Fehlzeitengespräch Ständig kranke Teammitglieder – so führen Sie ein klärendes Gespräch

Ein Teammitglied ist häufig oder lange krank? Sprechen Sie miteinander. Welche Fragen Sie im Fehlzeitengespräch stellen sollten, welche Themen tabu sind und wie Sie mit häufigen Kurzerkrankungen umgehen.

Mit Angestellten über Fehlzeiten zu sprechen ist oft unangenehm. Dabei müsste es das nicht sein, sagt Anne Katrin Matyssek. Die Diplom-Psychologin hat sich auf das Thema gesundheitsgerechte Mitarbeiterführung spezialisiert. Sie sagt: Dass es vielen Führungskräften schwerfällt, das Gespräch mit einen häufig kranken Teammitglied zu suchen, hat einen simplen Grund: „Viele Chefinnen und Chefs reden immer nur dann mit ihren Angestellten, wenn es Probleme gibt.“

Ihr wichtigster Rat ist daher: „Sprechen Sie auch in gesunden Zeiten häufig mit allen Teammitgliedern, zum Beispiel nach einer Fortbildung oder nach dem Urlaub. Dann fällt Ihnen das Willkommensgespräch nach jeder Abwesenheit  leichter. Und Sie holen so das Thema Krankheit aus der Tabuzone.“

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Wie sollte ein Gespräch ablaufen?

Je länger die Abwesenheit war, desto mehr Zeit sollten Sie für ein Gespräch einplanen. „Ist das Teammitglied nur einige Tage krank, reicht ein kurzes Willkommenheißen zwischendurch“, sagt Matyssek.

Zum Beispiel: „Hallo Herr X / Frau Y, sind Sie wieder fit? Hat Ihre Erkrankung etwas mit der Arbeit zu tun? Nein? Gut, dann freue ich mich, dass Sie wieder da sind und wünsche Ihnen frohes Schaffen!“

Fehlt das Teammitglied hingegen zwei oder mehr Wochen, sollten Sie einen gemeinsamen Termin vereinbaren. Das Gespräch sollte dann folgendermaßen ablaufen:

  • Begrüßung / Freude zeigen, dass er oder sie wieder da ist.
  • Fragen, ob er oder sie wieder fit ist.
  • Fragen, ob die Erkrankung mit der Arbeit zu tun hat.
  • Informationen geben, was in der Abwesenheit im Betrieb passiert ist.
  • Erzählen, welche Aufgaben im Team anstehen.
  • Fragen, ob man noch etwas tun kann, damit es ihm oder ihr bessergeht.

„Egal ob jemand kurz oder lang krank war: Die Führungskraft sollte in den Gesprächen Wertschätzung und echtes Interesse am Gegenüber signalisieren“, sagt Matyssek. Die Botschaft müsse lauten: „Mir ist aufgefallen, dass Sie gefehlt haben, das ist mir nicht egal. Ihr Wohl liegt mir am Herzen, also reden wir darüber.“

Diese Fragen sollten Sie auf keinen Fall vergessen:

  • Fragen Sie unbedingt, wie es Ihrem Gegenüber geht. „Das zeigt Interesse und gibt dem Teammitglied die Möglichkeit, bestehende gesundheitliche Probleme von sich aus anzusprechen,“ sagt Matyssek.
  • Fragen Sie unbedingt, ob ihr Gegenüber wieder voll einsatzbereit ist oder sich noch schonen muss, so dass Rücksichtnahme nötig ist. „Auch das zeigt Wertschätzung und Fürsorge: Das Teammitglied soll sich ja nicht gleich überlasten und wieder erkranken“, so Matyssek.
  • Fragen Sie unbedingt, ob die Arbeit Grund für die Erkrankung war. Falls ja, suchen Sie gemeinsam nach Lösungen – beispielsweise durch eine Veränderung der Arbeitsbedingungen.

Diese Frage sollten Sie auf keinen Fall stellen:

  • Fragen Sie nicht nach der Diagnose, dazu haben Sie kein Recht. Angestellte sind nicht verpflichtet, den Krankheitsgrund zu nennen selbst wenn sie häufig oder über längere Zeit ausfallen.

So führen Sie das Gespräch, wenn jemand immer wieder ausfällt

Das Gespräch mit einem Teammitglied, das häufig krank ist, läuft wie oben aufgeführt. Allerdings sprechen Sie die häufigen Fehlzeiten konkret an.

