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Leistungsschwache Beschäftigte gibt es in Deutschland nicht, wenn man Arbeitszeugnissen glaubt. Da wurden Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit erledigt, da bedauern Arbeitgeber außerordentlich, eine äußerst fähige Mitarbeiterin zu verlieren. Und für den weiteren Karriereweg wünschen sie selbstverständlich Erfolg. In Deutschland müssten Zeugnisse laut Gesetz wahrheitsgemäß sein, gleichzeitig gilt eine Wohlwollenspflicht, was bedeutet: Das Arbeitszeugnis darf Beschäftigte in ihrem weiteren Berufsweg nicht behindern. Was nett klingt, hat sich zum Problem in Bewerbungsverfahren entwickelt.
Das Problem mit den Arbeitszeugnissen
Viele Worte, wenig Inhalt
Zeugnisse sind zu einer Sammlung von Floskeln und Nettigkeiten verkommen, deshalb zweifeln Expertinnen und Experten an deren Aussagekraft. Uwe Kanning ist Professor für Wirtschaftspsychologie an der Hochschule Osnabrück. Einer seiner Forschungsschwerpunkte ist die Leistungsbeurteilung von Beschäftigten. „Die Wohlwollenspflicht schränkt die Möglichkeit ein, Beschäftigte differenziert zu beschreiben“, sagt er. Gerade dann, wenn die Leistung nicht gut war, fehlen adäquate Möglichkeiten, dies entsprechend mitzuteilen.
Weil Kritik kaum möglich ist, haben sich sogenannte Verschleierungstechniken eingebürgert, eine Art Geheimsprache unter Personalern. Positiv klingende Formulierungen enthalten Codes, die einer Benotung entsprechen oder auf ein Problem hinweisen sollen. Zum Beispiel:
- „Wir bedauern es, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die gute Mitarbeit“ → klingt nett, entspricht tatsächlich eher der Note 3 – was schon als eine unterdurchschnittliche Bewertung gilt.
- „Wir bedauern es außerordentlich, diesen äußerst fähigen und erfolgreichen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets sehr gute Mitarbeit“, wäre dagegen tatsächlich sehr gut, eine 1.
- „Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei“, könnte daraufhin deuten, dass die Person gegenüber den Kunden weniger freundlich auftrat, denn die werden nicht genannt.
Der Unterschied liegt im Detail.
Unverständliche Botschaften
An Kritik wird also eigentlich nicht gespart. Das Problem ist laut Kanning aber, dass nicht jeder Personaler oder jede Personalerin diese Codes versteht. Und wenn sie sie verstehen, woher sollen sie wissen, dass der Schreiber des Zeugnisses sie auch wirklich so gemeint hat? „Meistens werden diese Codes falsch interpretiert“, sagt Kanning.
Selbst wenn auf diese Verschleierungstaktiken verzichtet wird, sagen die Angaben im Zeugnis oft nichts über die Eignung für eine neue Stelle aus. Kanning sagt, die Bewertung im Arbeitszeugnis hänge nur zu etwa 18 Prozent mit der realen Leistung zusammen. Er beruft sich dabei auf eine Studie von 2016.
Arbeitsergebnisse hingen zudem stark von den Rahmenbedingungen des jeweiligen Jobs ab, sagt Kanning: Das Teamgefüge, die Aufgaben oder die Führungskultur. Die Wahrscheinlichkeit sei groß, dass Beschäftigte im nächsten Job anders arbeiteten, wenn sich diese Rahmenbedingungen änderten. Gleiches gilt für Persönlichkeitsbeschreibungen von Beschäftigten. „Menschen sind nicht besonders gut darin, andere Menschen zu beschreiben“, sagt Kanning.
Eine Umfrage zeigte außerdem, dass viele Zeugnisse ohnehin nicht individuell für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter angefertigt werden. Die ausstellenden Personen greifen oft auf Software zurück, die die generisch klingenden Zeugnistexte verfassen. Auch das schmälert die Aussagekraft.
Personalabteilungen lassen sich gute Leute entgehen
Kannings Erfahrung nach, haben Arbeitszeugnisse für die meisten Personalabteilungen trotzdem großen Wert. Mehr als 80 Prozent der Arbeitgeber interessierten sich für die Beschreibung der beruflichen Aufgaben und die Bewertung der Arbeitsleistung in Arbeitszeugnissen, wie Kanning 2016 erhoben hat. Und etwa 65 Prozent achten darauf, wie Bewerberinnen und Bewerber durch den Arbeitgeber charakterisiert wurden. Viele guckten in die Zeugnisse, um Personen auszusieben und den Bewerbenden-Pool zu verkleinern. Dabei erwische es viele Kandidatinnen und Kandidaten, die eigentlich geeignet wären, obwohl es im Zeugnis anders aussieht. „So verliere ich gute Leute schon am Anfang“, sagt Kanning. Das könnten sich Unternehmen nicht mehr leisten in Zeiten, in denen Arbeitskräfte knapp sind.
Warum hält man daran fest? „Das Zeugnis belegt, dass die Angaben im Lebenslauf der Wahrheit entsprechen“, sagt Karriereberaterin Claudia Cordt. Insofern hat es doch eine gewisse Daseinsberechtigung. Im bürokratisierten Deutschland gehe es nicht ohne offizielle Belege. „Wir sind nun mal das Land der sieben Unterschriften, sechs Stempel und acht Durchschläge“, scherzt Cordt.
