Excel-Tricks: 17 simple Tricks, die das Arbeiten mit Excel komfortabler machen

„Tabellenkalkulationsprogramm“ – das klingt sperrig, es ist aber für viele Zwecke extrem nützlich. Nicht umsonst ist Excel seit 34 Jahren ein Verkaufsschlager. Mit diesen 17 Tricks für Windows nutzen Sie das Tabellen-Tool noch effizienter.

1. So fügen Sie mehrere Zeilen oder Spalten in bestehende Liste ein

Die Tabelle ist so gut wie fertig und Sie stellen fest, dass Sie einige Zeilen vergessen haben und nun nachtragen müssen? Damit Sie nicht jede Zeile einzeln einfügen müssen, gibt es einen Trick: Wer etwa zwei Zeilen einfügen möchte, markiert zunächst zwei Zeilen an der entsprechenden Stelle. Anschließend über einen rechten Mausklick das Drop-Down Menü öffnen und „Zellen einfügen“ auswählen.

2. So verschieben Sie eine komplette Zeile, Spalte oder einzelne Zellen

Wenn Sie zum Beispiel eine komplette Spalte nach rechts schieben möchten, dann wählen Sie die gesamte Spalte (über einen Linksklick auf die Buchstabenleiste) aus. Um den ausgewählten Bereich erscheint eine grüne Linie. Auf dieser bewegen Sie den Sucher, bis ein schwarzes Kreuz erscheint. Nun können Sie die markierten Felder an die gewünschte Position ziehen.

3. So tauschen Sie Spalten und Zeilen miteinander

Markieren Sie die ganze Tabelle und kopieren Sie sie (Strg + C). Suchen Sie sich eine freie Stelle im Excel Sheet und fügen Sie die getauschten Zellen über Rechtsklick -> Einfügeoptionen -> Transponieren ein.

4. So passen Sie Spaltenbreite an Textlänge an

Der Text in einer Zeile ist zu lang und wird von der nächsten Spalte verschluckt? Um die Spaltenbreite an den Text anzupassen: Bewegen Sie den Sucher auf der Buchstabenleiste zwischen die betroffenen Spalten. Es erscheint ein schwarzes Kreuz mit einem doppelten Pfeil. Nun einmal links doppelklicken.

5. So blenden Sie eine Zeile oder Spalte aus

Zum Ausblenden markieren Sie die entsprechenden Zellen (Links-Klick auf den Beginn der Zeile oder Spalte). Dann helfen Ihnen folgende Shortcuts weiter:

• Zeile ausblenden: Strg + 9
• Spalte ausblenden: Strg + 8

Das Ganze lässt sich wieder umkehren. Zum Einblenden von Zeilen (Strg + Shift + 9) und Spalten (Strg + Shift + 8), müssen Sie nur eine Taste ergänzen.

6. So verteilen Sie denselben Text auf mehrere Zellen

Markieren Sie alle Zellen, in denen der Text erscheinen soll. Geben Sie dann Ihren Text ein und bestätigen Sie mit Strg + Enter. In allen zuvor markierten Feldern steht nun derselbe Text.

7. So ändern Sie fix die Formatierung

Wie Sie über die Symbolleiste Inhalte fetten oder kursiv stellen, wissen Sie vermutlich schon. Noch schneller geht es allerdings mit diesen Shortcuts

• Fetten: Strg + Shift + F
• Unterstreichen: Strg + Shift + U
• Kursiv: Strg + Shift + K
• Durchstreichen: Strg + 5

8. So bearbeiten Sie Inhalte

Nicht nur bei PowerPoint, Word und anderen PC-Anwendungen, sondern auch in der Tabellenkalkulations-Software können Sie die gängigen Tastenkürzel anwenden:

• Kopieren: Strg + C
• Einfügen: Strg + V
• Ausschneiden: Strg + X
• Rückgängigmachen: Strg + Z

9. So fügen Sie ein Datum ein

Wählen Sie die Zelle aus, die Sie mit dem aktuellen Datum versehen wollen. Drücken Sie dann Strg gleichzeitig mit der Punkt-Taste.

10. So fügen Sie eine Uhrzeit ein

Drücken Sie Strg, Shift und die Punkt-Taste gleichzeitig, nachdem Sie die entsprechende Zelle markiert haben.

11. So fügen Sie Prozent ein

Gesamte Spalte oder Zeile auswählen, gleichzeitig Strg + Shift + % drücken.

12. So wählen Sie schnell mehrere, nicht nebeneinanderliegende Zellen aus

Halten Sie dazu „Strg“ gedrückt und klicken Sie die Zellen an, die Sie markieren wollen. Ausgewählte Zellen erscheinen farblich hinterlegt.

13. So wählen Sie alle Zellen des Datenblattes aus

Über einen Rechtsklick auf das Dreieck in der linken obersten Ecke wählen Sie alle Zellen aus. Alternativ funktioniert das auch über Strg + A

14. So rechnen Sie innerhalb einer Zelle

Die Rechen-Funktionen folgen in Excel immer dem gleichen Aufbau: =ZahlRechenzeichenZahl

• Addieren +
• Substrahieren –
• Multiplizieren *
• Dividieren /

Möchten Sie vier und zehn multiplizieren, ist die Formel also =4*10. Das Ergebnis (40) wird dann direkt im Feld angezeigt, in dem Sie die Formel eingegeben haben. Welche Formel zu dem Ergebnis geführt hat, sehen Sie im Anschluss oberhalb des Rasters in der Bearbeitungszeile.

15. So fügen Sie einen Hyperlink ein

Möchten Sie auf ein anderes Dokument oder eine Website verweisen, dann klicken Sie auf die Zelle, in der der Hyperlink erscheinen soll, und nutzen Sie dann den Shortcut: Strg + K. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Dateien und zuletzt besuchte Websites auswählen können. Wählen Sie einen Dateipfad aus und tragen Sie in das Feld „anzuzeigender Text“ ein, welcher Text in der Excel-Tabelle angezeigt und verlinkt werden soll.

16. So fügen Sie einen Kommentar ein

Als Bearbeitungshinweis für Kollegen oder als eigene Gedächtnisstütze: Manchmal möchte man Hinweise zu den Inhalten eines Excel-Dokuments geben, ohne das Dokument zu verändern. In diesem Fall nutzen Sie die Kommentarfunktion mit Shift + F2. Dass ein Kommentar eingefügt wurde, erkennen Sie am roten Dreieck in der Zelle.

17. So machen Sie einen Zeilenumbruch in einer Zelle

Es nervt, wenn der Inhalt einer Zelle die gesamte Formatierung der Tabelle sprengt. Mit einem Zeilenumbruch bleibt die Liste übersichtlich. Der Shortcut: Alt + Enter

Übrigens: Excel gibt es auch online, was Teamarbeit noch weiter vereinfacht. (Lesen Sie auch: Prozesse digitalisieren: 11 digitale Tools, die Unternehmern den Alltag erleichtern.)

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