Mehr Anforderungen: So skalierst du nachhaltig deine Compliance

Die DSGVO-Dokumentation steht, die wichtigsten Prozesse sind eingeführt – und dann fordert ein Großkunde eine ISO-27001-Zertifizierung. Wenig später stellt sich die Frage, ob das Unternehmen unter NIS2 fällt. Parallel führen Mitarbeitende neue KI-Tools ein, für deren Nutzung ebenfalls Regeln geschaffen werden müssen.

Was häufig folgt, ist ein neuer Fragenkatalog, eine weitere Excel-Liste, ein zusätzliches Beratungsprojekt und noch mehr Dokumentation.

Dabei steckt ein großer Teil der benötigten Informationen längst im Unternehmen.

Das Problem ist deshalb nicht unbedingt die Zahl neuer regulatorischer Anforderungen. Entscheidend ist vielmehr, wie Unternehmen ihre Compliance organisieren.

Wenn jede Richtlinie zum eigenen Projekt wird

Viele Unternehmen behandeln Datenschutz, Informationssicherheit und neue regulatorische Anforderungen noch getrennt voneinander.

Für die DSGVO gibt es eine Dokumentation. Für ISO 27001 entsteht ein ISMS. Für NIS2 werden zusätzliche Maßnahmen aufgenommen. Beim EU AI Act kommen neue Zuständigkeiten, Richtlinien und Schulungen hinzu.

Jede einzelne Initiative mag sinnvoll aufgebaut sein. Zusammengenommen entsteht jedoch schnell eine Landschaft aus voneinander getrennten Prozessen, Verantwortlichkeiten und Nachweisen.

Das kostet nicht nur Geld. Es bindet auch Zeit von IT, Personalabteilung, Geschäftsführung und weiteren Fachbereichen.

Besonders sichtbar wird das Problem bei Audits oder Kundenanfragen: Informationen müssen erneut zusammengesucht, Zuständigkeiten geklärt und bereits bestehende Maßnahmen noch einmal dokumentiert werden.

Dabei überschneiden sich viele Anforderungen stärker, als Unternehmen vermuten.

Compliance braucht ein gemeinsames Fundament

Die sinnvollere Frage lautet deshalb nicht: Wie setzen wir das nächste Regelwerk um?

Sondern: Welche Strukturen haben wir bereits – und wie können wir sie für weitere Anforderungen nutzen?

Compliance lässt sich dabei ähnlich wie eine Unternehmensinfrastruktur betrachten. Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten, Risiken und Sicherheitsmaßnahmen bilden das Fundament. Neue Anforderungen sollten möglichst darauf aufsetzen, statt jedes Mal eine neue Struktur zu schaffen.

Wer beispielsweise bereits zentral dokumentiert,

• welche IT-Systeme eingesetzt werden,
• welche Risiken bestehen,
• welche Dienstleister Zugriff auf Daten oder Systeme haben,
• wer intern für bestimmte Prozesse verantwortlich ist,
• welche Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt wurden,

hat einen großen Teil der notwendigen Informationen für mehrere regulatorische Anforderungen bereits verfügbar.

Das reduziert nicht die Anforderungen selbst. Es verhindert jedoch, dass dieselbe Arbeit mehrfach erledigt wird.

Einmal dokumentieren, mehrfach nutzen

Wie stark sich Anforderungen tatsächlich überschneiden, zeigt sich am besten an einer einzelnen Maßnahme – nicht an der Theorie.

Ein einfaches Beispiel ist die Multi-Faktor-Authentifizierung.

Ein Unternehmen führt sie ein, um den Zugriff auf sensible Systeme besser abzusichern. Diese eine technische Maßnahme kann gleichzeitig für mehrere Compliance-Bereiche relevant sein – etwa für Informationssicherheit nach ISO 27001, Anforderungen aus NIS2 oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen im Datenschutz.

Ähnlich sieht es bei vielen anderen Themen aus:

Wer diese Informationen zentral pflegt, muss sie nicht für jede Anforderung neu erheben.

Software kann diese Überschneidungen zusätzlich sichtbar machen. Die Lösung dafür nennt sich Multi-Framework-Mapping: Bereits vorhandene Maßnahmen und Nachweise werden verschiedenen regulatorischen Anforderungen zugeordnet. Wie das konkret auf einer Compliance-Plattform funktioniert, zeigt sich am deutlichsten, sobald ein neues Framework hinzukommt.

Kommt beispielsweise NIS2 hinzu, lässt sich dadurch schneller erkennen, welche Anforderungen durch bestehende Prozesse bereits abgedeckt werden und wo tatsächlich noch Lücken bestehen.

Das verändert die Arbeit grundlegend: Statt erneut bei null anzufangen, konzentriert sich das Unternehmen auf die Punkte, die wirklich neu sind.

Besonders wertvoll wird dieser Ansatz bei mehreren Anforderungen

Für ein Unternehmen, das ausschließlich die DSGVO umsetzen muss, ist der Effekt begrenzt.

Anders sieht es aus, sobald mehrere Anforderungen zusammenkommen.

Ein Softwareunternehmen arbeitet beispielsweise bereits an einer ISO-27001-Zertifizierung, weil Enterprise-Kunden einen entsprechenden Nachweis fordern. Gleichzeitig verarbeitet es personenbezogene Daten und muss deshalb Anforderungen der DSGVO erfüllen. Wird das Unternehmen zusätzlich von NIS2 erfasst, entstehen weitere Pflichten rund um Risikomanagement, Incident Management und Sicherheitsmaßnahmen.

