Outsourcing Aufgaben auslagern – ja oder nein? So treffen Sie die richtige Entscheidung

Raus damit! Outsourcing von Aufgaben hilft, Kosten zu sparen und Kapazitäten freizusetzen.

Raus damit! Outsourcing von Aufgaben hilft, Kosten zu sparen und Kapazitäten freizusetzen.© suze / photocase.de

Von Logistik bis Lohnbuchhaltung: Welche Aufgaben sollte man outsourcen und welche selbst erledigen? Diese fünf Fragen helfen bei der Entscheidung.

Überlegen, welche Aufgaben oder Unternehmensbereiche sich auslagern lassen: Laut Experten lohnt sich das für Unternehmer gleich mehrfach. „Zum einen kann Outcourcing helfen, Kosten einzusparen“, sagt Torsten Beyer, Sourcing-Experte und Partner bei der Unternehmensberatung Axxcon. „Wichtiger aber: Es sichert oder steigert die Qualität.“ Denn: Macht ein Chef zu viel selbst, etwa das Kundenmanagement, steht er irgendwann mit der Zange in der Hand und dem Smartphone am Ohr auf der Baustelle – und notiert Termine auf einem Schmierzettel. „Das ist nicht nur unprofessionell, es vergeudet auch wertvolle und teure Chef-Zeit.“

Zudem könne Outsourcing für Planungssicherheit sorgen – etwa, wenn ein Unternehmen wächst. „In Verträgen lässt sich festschreiben, dass beispielsweise ein IT-Service auch dann geleistet wird, wenn der Bedarf x-mal höher ist als bei Vertragsabschluss“, so Beyer. Wichtig in Zeiten, in denen Fachkräfte nicht in beliebiger Zahl vor der Tür stehen und um eine Festanstellung bitten.

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Wie aber lässt sich nun entscheiden, ob und was genau Unternehmer outsourcen sollten? Mit diesen Fragen klappt es leicht:

1. Was ist mein Kerngeschäft?

Die Frage nach dem Kern des eigenen Betriebs führt umstandslos zu jenen Aufgaben, die Unternehmer niemals auslagern sollten. Wird etwa ein Bäcker für die Qualität seiner Brötchen kreisweit gerühmt, sollte er auch in Zukunft selbst backen – auch dann, wenn es einfacher und eventuell günstiger wäre, zumindest einen Teil der Brötchen als Teiglinge liefern zu lassen. „Kurz: Alle Aufgaben, die kriegsentscheidend sind, sollten im Unternehmen bleiben“, so Beyer.

Aufgaben dagegen, die den Umsatz nicht steigern, können Unternehmen – zumindest theoretisch – an Outsourcing-Partner vergeben.

2. Welche Aufgaben im Unternehmen ändern sich so gut wie nie – und müssen oft wiederholt werden?

Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, die wiederkehren und sich nicht oder kaum ändern, lassen sich meist gut outsourcen – wie etwa Logistik-Dienstleistungen oder die (Lohn-)Buchhaltung. „Der Grund: Je gängiger eine Aufgabe ist, desto leichter lässt sich einem Partner vermitteln, was man von ihm will. Das reduziert Kosten und schützt vor Frust“, so Beyer.

Beispiel Bäcker: Hier ließen sich etwa Fahrdienste prima auslagern. „Wer wann womit beliefert werden soll, lässt sich vertraglich gut festlegen“, so Beyer. „Und ein Dienstleister ist hier viel kostengünstiger, als wenn sich der Chef selbst weiter hinters Steuer klemmt.“

3. Gibt es Bereiche im Unternehmen, die professioneller laufen könnten?

Die Ehefrau erledigt die Lohnbuchhaltung, der Azubi schreibt ab und an mal eine Mail an Kunden – und die Pressearbeit macht der Chef nebenbei noch mit? Für den Anfang geht das in Ordnung. Aber sobald ein Unternehmen einige Jahre auf dem Markt ist, tut Professionalisierung meist not, um Kunden zu halten und neue zu gewinnen. Ist etwa die Ehefrau nicht gerade ausgebildete Buchhalterin, dürfte ihre Fehlerquote höher liegen als die eines Dienstleisters. „Das Gute: Bei externen Partnern können Sie eine Fehlerquote vertraglich fixieren. Bei der Lohnbuchhaltung etwa würde ich darauf drängen, sie auf null Prozent festzulegen“, sagt Beyer.