Die wichtigste Regel lautet: Führen Sie regelmäßig Willkommensgespräche – damit sich 1. bei Ihnen kein Ärger aufstaut und 2. bei Ihren Angestellten nicht einschleift, dass man bei Ihnen ja einfach mal so fehlen kann.

In ihrem Buch “Fehlzeiten im Griff: Das Handbuch für Führungskräfte” empfiehlt Matyssek folgende Formulierung:

Ich freue mich, dass Sie wieder da sind! Wie geht es Ihnen denn? Wie Sie wissen möchte ich mit Ihnen über Ihre Fehltage sprechen.

Mir ist aufgefallen: Bei Ihnen häufen sich die Fehlzeiten an Freitagen; in den letzten vier Wochen allein dreimal. 

Sie wissen, ich habe kein Anrecht auf Nennung der Diagnose, aber natürlich ist es ärgerlich für mich, wenn ich umplanen muss, weil schon wieder jemand ausfällt. Und für die anderen im Team ist es blöd, wenn die für Sie mitarbeiten müssen.

Krank ist krank. Das ist klar. Aber so kann das nicht weitergehen. Mir ist wichtig, dass der Laden läuft, und natürlich auch, dass es Ihnen gut geht. Hat es etwas mit der Arbeit zu tun? Welche Lösungsvorschläge haben Sie?

Wichtig dabei: Tacheles reden, Fakten beschreiben, keine Diagnose stellen, den persönlichen Ärger als Ich-Aussage zeigen, das Team erwähnen, die Krankschreibung nicht anzweifeln und Fürsorge und die Notwendigkeit zur Lösungsfindung betonen.

Überprüfen Sie vor dem Gespräch Ihre Haltung

„Führungskräfte mögen in der Regel keine Angestellten, die häufig oder länger fehlen“, sagt Matyssek. Wenn Chef oder Chefin im Gespräch eine negative Haltung verbergen wollen, wird das jedoch sofort gemerkt. „Vermutlich blocken Angestellte das Gespräch dann ab und gehen demotiviert aus dem Büro.“ Fragen Sie sich deshalb vor jedem Gespräch: Mag ich dieses Teammitglied oder halte ich es für einen Blaumacher? Egal, was Sie denken: Versuchen Sie vor dem Gespräch eine positive Haltung einzunehmen. Denn: Nur so haben Sie die Chance, ein konstruktives Gespräch zu führen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Gehen Sie genervt in das Gespräch, geraten Sie in einen negativen Gedankenstrudel, der auch Ihr Gegenüber runterzieht. Die Expertin gibt dazu folgende Tipps:

  • Versuchen Sie sich an drei positive Dinge zu erinnern, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin geleistet hat.
  • Versuchen Sie sich an drei positive Eigenschaften zu erinnern, die Sie schätzen.
  • Versuchen Sie sich an drei Fähigkeiten zu erinnern, die Sie damals dazu bewogen haben, ihn oder sie einzustellen.

Äußern Sie Ihren Ärger

Falls Sie das Gefühl haben, dass jemand tatsächlich unzuverlässig und sich seiner Verantwortung im Unternehmen nicht bewusst ist, sollten Sie  das ansprechen. Das Teammitglied muss merken, dass Ihnen das Thema wichtig ist. Es muss spürbar sein, dass Fehlzeiten Ihnen nicht egal sind, aber: „Es sollte sich bei Ihnen kein Ärger aufstauen,“, sagt Matyssek. Sie dürfen niemanden unter Druck setzen oder gar drohen. Die Expertin rät deswegen: „Formulieren Sie Ihren Ärger als Ich-Botschaft und erklären Sie Ihre Situation – beziehungsweise die des ganzen Teams.“ Dadurch machen Sie klar, dass jeder im Unternehmen gebraucht wird, um gemeinsam erfolgreich zu sein.

Zum Beispiel: „Sie haben hier gefehlt, das können Sie sich ja vorstellen. Ich brauche hier jede helfende Hand, die Personaldecke ist dünn.“

Oder: „Es ist ja klar, dass ich nicht begeistert bin, wenn Sie fehlen. Das soll jetzt keinen Druck aufbauen, krank ist jeder mal. Wir brauchen Sie hier, aber wir brauchen Sie fit.“

Oder: „Sie können sich vorstellen, dass das für mich total doof ist, wenn ich Pläne mache und dann fallen die Leute aus. Ich muss dann Ersatz holen, aber der ist ja nie so gut wie Sie.“

Aber: Bevor Sie Ihren Frust äußern, seien Sie kritisch mit sich selbst. „Fragen Sie sich, ob Sie wirklich oft genug miteinander gesprochen haben, und zwar auch unabhängig von Problemen oder Ausfallzeiten, einfach im ganz normalen Arbeitsalltag. Denn andernfalls fühlt er sich vielleicht ungesehen und nicht gebraucht und ist deswegen so unengagiert“, rät Matyssek.

