Zeitmanagement mit Kalender So behalten Sie Ihren Kalender im Griff

Der Tag vergeht wie im Flug: Ein Termin jagt den nächsten und Zeit zum Vorbereiten bleibt keine. Ein gut geführter Kalender kann dieses Zeitmanagement-Problem lösen.

Der Tag vergeht wie im Flug: Ein Termin jagt den nächsten und Zeit zum Vorbereiten bleibt keine. Ein gut geführter Kalender kann dieses Zeitmanagement-Problem lösen.© Marie Maerz / photocase.de

Vor lauter Meetings, Telefonaten und anderen Aufgaben kann es schon mal schwer fallen, die Kontrolle über den eigenen Kalender zu behalten. Mit diesen Tipps gelingt es leichter.

Neulich schrieb ich in meinem Führungsnewsletter über meinen digitalen Kalender und unsere wechselhafte Beziehung. Wenn es gut läuft, plane ich Pufferzeiten ein, schreibe eine Agenda vor dem Meeting und bereite mich vor. In schlechteren Zeiten notiere ich Termine ohne weitere Informationen und verfalle eine Stunde vor dem Start in Hektik. Dann fühlt es sich so an, als würde mein Kalender mich steuern – und nicht ich ihn.

Was mich beruhigt: Mit diesem Problem bin ich offenkundig nicht allein. Auf meinen Newsletter hin haben sich sehr viele Führungskräfte bei mir gemeldet, denen es ähnlich geht. Viele schrieben mir auch, wie sie ihre Arbeitszeit wirkungsvoll planen und den Kalender optimal nutzen. Meine eigenen Tipps und die besten Ergänzungen lesen Sie hier.

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Tagesordnung und Ziele für Meetings vorab festlegen

Kein Meeting ohne Ziele und eine klare Agenda, so lautet mein guter Meeting-Vorsatz für 2018. Diese Informationen halte ich bereits im Kalender fest, wenn ich den Termin festlege.

Achten Sie darauf, dass der Zeitrahmen und Ihre Erwartungen zusammenpassen; fragen Sie sich, welches Ergebnis Sie zum Beispiel in einer Stunde erzielen können. Seien Sie bei diesen Schätzungen nicht zu optimistisch, rät Mehmed Saral, Inhaber der SEO-Agentur Marktplatzoptimierer: „Zeit- und Zielplanungen mache ich eher konservativ-vorsichtig.“

Pufferzeiten einkalkulieren

Wie oft wird aus einem überzogenen Meeting ein Domino-Tag, an dem sich alle weiteren Meetings verschieben. Mit realistischen Pufferzeiten lässt sich dieser Stress vermeiden.

Viele Unternehmer wollen keine Zeit ungenutzt lassen und planen daher sehr eng, hat Gisela Rosendahl beobachtet. Sie ist selbstständige Kommunikationsberaterin aus Dortmund. Ihr Tipp: „Ich habe immer ein Notizbuch für gute Ideen dabei oder ein gutes Fachbuch. So nutze ich meine Zeit sinnvoll und bin trotzdem pünktlich.“

Blocker für regelmäßige Alltagsaufgaben eintragen

Wer keine Zeit für Alltagsaufgaben reserviert, gerät schnell unter Zeitdruck. Halten Sie sich zum Beispiel einen Tag die Woche komplett frei von Terminen. Bei Nikolaus Bourdos, Leiter der Stabsstelle Forschung und Technologietransfer an der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz, steht die Tür in der Regel für seine Mitarbeiter offen. „Wenn Termine dazukommen, habe ich am Ende eines solchen Tages aber nicht selten das Gefühl, nichts geschafft zu haben“, sagt er.

An einem komplett terminfreien Tag kann er sich dagegen auf eine Aufgabe fokussieren. „Daher quetsche ich einen Termin lieber noch in einen Tag, der bereits weitere Termine enthält, wenn ich dadurch den nächsten Tag terminfrei halten kann.“

Zeit reservieren, um die eigene Arbeit zu planen

„Freitags habe ich mir einen wöchentlichen Blocker eingestellt, um auf die übernächste Woche zu schauen“, berichtet Svenja Mommsen, Leiterin Operations Management bei der TUI Group. So kann sie noch rechtzeitig Termine schieben oder Themen anders priorisieren. „Alles andere ist zu kurzfristig und unfair gegenüber den Terminteilnehmern.“

Abwesenheiten wie Urlaub blockt Mommsen in ihrem Kalender immer einen Tag länger, als sie eigentlich weg ist: So hat sie genug Zeit, um sich neu zu sortieren und zu priorisieren.

Transferzeiten berücksichtigen

Transferzeiten, Transferzeiten, Transferzeiten! Ich selbst bin oft viel zu optimistisch, was meine Zeitplanung angeht. Neulich sprang ich hektisch in ein Carsharing-Auto, um nicht zu spät zu kommen – und suchte dann eine halbe Stunde nach einem Parkplatz. Total peinlich. Und: Dieser Stress ist wirklich unnötig.

Private Termine vermerken

Private Termine vermerkt Pia Hochgerner, Director Experience Design bei der Lufthansa Gruppe, ebenfalls im Kalender (im Privatmodus) und zwar inklusive Transferzeiten. Sie gewährt Mitarbeitern limitierten Einblick in den Kalender. Das hat den Nutzen, dass Ihr Team selbstständig Termine planen kann und Mitarbeiter besser einschätzen können, wann sie zum Beispiel anrufen können.

Dranbleiben

Der wichtigste Tipp zuletzt: Bleiben Sie dran. Wenn Sie merken, dass das Chaos wieder die Oberhand übernimmt, reservieren Sie sich einen Termin mit Ihrem Kalender und schaffen Sie Ordnung.

Und wenn Sie weitere Tipps haben, hinterlassen Sie uns bitte einen Kommentar!

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