Vorlage Nachweisgesetz: Fülle die Vorlage aus und verhindere so Bußgelder, weil du die Nachweis-Pflichten nicht erfüllst

Seit August 2022 ist die Novelle des Nachweisgesetzes in Kraft. Arbeitnehmer haben damit das Recht, konkrete Angaben zu den wesentlichen Bedingungen ihres Arbeitsverhältnisses zu erhalten. Das betrifft unter anderem Angaben zum Arbeitsort, zur Arbeitszeit, zu Pausenregelungen, zur Probezeit und zur Kündigung.

Dieses Recht gilt für alle Arbeitsverträge, die ab dem 1. August 2022 abgeschlossen werden – und auch für Verträge, die zwar vor diesem Stichtag geschlossen wurden, aber ab dem 1. August 2022 gelten.

Angestellte, die bereits vor dem 1. August 2022 in einem Betrieb gearbeitet haben („Bestandsarbeitsverhältnisse“), können ebenfalls einen solchen Nachweis verlangen. Dann müssen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen ihnen ein Informationsblatt aushändigen, das den bestehenden Arbeitsvertrag mit zusätzlichen Angaben ergänzt. Geschieht das nicht, kann dies mit einer Geldbuße von bis zu 2000 Euro geahndet werden.

Die folgende Vorlage für ein solches Informationsblatt hilft dir, den neuen Nachweispflichten nachzukommen. Gestaltet hat den Mustertext Isabel Hexel, Fachanwältin für Arbeitsrecht im Kölner Büro der Kanzlei Oppenhoff.

Für wen ist die Vorlage sinnvoll?

Für alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die Angestellte haben.

Was bringt’s?

Verlangen Bestandsmitarbeiter von dir einen schriftlichen Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, hast du nur sieben Tage Zeit, um diesem Wunsch nachzukommen – egal, ob nur ein Mitarbeiter den Nachweis verlangt oder ob es 100 tun. Mit dieser Vorlage, die du individuell anpassen kannst, lässt sich die Frist einhalten.

Was kann ich damit machen?

Du kannst die Vorlage an die Bedingungen in deinem Unternehmen und den jeweiligen Arbeitsvertrag anpassen. Individualisiere dafür den Mustertext an allen Stellen, die rot markiert sind.

Anschließend kannst du das Dokument zweifach ausdrucken. Du musst beide Exemplare eigenhändig unterschreiben. Einen Ausdruck erhält der Arbeitnehmer für seine Akten. Auf dem zweiten Ausdruck sollte der oder die Angestellte eine Empfangsbestätigung unterzeichnen – diesen erhälst du dann für deine Unterlagen zurück.

Übrigens: Wenn du jemanden nach dem 1. August 2022 eingestellt hast, musst du kein zusätzliches Informationsschreiben anfertigen. Wenn der neue Arbeitsvertrag die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses aufführt, wie es das Nachweisgesetz verlangt, und eigenhändig unterschrieben ist, ist dem Gesetz genüge getan.