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Digitale Personalakte Papierlose Personalakten einführen – das sollten Sie beachten
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Gut sortiert: Die digitale Personalakte organisiert Mitarbeiterdaten - ganz ohne Papier.

Gut sortiert: Die digitale Personalakte organisiert Mitarbeiterdaten - ganz ohne Papier.© piyush-ghedia / DigitalVision Vectors / Getty Images

Schluss mit dicken Aktenstapeln! Digitale Personalakten sorgen für Übersicht und ersparen zeitraubendes Suchen. So gelingt die Einführung.

Welche Steuerklasse hat Herr Müller nochmal? Und was steht in seiner letzten Beurteilung? Solche wichtigen Informationen rund um ein Mitarbeiterverhältnis sammeln Arbeitgeber üblicherweise in einer Personalakte. Wer keine Lust auf Aktenstapel hat, kann von Papier auf digitale Personalakten umsteigen.

Die digitale Personalakte spart Platz und sorgt durch eine elektronische Suchfunktion dafür, dass Betriebe Dokumente schneller finden, bearbeiten und im Team versenden können – und zwar unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter daheim sitzt oder am Firmencomputer. Außerdem können Firmen die gesammelten Daten anonymisiert auswerten, etwa von Bewerbern, und so zum Beispiel das Recruiting verbessern.

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„Bei vielen Betrieben gibt es bisher eine Teildigitalisierung, das heißt, manche Daten werden nach wie vor in Papierform gesammelt“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom. „Selbst diejenigen, die keine digitalen Personalakten haben, nutzen etwa Excel-Tabellen oder ähnliches – ein rein analoges Personalmanagement ist heute nicht mehr denkbar.“ Mit den folgenden Informationen lässt sich die komplette Digitalisierung der Personalakten realisieren.

Inhalte: Diese Informationen dürfen Arbeitgeber in der digitalen Personalakte sammeln

Inhaltlich unterscheiden sich analoge und digitale Personalakten nicht. Sie bündeln arbeitsrelevante Unterlagen zu einem Arbeitsnehmer: „Von Bewerbungsunterlagen und dem Personalbogen über den Arbeitsvertrag bis zu Sonderzahlungen und Beurteilungen“, erklärt Britze. Auch Abmahnungen landen in der Personalakte.

Ob und welche Informationen ein Arbeitgeber in einer Personalakte sammelt, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Anders ist es im öffentlichen Dienst, dort regelt § 106 BBG, wie genau eine Personalakte geführt werden muss. Allerdings gelten für alle Arbeitgeber Einschränkungen in Bezug auf Informationen, die sie in einer Personalakte sammeln dürfen.

Das gehört nicht in die Personalakte

Im Bundesdatenschutzgesetz sind die Regeln zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG) festgehalten. Diese sollen den Mitarbeiter schützen. Informationen zur sexuellen Orientierung, Partyfotos der Betriebsfeier von Facebook oder eine Liste mit Krankheitsgründen, die dem Arbeitnehmer nachteilig ausgelegt werden könnten oder gar sein Persönlichkeitsrecht verletzen, dürfen darum nicht in die Personalakte.

„Psychologische Tests, Atteste, Social-Media-Profile, ärztliche Untersuchungsergebnisse oder private Vorlieben – alles, was in eine Papierakte nicht hineindarf, gehört auch nicht in die digitale Personalakte“, ergänzt Britze.

Technik: So funktioniert die digitale Personalakte

IT-Lösungen für digitale Personalakten gibt es in zwei Varianten: In cloudbasierte Anwendungen kann man sich über den Webbrowser einloggen. Die Alternative ist eine Software für die digitale Personalakte, die auf dem Firmenserver installiert wird. Zu den Anbietern für elektronische Personalakten-Lösungen gehören zum Beispiel Datev, rexx HR oder Personio.

Welche Variante zur Firma passt, sei unter anderem eine Kosten- und Personalfrage, so Britze. Bei einer Server-Version brauche es zum Beispiel einen Administrator, der diese hausintern regelmäßig pflegt.

In jedem Fall solle man sich bei der Software mehrere Angebote einholen – ob ein Anbieter zur eigenen Firma passt, sei nämlich sehr individuell, so Britze. Im Vorgespräch sollte man neben dem Preis klären, in welchem Umfang Dokumente eingescannt werden sollen und welche Struktur die digitale Personalakte später haben soll, damit man in der Firma gut damit arbeiten kann.

Für alle Programme gilt: Die Dokumente lassen sich digital speichern, durchsuchen und bearbeiten. Die digitale Akte lässt sich außerdem in mehrere Register gliedern, zum Beispiel Bewerbung, Stammdaten oder Weiterbildung.

Kosten: So viel müssen Unternehmen für die digitale Personalakte zahlen

„Bei der Umstellung muss man erst einmal investieren, aber wenn das System einmal läuft, ist man wesentlich schneller als mit dem analogen System“, so der Experte.

Cloud-Systeme seien besonders für Betriebe mit kleinerem Budget attraktiv: „Für Kleinstunternehmen bis 20 Mitarbeiter findet man Angebote mit Online-Beiträgen ab 50 Euro pro Monat für den Cloud-Service.“ Serverbasierte Programme seien teurer als die Cloud, da Firmen hier auch die IT miteinberechnen müssen, die die Programme auf den Betriebscomputern betreut. Einen Pauschalbetrag gebe es nicht. Wie viel es kostet, hänge von der Mitarbeiteranzahl ab – je mehr Personalakten, desto mehr Datenspeicher ist nötig – und auch von den Extra-Leistungen, die sich eine Firma bei der digitalen Personalakte wünscht. Das können beispielsweise vorgefertigte Bausteine sein, mit denen sich automatisiert Zeugnisse und Arbeitsverträge erstellen lassen, so Britze.