Wer diese Bereiche getrennt organisiert, produziert zwangsläufig Überschneidungen.

Wer sie gemeinsam betrachtet, kann vorhandene Arbeit wiederverwenden.

Das spart interne Kapazitäten, reduziert den Abstimmungsaufwand und erleichtert es, auf neue Kunden- oder regulatorische Anforderungen zu reagieren.

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Warum Software allein trotzdem nicht reicht

Viele wiederkehrende Compliance-Aufgaben lassen sich heute gut durch Software unterstützen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Informationen zentral erfassen,
• Verantwortlichkeiten dokumentieren,
• Fristen überwachen,
• Nachweise strukturieren,
• Maßnahmen verschiedenen Anforderungen zuordnen,
• Audit-Unterlagen aktuell halten.

Schwieriger wird es dort, wo eine individuelle rechtliche oder sicherheitsbezogene Bewertung notwendig ist.

Ist ein bestimmter Verarbeitungsvorgang zulässig? Muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden? Wie ist ein Sonderfall bei einem Dienstleister zu bewerten? Welche NIS2-Anforderungen gelten für die konkrete Unternehmensstruktur?

Solche Fragen lassen sich nicht allein über Checklisten oder automatisierte Zuordnungen beantworten.

Reines Consulting hat wiederum einen anderen Nachteil: Wenn jede Änderung, jeder Nachweis und jede neue Anforderung manuell begleitet werden muss, wird Compliance für wachsende Unternehmen schnell teuer und schwer skalierbar.

Sinnvoll ist deshalb die Kombination beider Ansätze.

Automatisierung übernimmt wiederkehrende und strukturierbare Aufgaben. Expert:innen kommen dort ins Spiel, wo eine individuelle Bewertung erforderlich ist.

„Automatisierung sollte Fachwissen nicht ersetzen, sondern dafür sorgen, dass Expert:innen ihre Zeit auf die Fälle konzentrieren können, in denen tatsächlich eine individuelle Bewertung nötig ist“, sagt Miloš Djurdjević, Mitgründer von heyData.

© heyData

Was dieser Ansatz für die Geschäftsführung verändert

Für Geschäftsführer:innen ist Compliance häufig vor allem dann problematisch, wenn sie unvorhersehbar wird.

Ein neuer Großkunde fordert zusätzliche Sicherheitsnachweise. Ein Audit steht an. Eine neue Regulierung betrifft plötzlich das Unternehmen. Oder ein wichtiger Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und mit ihm verschwindet ein großer Teil des Compliance-Wissens.

Eine gemeinsame Infrastruktur reduziert diese Abhängigkeiten.

Informationen liegen zentral vor. Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar. Nachweise können schneller bereitgestellt werden. Neue Anforderungen lassen sich mit dem bestehenden Stand abgleichen.

Damit wird Compliance nicht automatisch einfach. Aber sie wird planbarer.

Und genau das ist für mittelständische Unternehmen entscheidend: weniger kurzfristige Sonderprojekte und mehr wiederverwendbare Prozesse.

Vom Datenschutz zur integrierten Compliance

Auch Anbieter reagieren auf diese Entwicklung.

Ein Beispiel dafür ist heyData. Das Berliner Unternehmen startete ursprünglich mit einer Plattform für Datenschutz und hat sein Angebot inzwischen auf weitere Bereiche wie Informationssicherheit, NIS2, ISO 27001 und AI Governance ausgeweitet.

Die Grundidee dahinter: Unternehmen sollen bestehende Prozesse und Informationen möglichst über mehrere Compliance-Bereiche hinweg nutzen können, statt für jede neue Anforderung eine separate Lösung aufzubauen.

Unterstützt wird die Software dabei durch Jurist:innen sowie Informationssicherheitsexpert:innen, die dort eingebunden werden können, wo automatisierte Prozesse an ihre Grenzen stoßen – etwa bei individuellen Rechtsfragen, Audits oder komplexeren regulatorischen Bewertungen.

Damit folgt auch die Entwicklung von heyData einem grundlegenden Wandel im Compliance-Markt: weg von einzelnen Tools und Projekten, hin zu einer dauerhaft nutzbaren Infrastruktur.

Fazit: Bei der nächsten Anforderungen nicht wieder bei null anfangen

Neue Anforderungen werden für Unternehmen nicht verschwinden. Datenschutz, Cybersecurity, KI-Regulierung und Informationssicherheit werden in den kommenden Jahren eher enger zusammenrücken.

Für mittelständische Unternehmen wird deshalb weniger entscheidend sein, jede neue Anforderung möglichst schnell isoliert umzusetzen.

Wichtiger ist die Frage, ob Prozesse, Verantwortlichkeiten und Nachweise so organisiert sind, dass neue Anforderungen auf einer bestehenden Struktur aufbauen können.

Wer Compliance auf diese Weise organisiert, reduziert Doppelarbeit, erleichtert Audits und kann schneller auf neue regulatorische oder geschäftliche Anforderungen reagieren.

Wie gut lassen sich deine bestehenden Compliance-Prozesse bereits wiederverwenden?

heyData zeigt dir in einer unverbindlichen Demo, wie sich DSGVO, ISO 27001, NIS2 und weitere Anforderungen zentral abbilden und bestehende Informationen über mehrere Frameworks hinweg nutzen lassen.

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