Strategisches Zeitmanagement: Die Zeitmanagement-Strategien der Top-Chefs

Sie haben tausende Mitarbeiter, machen Milliardenumsätze. Aber es gibt etwas, davon haben Chefs großer Unternehmen nie genug: Zeit. Die Harvard Business School hat in einer zwölfjährigen Studie untersucht, mit welchen Strategien Top-Chefs dem chronischen Zeitmangel begegnen. Denn ihre Zeitmanagement-Strategien sind entscheidend – „nicht nur für ihre eigene Effektivität, sondern auch für die Leistung ihrer Unternehmen“, wie der Leiter der Studie, Harvard-Professor Michael E. Porter, in der Harvard Business Review zusammenfasst. Die Forscher verfolgten ein Quartal lang, wie 27 Firmenchefs ihre Zeit verbrachten – die CEOs von Firmen mit einem durchschnittlichen Jahresumsatz von 13,1 Milliarden US-Dollar. Mit Hilfe der Assistenten der Chefs protokollierten sie die Zeit der CEOs in 15-Minuten-Schritten - 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Neben der statistischen Auswertung von fast 60.000 CEO-Stunden führten sie mit den Teilnehmern Gespräche über ihr Zeitmanagement. Sie nehmen sich Zeit für sich selbst 9,7 Stunden – so lang arbeiteten die Firmenchefs, die an der Studie teilnahmen, durchschnittlich pro Tag. Einen ganzen Tag abschalten tun sie selten: Auch an 79 Prozent der Wochenendtage und an 70 Prozent der Urlaubstage beschäftigten sie sich mit der Arbeit – zumindest für ein paar Stunden. Durchschnittlich kommen die Firmenchefs auf eine 62,5-Stunden-Woche. Die übrige Zeit nutzen sie klug, um leistungsfähig zu bleiben für den Job, der ihnen so viel abverlangt: Sie versuchen, genug Schlaf zu bekommen – durchschnittlich immerhin 6,9 Stunden. Sie nehmen sich Zeit für die Familie, für Hobbys oder um zu entspannen. Und sie machen Sport: durchschnittlich 45 Minuten pro Tag. (Lesen Sie hierzu auch das Interview: "Unternehmer sein, das ist ein Hochleistungssport"). Sie kommunizieren von Angesicht zu Angesicht Persönliche Gespräche nehmen den größten Teil der CEO-Arbeitszeit ein. 61 Prozent des Zeitbudgets gehen für Gespräche drauf. Porter rät den Firmenchefs, die Signalwirkung persönlicher Gespräche nicht zu unterschätzen: „Wie ein CEO Zeit verbringt, wird als Signal dafür gesehen, was oder wer wichtig ist. Die Leute schauen sich das genauer an, als den meisten CEOs klar ist.“ Sie minimieren E-Mails E-Mails betrachten viele Top-Chefs als Zeitfresser, die die Arbeit unterbrechen. Dennoch, so Porter, haben sie häufig Schwierigkeiten, sich vom Diktat der E-Mail freizumachen – unter anderem, weil sie so viele Mails in CC bekommen. Elektronische Kommunikation beansprucht fast ein Viertel des Zeitbudgets. Porters Tipp: festlegen, welche E-Mails an den Chef gehen - und wann er oder sie antworten wird. Sie verfolgen klare Ziele Eine klare Agenda mit langfristigen Zielen hilft zu entscheiden, welche Aktivitäten Priorität haben. Aber wie gut gelingt es den Firmenchefs, ihre Agenda tatsächlich umzusetzen? Die Top-CEOs verbrachten durchschnittlich 43 Prozent ihrer Zeit mit Aktivitäten, die ihre Agenda förderten. Einige erreichten sogar beeindruckende 80 Prozent. „Die meisten CEOs, mit denen wir gesprochen haben, waren sich einig: Je mehr Zeit sie ihrer Agenda widmeten, desto zufriedener waren sie damit, wie sie ihre Zeit verbrachten“, schreibt Porter. Er schlägt vor, am Ende jedes Quartals zu prüfen, ob der Kalender die persönliche Agenda ausreichend wiederspiegelte – ob also die Prioritäten richtig gesetzt waren. Zudem könnten CEOs davon profitieren, ihrem Team ihre persönliche Agenda vorzustellen. Sie arbeiten an ihrer Unternehmensstrategie 21 Prozent ihrer Zeit verwenden die Firmenchefs für die Strategie – laut Porter „der mächtigste Hebel des CEO“. Sie wirke motivierend für das Team und sorge dafür, dass die Mitarbeiter auch ohne Rücksprache mit dem Chef bessere Entscheidungen treffen können. Die Firmenchefs müssten daher ständig daran arbeiten, die Strategie „zu gestalten, zu verfeinern, zu kommunizieren, zu verstärken und den Leuten helfen zu erkennen, wann sie davon abweichen“. Sie schränken Routineaufgaben ein Routineaufgaben machten durchschnittlich 11 Prozent der Arbeitszeit der CEOs aus - für Porter ein „überraschend signifikanter Anteil“. Auch die teilnehmenden Firmenchefs seien von diesem Wert überrascht gewesen und hätten sofort gehandelt. „Unsere Diskussionen legen nahe, dass die CEOs jede Aktivität, die in die Routine- und die To-Do-Kategorie fällt, genau unter die Lupe nehmen müssen.“ Sie nehmen sich Zeit zum Nachdenken In Ruhe nachdenken, Meetings vorbereiten, an der Strategie feilen: Das geht am besten allein und ungestört – und diese Zeit nehmen sich die Firmenchefs: Durchschnittlich 28 Prozent ihrer Arbeitszeit verbrachten sie allein. Allerdings schaffen sie es meist nicht, sich länger als eine Stunde zurückzuziehen – eine Tatsache, die die CEOs laut Porter als problematisch ansahen. Viele Chefs nutzen die Reisezeit auf Geschäftsreisen für diesen Zweck. Daher rät Porter Firmenchefs, möglichst allein zu reisen und nicht mit Mitgliedern des Teams.