Alternative zum Arbeitszeugnis: Persönliche Referenzen
Eine Alternative zum Arbeitszeugnis findet man in den USA. Unternehmen verlassen sich dort auf persönliche Referenzen, die die Bewerbenden angeben. Das sind meist ehemalige Führungskräfte oder Kolleginnen und Kollegen. Mitarbeitende aus Personalabteilungen rufen dort an und stellen Fragen zur Bewerberin und zum Bewerber. Das Verfahren habe vergleichsweise hohe Vorhersagekraft über die Eignung einer Person für den künftigen Job, so Kanning.
Der Vorteil: Während sich das Arbeitszeugnis ja nur auf den zurückliegenden Job bezieht, bieten Referenzen die Gelegenheit, gezielt Fähigkeiten zu erfragen, die für die neue Position wichtig sind. Arbeitet ein Unternehmen mit schwieriger Kundschaft zusammen, fragen Personaler zum Beispiel danach, wie gut die Person Konflikte bewältigt. „Ein Arbeitszeugnis ist freundlich, eine Referenz ehrlich“, sagt Karrierecoachin Claudia Cordt.
Was gilt rechtlich?
In Deutschland sind Referenzanrufe rechtlich möglich, allerdings gelten Datenschutzvorgaben. Auf der rechtlich sicheren Seite sei man, wenn die eindeutige Einwilligung der bewerbenden Person vorliegt, schreibt Bianca Dürschlag von der Agentur Wiemer Arndt, die Unternehmen im Datenschutz berät. Demnach gelten folgende Regeln:
- Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen (kein stillschweigendes Einverständnis).
- Der Bewerber muss genau wissen, wer kontaktiert wird und zu welchem Zweck.
- Die Einwilligung sollte möglichst schriftlich festgehalten werden.
- Sie kann jederzeit widerrufen werden.
Selbst wenn eine Einwilligung vorliege, seien nur Fragen zulässig, die sich direkt auf die berufliche Eignung beziehen, also solche, die man auch im Vorstellungsgespräch stellen dürfte. Dazu gehörten zum Beispiel:
- fachliche Qualifikationen
- konkrete Aufgaben und Verantwortungsbereiche
- Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit
- Team- und Sozialverhalten
- Führungsverhalten bei Leitungspositionen
Nicht zulässig sind hingegen Fragen, die in die Privatsphäre eingreifen oder besonders sensible Informationen betreffen, etwa:
- Familienplanung
- Religion oder politische Ansichten
- Gesundheitsdaten (außer sie sind ausnahmsweise zwingend tätigkeitsrelevant)
- Vorstrafen ohne Bezug zur Tätigkeit
- finanzielle Verhältnisse
- interne Details aus der Personalakte
- abwertende oder rufschädigende Aussagen
Der frühere Arbeitgeber ist laut Dürschlag nicht verpflichtet, Auskunft zu geben. Wenn er sich äußert, muss er sachlich, wahrheitsgemäß und fair bleiben – ähnlich wie im Arbeitszeugnis. Wenn die Bewerbende noch im Job arbeitet, dürfe man in keinem Fall beim Arbeitgeber anrufen.
Wie du beim Einholen von Referenzen vorgehen solltest
Auch hierzulande setzten Unternehmen mehr und mehr auf Referenzen, doch manche fragten erst im Vorstellungsgespräch danach, wenn sich Unklarheiten oder Widersprüche ergeben hätten, sagt Uwe Kanning von der Hochschule Osnabrück. Empfehlenswerter sei es, direkt in der Stellenausschreibung nach Kontakten zu fragen und die Einwilligung der Bewerbenden einzuholen. Idealerweise würde man ein Telefonat bereits vor dem Vorstellungsgespräch führen.
Claudia Cordt empfiehlt zwei bis drei Referenzkontakte. Neben Führungskräften und Kolleginnen und Kollegen könnte das auch ein Kunde sein, mit dem die Person lange arbeitet. „Was man im eigentlichen Gespräch dann nicht machen sollte, ist Plaudern ohne Plan“, sagt sie.
→ Frage also nicht: Wie haben Sie die Kandidatin/den Kandidaten erlebt?
Sondern besser: Können Sie sich an eine Situation erinnern, in die Person einen Konflikt mit einem Kunden gut gelöst hat? Wie hat sie das gemacht?
Oder: Bei uns sind Projekte manchmal eng getaktet. Wie geht die Person mit Deadlines um?
„Ein Referenzanruf hat den Vorteil, nachfragen zu können, falls Unklarheiten auftauchen oder Widersprüche“, sagt Cordt. Bei einem Arbeitszeugnis geht das nicht. Kanning rät zu einem strukturierten Fragenkatalog. Wichtig sei, die Fragen gezielt nach den Anforderungen des Jobs auszurichten und nach konkreten Verhalten und Situationen zu fragen.
Gibt es noch andere Alternativen?
Wer sicher gehen will, dass die Persönlichkeit der Bewerberin oder des Bewerbers passt, kann die Person zu einem Kennenlernen mit dem Team einladen – zusätzlich zum eigentlichen Vorstellungsgespräch. Bei einem großen Team von zehn Leuten empfiehlt Claudia Cordt ein einstündiges Treffen mit ein, zwei Personen aus dem künftigen Team. Da brauche es keine Gesprächsagenda, ein freier Austausch reiche. „Das Team bekommt einen guten Eindruck, ob es sich eine Zusammenarbeit vorstellen könnte“, sagt Cordt.
Claudia Cordt ist Gesellschafterin und Geschäftsführerin der Beratungsfirma OMC, die Führungskräfte bei der Jobsuche berät.
Uwe Kanning ist Professor für Wirtschaftspsychologie an der Hochschule Osnabrück und Experte für Leistungsbeurteilung von Beschäftigten.
Bianca Dürschlag ist Datenschutzexpertin bei der Agentur Wiemer Arndt.
Wenn Leistungsträger gehen 
