne dass er lang und breit erklärt werden muss. Statt eines kategorischen „Gut“ oder „Schlecht“ werden Grauzonen deutlich. Liegen die Werte unter acht, muss das zunächst thematisiert und bearbeitet werden.

Möglich ist laut der Führungsexpertin Svenja Hofert auch eine Stimmungscollage, die etwa mithilfe von meteorologischen Bildern erstellt werden kann.

Danach arbeitet jeder Teilnehmer offen an folgenden Fragen:

  • Was lief gut? Haben wir unsere Ziele erreicht?
  • Was lief nicht so gut und warum? (Konstruktiv bleiben!)
  • Wie können wir unsere Arbeitsprozesse weiter verbessern?

 Erfolgsfaktoren für Retrospektiven

  • Die Runde braucht in jedem Fall einen methodensicheren Moderator.
  • Jeder kommt bei Retrospektiven zu Wort.
  • Verbesserungskonzepte werden in der Gruppe entworfen und sichtbar von allen gemeinsam priorisiert.
  • Getroffene Entscheidungen gehen bis zum nächsten Mal in ein Versuchsstadium. Erst danach wird gemeinsam entschieden, ob man damit weitermacht oder nicht.
  • Auch die Retrospektive selbst erhält Feedback, um herauszufinden, wie man diese zukünftig optimieren kann. Das Ganze wird mit einer Lobrunde beendet.
  • Der Ablauf einer Retrospektive sollte wechseln und auch mal spielerisch sein, damit die Spannung erhalten bleibt und das Vorgehen nicht zur drögen Routine verkommt. Im Web kann man für die unterschiedlichsten agilen Besprechungsformate gute Anregungen finden.
  • Für strategische Retrospektiven gilt ein Rhythmus von zwei- bis viermal im Jahr. Hierin kann es auch um rollierende Ziel- und Budgetplanungen gehen..

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