Fixkosten sparen: Rette dich aus der Fixkostenfalle!

Fixkosten haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie fallen an, egal ob das Unternehmen wächst oder ob seit Wochen kaum neue Aufträge reinkommen. Miete, Gehälter, Versicherungen, Softwarelizenzen, Kreditraten – jeden Monat geht ein fester Betrag vom Konto ab. Solange genug Geld reinkommt, fällt das kaum auf. Bricht der Umsatz dagegen ein, können genau diese regelmäßigen Abbuchungen plötzlich zum Problem werden.

„Die Kostenquote ist bei den allermeisten Unternehmen, die wir uns anschauen, locker 10 Prozent zu hoch“, sagt Meike Schneider, Unternehmensberaterin aus Stuttgart. Wie schwer der Ballast wirklich ist, fällt dann oft erst in der Krise auf.

Bei dieser Quote wird es brenzling

Es eine einfache Faustformel, um zu erkennen, ob die wiederkehrenden Ausgaben dem Unternehmen gefährlich werden können: „Wenn ein Unternehmen bei 50 Prozent Umsatzrückgang keine drei Monate überlebt, sind die Fixkosten zu hoch“, erklärt Jens Ekopf, Managing Partner bei der Unternehmensberatung Dr. Wieselhuber & Partner und Experte für Business Performance in München.

Doch wer seine Ausgaben regelmäßig auf den Prüfstand stellt, beugt finanziellen Engpässen vor und verschafft der Firma mehr Liquidität. Hierbei reicht es nicht, pauschal die Kosten zu senken. Sinnvoller ist es, systematisch vorzugehen und sich zu fragen, welche Art von Fixkosten man vor sich hat: Manche sind unvermeidbar, aber zu hoch. Andere dagegen wirken nur, als wären sie unverzichtbar, sind es aber nicht. Einige Fixkosten waren einmal sinnvoll, passen jedoch nicht mehr zur Struktur des Unternehmens.

Fünf Fixkosten-Kategorien und zehn typischen Szenarien, wie du unnötige oder zu hohe Ausgaben erkennst – plus Lösungsvorschläge für die Kostenprobleme.

Typ 1: Echte Fixkosten

Echte Fixkosten sind Ausgaben, ohne die das Geschäft nicht laufen könnte. Dazu gehören zum Beispiel die Miete, der Strom und die Grundversicherung. Diese Kosten lassen sich selten abschaffen, aber oft reduzieren.

Szenario Miete

Eine Unternehmerin führt eine Managementberatung mit neun Mitarbeitenden. Vor acht Jahren bezog das Team ein 320 Quadratmeter großes Büro in bester Innenstadtlage. Monatliche Kaltmiete: 7000 Euro, das sind 84.000 Euro im Jahr. Damals war es selbstverständlich, Einzelbüros für die Teammitglieder und mehrere Besprechungsräume für Mandantentermine vorzuhalten. Heute arbeiten sechs der neun Mitarbeitenden überwiegend im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort. Das Büro wird hauptsächlich für zwei wöchentliche Jours fixes und gelegentliche Kundengespräche genutzt.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Viele Firmen haben vor allem nach der Corona-Pandemie das Problem, zu große und teure Büroräume zu unterhalten. Unternehmensberaterin Meike Schneider rät in solchen Fällen: „Wenn der Mietvertrag in absehbarer Zeit ausläuft: kündigen und in eine kleinere Fläche in einfacherer Lage umziehen.“

Für Kundengespräche können Firmen zum Beispiel bei Coworking-Anbietern Konferenzräume stundenweise buchen oder bei Bedarf auch zusätzliche Arbeitsplätze, wenn die Schreibtische am Firmensitz alle belegt sind. „Wir haben dieses Szenario oft, und unsere Kunden sparen damit im Schnitt rund 1000 Euro im Monat“, sagt Schneider. Können Firmen in den nächsten Jahren nicht kündigen, lassen sich Räume oft auch untervermieten.

Szenario Strom

Ein Metallverarbeiter führt einen Betrieb mit 18 Mitarbeitenden und einem kleinen Maschinenpark. Die Firma arbeitet in zwei Schichten. Der Stromvertrag wurde vor sieben Jahren abgeschlossen und läuft automatisch weiter. Die monatliche Abschlagszahlung von 4200 Euro ist seitdem immer gleich hoch.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
„Solche Verträge sind ein Klassiker im Kostenrucksack“, sagt Meike Schneider. Mit intelligenten Messsystemen sind dynamische oder zeitvariable Tarife möglich. Ob sich das lohnt, hängt von Verbrauchsprofil, Vertrag und Anbieter ab. Bei einem zeitzonenbasierten Tarif zahlt die Firma je nach Tageszeit unterschiedliche Kilowattstundenpreise. Wer zudem abends oder nachts produziert, profitiert von solchen Tarifen besonders.