Die Kosten ergeben sich unter anderem aus der Software-Lizenz, Ausgaben für die Einrichtung und die Umstellung von analog auf digital – also etwa die Schulung für Mitarbeiter oder Administration und Support, wenn das System etwa ein Update braucht. Dazu kommen Ausgaben für Dienstleister, wenn Unternehmen ihre Dokumente nicht selbst digitalisieren wollen.

Umstellung: So wechseln Firmen von der Papierakte zu digitaler Personalakte

Wer Papiere in elektronische Dokumente umwandeln will, muss sich laut Britze entscheiden: Will ich die Dokumente selbst einscannen oder einscannen zu lassen?

  1. Papierakten selbst digitalisieren
    Kleinere Unternehmen könnten die Digitalisierung selbst übernehmen, so der Experte. Dazu solle man aber keinen herkömmlichen Scanner nutzen, sondern „intelligente Scanner mit OCR-Technologie“, rät Britze. OCR, also Optical Character Recognition, erkennt Texte automatisch und kann diese in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandeln. So ein Scanner kostet im Fachgeschäft 400 Euro aufwärts. Zwar kann man einen Scanner auch mieten, allerdings sollten Unternehmer bedenken, dass neue Dokumente fortlaufend digitalisiert werden müssen. Die Scans lassen sich anschließend in die digitale Personalakte hochladen
  2. Einen Dienstleister engagieren
    „Ab 100 Mitarbeitern lohnt sich ein externer Dienst, weil es sehr aufwändig sein kann, Dokumente digital verfügbar zu machen“, sagt Britze. Solche Dienstleister haben Zugriff auf Software, die auch große Datenmengen problemlos in elektronische Daten umwandeln kann. Die Umstellung könne vor Ort im Unternehmen geschehen oder aber man übergibt dem Dienstleister die Dokumente, die digitalisiert werden sollen.
    Passende, zertifizierte Dienstleister könne man zum Beispiel über Unternehmen finden, die Software für digitale Personalakten anbieten. Diese kooperierten häufig mit Dienstleistern. Die Scan-Kosten liegen bei bis zu 20 Cent pro Seite.
    Vorsicht: Wer blindlings Papierdokumente vernichtet, setzt mitunter die rechtliche Gültigkeit eines Dokuments aufs Spiel – selbst, wenn eine digitale Kopie existiert. Denn: Für manche Dokumente verlangt der Gesetzgeber unterscheidet zwischen  die sogenannten Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 126 BGB), damit ein Dokument wirksam ist. Bei Aufhebungsverträgen und Kündigungsschreiben ist der digitale Scan nicht gültig (§ 623 BGB). Gleiches gilt für Dienstzeugnisse (§ 630 BGB). Unternehmer müssen also zusätzlich zur Kopie zwingend den Papierschrieb aufbewahren. Findet sich im Gesetz die Formulierung „Ausschluss der elektronischen Form“, zeigt das an, dass ein Papierdokument nicht vernichtet werden darf. Wer unschlüssig ist, welche Papiere aufzubewahren sind, dem hilft juristische Beratung.

Sicherheit: So wird der Zugriff auf die digitale Personalakte DSGVO-konform geregelt

„Grundsätzlich ist es beim Datenschutz egal, ob Unternehmen Mitarbeiterdaten digital, in der Cloud oder auf Papier pflegen. Wichtig ist, dass persönliche Daten in jedem Fall geschützt werden“, so Britze.

Das betrifft etwa den Zugang zu den Akten: „Bei der Software der digitalen Personalakte gibt es grundsätzlich definierte Zugangsrechte.“ Vorab wird also festgelegt, wer Akten einsehen oder verändern kann und das wird im System transparent protokolliert. Der Chef oder die Personalabteilung dürfen Daten dann zum Beispiel bearbeiten. Und für jeden anderen Mitarbeiter besteht laut § 83 BetrVG lediglich das Recht, Dokumente einzusehen – egal ob bei der Papierakte- oder in der digitalen Form. Hier müssen Arbeitgeber dementsprechend beschränkte Zugriffsrechte erteilen.

In manchen Fällen darf ein Arbeitnehmer darauf bestehen, Änderungen an seiner Akte vornehmen zu lassen: „Zum Beispiel beim Recht auf Vergessenwerden, wonach Daten unter bestimmten Umständen von Arbeitgebern gelöscht werden müssen“, so Britze. Dieses Recht greift etwa dann, wenn ein Mitarbeiter seine datenschutzrechtliche Einwilligung widerruft oder er das Unternehmen verlässt.

Und: „Es ist denkbar, dass Mitarbeiter ihre Stammdaten, zum Beispiel Adresse oder Namen, selbst in ihrer digitalisierten Personalakte aktualisieren, etwa nach einem Umzug “ Anschließend könne die Personalabteilung diese Änderungen überprüfen und freigeben, so Britze.

Wer welches Zugriffsrecht auf die digitale Personalakte bekommt, sollten Firmen schriftlich festhalten, empfiehlt Britze. So können Chefs einfach überprüfen, wer Ansprechpartner ist. „Darüber hinaus ist eine Verschlüsselung empfehlenswert.“ Daten sollten Mitarbeiter nicht in Klarschrift, sondern in Chiffren an andere weiterleiten, so der Experte. Das erhöht zusätzlich die Sicherheit.

Lesen Sie auch unseren Artikel zur DSGVO-konformen E-Mail-Verschlüsselung.

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