Ein impulse-Mitglied fragt: „Ich führe ein Beratungsunternehmen und arbeite im Bereich Grafikdesign mit drei Freelancern zusammen. Eine Freelancerin hatte für einen Auftrag Schriftarten verwendet, die nur sie lizenziert hatte, sodass ich die Schriften nachkaufen musste, um die erstellten Dateien weiterverarbeiten zu können. Nach diesem Vorfall gestaltete ich die Verträge konkreter, was bei einzelnen Freelancern Unmut auslöste. Ich frage mich, welche Regeln rechtlich notwendig sind, wie ich diese gegenüber den Freelancern begründen kann und was vertraglich und praktisch geregelt sein muss, damit die Zusammenarbeit nicht als Scheinselbstständigkeit gilt.“
Lars Hänig, Rechtsanwalt für Arbeits- und Urheberrecht in der Magdeburger Kanzlei Wulf & Collegen, antwortet:
Es ist gut, dass Sie hier nachschärfen. Klare Regelungen sind nicht nur zu Ihrer Absicherung wichtig, sondern auch, um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit von vornherein zu reduzieren. Vor allem diese fünf Dinge sollten Sie vertraglich regeln:
- Das Recht am erstellten Werk liegt beim Urheber oder der Urheberin. Im Vertrag müssen Sie daher die Nutzungsrechte klar regeln, auch, ob ausschließlich Sie als Auftraggeber darüber verfügen dürfen oder auch Dritte. Legen Sie fest, wie lange das Werk genutzt werden darf, wo (deutschland- oder weltweit), in welcher Form (Print, Online usw.) sowie, ob beide Seiten das Werk zeigen dürfen: Sie auf Ihrer Website und der Freelancer in seinem Portfolio.
- Auch wenn Sie ein Nutzungsrecht haben, dürfen Sie das Werk nicht ohne die Zustimmung des Freelancers ändern. Diese Möglichkeit sichern Sie sich mit dem Bearbeitungsrecht. Klären Sie auch, ob und wie Ihnen der Freelancer die Rohdateien schicken soll.
- Wollen Sie Schriften oder Fotos in den grafischen Arbeiten verwenden, brauchen Sie ebenfalls Nutzungsrechte. Dabei reicht es nicht, dass der Freelancer das Material selbst rechtmäßig nutzen darf. Er muss Ihnen die Rechte explizit übertragen – und vor allem dazu berechtigt sein.
- Zusätzlich können Sie sich mit einer Freihalteklausel absichern. Im Fall von Ansprüchen Dritter übernimmt die verantwortliche Partei die daraus entstehenden Kosten.
- Soll der Freelancer nach Ihren Vorgaben personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Denken Sie auch daran, mögliche Zugänge nach Projektende zu entziehen.
Um Scheinselbstständigkeit auszuschließen, ist die gelebte Praxis entscheidend – mehr noch als die vertraglichen Regelungen. Gliedern Sie Freelancer nicht in den Betrieb ein (Firmenfeiern, eigene Firmenmailadresse, Firmen-Hardware). Je mehr Freiheiten Sie einräumen – kein fixer Arbeitsort, keine festen Arbeitszeiten, kein Monatsgehalt – desto geringer ist das Risiko.
Checkliste ScheinselbstständigkeitNatürlich dürfen Sie Freelancer mehrfach beauftragen. Entscheidend ist, dass keine Erwartungshaltung entsteht. Der Freelancer darf sich nicht für Sie bereithalten, sonst nähert sich das schnell einem abhängigen Arbeitsverhältnis an.
Sollte jemand die Regelungen nicht akzeptieren wollen, lautet das schlagende Argument Absicherung – für beide Seiten. Verträge schreibt man, um sich zu vertragen. Es ist wichtig, dass beide Seiten die Spielregeln kennen. Und auch Freelancer haben kein Interesse daran, als Scheinselbstständige eingestuft zu werden, da sie dadurch ihr eigenes Geschäftsmodell gefährden.
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