Gewerbekunden haben bei Stromverträgen in der Regel ein Sonderkündigungsrecht, etwa bei Preiserhöhungen, die Versorger in der Regel mindestens vier Wochen vorher ankündigen müssen. Wer wechseln will, sollte vorher mindestens drei Angebote vergleichen und nach Staffelmodellen fragen.

Lektion:
Lege einmal jährlich alle Verträge auf Wiedervorlage und frage dich: Zahle ich für das, was ich brauche, oder für das, was ich vor fünf Jahren gebraucht habe?

Typ 2: Schein-Fixkosten

Schein-Fixkosten sind Ausgaben, die sich anfühlen, als seien sie unvermeidbar. Dabei wären viele dieser Posten kündbar oder verhandelbar.

Szenario Software-Dschungel

Eine Werbeagentur hat zwölf Mitarbeitende und zahlt monatlich für ein Projektmanagement-Tool 340 Euro, für eine Social-Media-Planungssoftware 210 Euro, für ein separates Reporting-Dashboard 180 Euro, für sechs Lizenzen eines Videokonferenz-Tools insgesamt 95 Euro und für zwei Stockfoto-Abos zusammen 130 Euro. In Summe sind das 955 Euro pro Monat und 11.460 Euro im Jahr. Das Problem: Drei dieser Tools überschneiden sich in der Funktion. Zwei werden von weniger als einem Drittel des Teams regelmäßig genutzt.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Prüfe regelmäßig, ob Tools noch einen Beitrag leisten. Falls nein, kündige die Lizenzen. „Viele Tools bieten Kündigungsmöglichkeiten von einem Monat“, erklärt Jens Ekopf von Wieselhuber & Partner.

Firmen sollten monatlich kündbare Modelle immer den mit längeren Laufzeiten vorziehen, auch wenn sie verhältnismäßig teurer sind. Erst wenn klar ist, dass das Unternehmen die Software längerfristig nutzen wird, kann es auf die oft günstigere Jahreslizenz wechseln. Damit du keine Lizenzen übersiehst, trage Kündigungstermine in den Kalender ein, damit man nicht irgendwann auf den teuren Jahresgebühren hängen bleibt.

Szenario Versicherungen

Ein IT-Systemhaus betreut 80 Firmenkunden mit Netzwerkinfrastruktur und Cloud-Lösungen. Seit der Gründung 2011 hat der Chef sukzessive Versicherungen abgeschlossen: Betriebshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht und eine Cyber-Versicherung. Inzwischen deckt die Betriebshaftpflicht ebenfalls Cyber-Vorfälle ab. Auch die Vermögensschadenhaftpflicht übernimmt mittlerweile die Kosten für Betriebsunterbrechungsschäden. Die monatlichen Prämien addieren sich auf 1340 Euro.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Versicherungsunternehmen verändern immer wieder die Deckung ihrer Policen, sodass manche Versicherungsverträge überflüssig werden. „Auch wenn es hier nicht um gewaltige Summen geht, sollte das Unternehmen sich das Thema Versicherungen unbedingt anschauen“, sagt Jens Ekopf. Heißt: Im ersten Schritt alle Versicherungspolicen prüfen und Doppelversicherungen aussortieren. Firmen können hierfür Versicherungsmakler beauftragen. „Langfristig sollte man einmal im Jahr einen ‚Insurance-Review‘ machen lassen“, empfiehlt der Unternehmensberater.

Lektion:
Mach einmal im Jahr einen Vertragscheck über alle Leistungen, die du abgeschlossen hast. Blocke dir dafür einen Tag im Kalender. Frage dich dabei: Wo gibt es Überschneidungen?

Typ 3: Wachstums-Fixkosten

Wachstums-Fixkosten entstehen, wenn Firmen in weiteres Personal, Maschinen oder Lagerflächen investieren, in der Annahme, dass das Unternehmen wächst. Stellt sich diese als falsch heraus, weil Deals platzen oder der Boom nur vorübergehend ist, bleiben die Kosten trotzdem bestehen.

Szenario Maschinen

Eine Druckerei schaffte sich vor zwei Jahren eine Schneid- und Bindemaschine für 140.000 Euro an. Die monatliche Kreditrate beträgt 2600 Euro. Die Investitionsentscheidung basierte auf einem Großauftrag, der damals in Aussicht gestellt wurde. Der Auftrag kam aber nicht zustande. Die Maschine ist nur zu 40 Prozent ausgelastet. Damit sie sich rechnet, sind 70 Prozent notwendig.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
„Dass Maschinen bei Mandanten weniger ausgelastet sind als geplant, ist bei uns Projektalltag“, erklärt der Experte Jens Ekopf. Unternehmen haben drei Möglichkeiten:

1. Insourcing: Unternehmen bieten anderen Wettbewerbern ihre freien Kapazitäten an, indem sie zum Beispiel Lohnaufträge akquirieren.
2. Betriebe können ihr Preisgefüge anpassen, zum Beispiel über günstigere Konditionen mehr eigene Aufträge reinholen.
3. Die Maschine eventuell mit einmaligem Verlust verkaufen. „Das ist immer noch besser als ein dauerhaft zu hoher Fixkostenblock“, sagt Ekopf.