Wichtig: Professionalisierung hin oder her – zum Outsourcen eignen sich nur Aufgaben, die man – grundsätzlich – im Griff hat. „Wer nach dem Motto ‚Mach das mal irgendwie für mich‘ Bereiche auslagert, folgt dem Prinzip ‚mess for less‘“, sagt Experte Beyer. „Er bezahlt also Dritte in der Hoffnung, dass diese das chaotische Durchwursteln billiger erledigen. Das funktioniert natürlich nie. Schon gar nicht günstig“, so Beyer.

4. Wie viel Aufwand würde es bedeuten, den Outsourcing-Partner einzuweisen und zu betreuen?

Sind Aufgaben identifiziert, die ausgelagert werden sollen, müssen Unternehmer abschätzen, wie viel internen Steuerungsaufwand das Outsourcing bedeuten würde. Etwa, um sich mit dem Dienstleister abzustimmen, die Qualität zu überwachen, Fehler anzusprechen und Lösungen zu finden. Außerdem gibt es Leistungen, die ein Lieferant nur erbringen kann, wenn Unternehmer zumindest mitwirken. Betreibt ein Unternehmen etwa sensible Anlagen, müssen Dienstleister in die Sicherheitsverfahren eingewiesen werden – nicht selten mehrfach. „Viele Unternehmer unterschätzen diese so genannte ‚retained organisation‘ völlig“, erklärt Beyer. Und das kann teuer werden: „Studien haben ergeben, dass beispielsweise beim IT-Outsourcing intern Kosten entstehen, die im Schnitt bei drei bis zehn Prozent dessen liegen, was man dem Dienstleister überweist“, so Beyer.

Auch bei kreativen und strategischen Aufgaben ist dieser Aufwand extrem hoch – und schwer abschätzbar. Deshalb ist es in diesem Bereich oft effizienter und kostengünstiger, Aufgaben inhouse zu erledigen. „Sonst muss ich als Unternehmer ewig viel Zeit investieren, um andere dazu zu kriegen, das zu tun, was ich wirklich will. Das frustriert nicht nur, sondern kostet am Ende meist auch sehr viel Geld“, so Beyer.

5. Was würde eine Auslagerung konkret bringen – und was eine interne Lösung?

Hat man eine Dienstleistung gefunden, die sich theoretisch gut auslagern ließe, müssen Unternehmer noch prüfen, inwieweit sich Outsourcen wirklich lohnt – und zwar nicht allein im Hinblick auf die Kosten. „Wenn Sie als Bäcker die Lohnbuchhaltung erledigen, ist der Fall klar: Verwaltungstätigkeiten bringen Sie nicht nach vorn, kosten Zeit und Aufmerksamkeit – können also super ausgelagert werden“, so Beyer. „Einfach, weil jede Chef-Minute extrem viel Geld kostet. Und es deutlich mehr Sinn macht, diese Euros beispielsweise in eine Weiterbildung zum Top-Konditor zu stecken, um voranzukommen.“

Möchte dagegen eine Teilzeitkraft die Stunden aufstocken und zusätzlich zum Warenmanagement auch noch die Lohnbuchhaltung übernehmen, kann sich die interne Lösung lohnen. Selbst dann, wenn Mitarbeiter dafür weitergebildet werden müssten. Hier Geld zu investieren, ist allerdings keine gute Idee, wenn dann nichts mehr für noch sinnvollere Schulungen übrig bleibt. „Für Buchhaltungs- und Backoffice-Aufgaben etwa finden Sie günstige Dienstleister an jeder Straßenecke. Wenn Sie nur wenig Geld für die Weiterbildung des Personals in die Hand nehmen können, sollte das in Schulungen fließen, die das Unternehmen kommerziell und strategisch weiterbringen. Etwa, indem Sie einen Heizungsmonteur in Sachen Smart Home und neue Technologien fortbilden lassen“, so Sourcing-Berater Beyer. Weil das auf die Kernkompetenz einzahlt, zusätzlichen Umsatz verspricht, entscheidend im Hinblick auf Wettbewerber ist – und damit nicht geeignet fürs Outsourcing – siehe Frage 1.

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