Gerade wenn es in Ihrem Team wiederholt zu Kurzerkrankungen kommt, sollten Sie für grundsätzliche Regelungen beim Thema Krankmeldung und Fehlzeiten sorgen. Matyssek rät: „Vereinbaren Sie, dass alle Teammitglieder sich bei Ihnen persönlich krankmelden.“ Dadurch sei nämlich schon mal der Kontakt hergestellt. „Neuer Ärger kann sich dann nicht so leicht aufstauen.“ Und auch das Begrüßungsgespräch fällt leichter. Und wenn einzelne Beschäftigte wiederholte Kurzerkrankungen aufweisen, können Sie in Absprache mit der Personalabteilung vereinbaren, dass für sie die Attestpflicht ab dem 1. Tag eingeführt wird. Bei Azubis zum Beispiel ist diese Maßnahme oft wirksam – sofern begleitend konsequent Willkommensgespräche nach jeder Abwesenheit geführt werden. Es ist also die erhöhte Aufmerksamkeit und das Interesse, das sich hier positiv auf die Fehlzeiten auswirkt und nicht die Anordnung als solche. Menschen müssen merken, dass sie wichtig sind. Dann sind sie auch gern anwesend.

Wie Sie Ärger im Team verhindern können

Falls Ihr Team aufgrund der erneuten oder längeren Fehlzeit Mehrarbeit hat und deswegen wütend ist, sprechen Sie das beim nächsten Meeting an. „Als Führungskraft sollten Sie kranke Angestellte vor dem restlichen Team zunächst immer verteidigen“, sagt Matyssek. „Dadurch machen Sie einerseits klar, dass Ihnen das lange oder häufige Fehlen aufgefallen ist, andererseits haben Sie Gelegenheit, die zusätzliche Arbeit wertzuschätzen. Diese anzuerkennen ist sehr wichtig für den Teamfrieden.“

Zum Beispiel: „Ihr wisst, dass Kollege X / Kollegin Y krank ist. Ich weiß, dass ihr dadurch zusätzliche Arbeit habt und das eine anstrengende Situation ist. Wir wissen nicht, was dahintersteckt, aber keiner macht es sich hier leicht und ich bitte euch, mir zu vertrauen. Ihr könnt mich gerne ansprechen und euren Ärger teilen, aber lasst Herr X / Frau Y bitte in Ruhe. Und ich danke euch sehr für eure Mehrarbeit, denn die ist nicht selbstverständlich.“

Bevor Sie über eine Kündigung nachdenken 

„Ist das Wohlergehen der anderen Beschäftigten und der Teamfriede durch die Erkrankung eines Einzelnen gefährdet und leidet die Produktivität, sollten Sie über Konsequenzen nachdenken“, sagt Matyssek. Sie könnten das Teammitglied zum Beispiel innerhalb des Unternehmens versetzen.Wenn alle vorangegangenen Gespräche im Sand verlaufen sind, spielen Sie vielleicht mit dem Gedanken, ihm zu kündigen. „Aber bevor Sie mit dem Gedanken an eine Kündigung spielen, fragen Sie sich selbstkritisch, ob Sie tatsächlich regelmäßig Willkommensgespräche geführt haben“, sagt Matyssek. Eine Kündigung wegen Krankheit ist allerdings nur möglich, wenn jemand mehr als sechs Wochen im Jahr ausfällt. Und das gilt nur, wenn die gesundheitliche Prognose schlecht ist und auch im kommenden Jahr krankheitsbedingte Fehlzeiten von mindestens sechs Wochen zu erwarten sind. Der Arbeitgeber muss außerdem nachweisen, dass der Unternehmenserfolg durch das abwesende Teammitglied beeinträchtigt ist. Melden sich Angestellte krank, obwohl sie gesund sind, gilt das als Betrugsversuch und rechtfertigt eine fristlose Kündigung.

Da ist es doch leichter, regelmäßig nach jeder Abwesenheit ein Willkommensgespräch zu führen und zu zeigen, dass man sich für sein Team interessiert. Das ist menschlich befriedigender und obendrein betriebswirtschaftlich sinnvoller.

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