Grundsätzlich aber gilt: niemals große Investitionen tätigen, wenn Aufträge nicht wasserdicht sind.

Szenario zu großes Team

Ein Onlineshop für Outdoor-Ausrüstung verzeichnete während der Corona-Pandemie ein Umsatzwachstum und baute sein Team von drei auf elf Mitarbeitende aus. Der Boom ist vorbei, der Umsatz liegt 30 Prozent unter dem Peak. Die Teamgröße ist geblieben.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Personalkosten sind zwar nicht unverrückbar, aber meistens über einen bestimmten Zeitraum fix. „Die entscheidende Frage ist nicht, ob man sich von Leuten trennen will, sondern wie lange man es sich noch leisten kann, es nicht zu tun“, sagt die Expertin Meike Schneider.

Firmen sollten im ersten Schritt realistisch einschätzen, ob ihr Umsatz innerhalb von vier bis sechs Wochen wieder wächst. Wenn nicht, ist zu klären, wie viele Stellen abgebaut werden müssen. „Natürlich sollten Firmen zuerst alle Alternativen wie Kurzarbeit oder Arbeitszeitreduzierung prüfen. Vielleicht können Mitarbeiter auch in andere Einsatzfelder wechseln. Am Ende ist die Trennung oft der beste – und ehrlichere – Weg“, sagt Schneider.

Lektion:
Gleiche deine Fixkosten zwischen Plan und Realität ab: Auf welchen Umsatz ist meine Kostenstruktur ausgelegt – und wie weit bin ich davon entfernt?

Typ 4: Vergessene Fixkosten

Vergessene Fixkosten sind die heimtückischste Kategorie. Es sind zum Beispiel alte Verträge, ungenutzte Services und Abos, die einfach weiterlaufen, weil sie so klein sind, dass sie weder der Chefin noch der Buchhaltung auffallen. In der Summe läppert es sich.

Szenario Lizenzen

Eine Anwaltskanzlei hat 16 Mitarbeitende und arbeitet seit zwei Jahren ausschließlich mit Juris, einer Informations- und Rechercheplattform für Juristen und Juristinnen. Was niemand mehr auf dem Schirm hat: Es läuft noch ein weiterer Vertrag über die Nutzung einer Datenbank für acht Nutzer, die sich automatisch immer um sechs Monate verlängert. Kosten: 480 Euro im Monat. Parallel läuft zusätzlich ein Support-Vertrag für eine alte Zeiterfassungssoftware für 45 Euro im Monat, die seit dem Wechsel zu einer neuen Lösung niemand mehr anfasst. In Summe: 525 Euro im Monat. Das entspricht 6300 Euro im Jahr, die still per Lastschrift abgehen.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Lastschriften und Daueraufträge sind praktisch, können aber gerade bei kleineren Beträgen dazu führen, dass einfach immer weiter abgebucht wird. „Auch wenn wir in einer digitalisierten und automatisierten Welt leben, sollten wir im Finanzbereich, so oft es geht, darauf verzichten“, sagt Meike Schneider. Denn alle Zahlungsströme im eigenen Unternehmen bewusst zu halten, ist wichtig. Dies gelingt eher, wenn in Unternehmen Rechnungen immer erst zur Überweisung freigegeben werden müssen – auch wenn es mehr Zeit kostet.

Szenario Server

Eine Immobilienverwaltung hat 14 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und ist seit Jahren digital unterwegs: digitale Akten, Online-Kommunikation, Cloud-Ablage. Vor zwei Jahren wurde der letzte Schritt gemacht: ein vollständiger Umzug auf Microsoft 365. Alle Daten liegen seither in der Cloud, die interne Zusammenarbeit läuft über SharePoint und Teams. Alle arbeiten mit dem neuen System. Doch es wurde vergessen, den alten Serververtrag beim Rechenzentrum zu kündigen. So zahlt das Unternehmen weiterhin 160 Euro pro Monat, die Kündigungsfrist beträgt drei Monate, der Vertrag verlängert sich automatisch zum Jahresende. Das macht 1920 Euro im Jahr aus. Das Geld wird per Lastschrift eingezogen. Die Rechnung geht nicht an die Geschäftsführung, sondern an eine alte Buchhaltungs-E-Mail-Adresse.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
„So etwas passiert, wenn Unternehmen sich auf Abomodelle einlassen und dann vergessen zu kündigen. Gerade weil die absoluten Summen nicht sehr hoch sind, rutscht so etwas leicht durch“, erklärt Jens Ekopf. Er empfiehlt ein laufendes Kostenmonitoring, bei dem eine verantwortliche Person im Team laufende Verträge prüft. Zudem rät der Experte, alle Rechnungen an eine einheitliche Adresse zu schicken, zum Beispiel rechnung@unternehmen.de.

Lektion:
Nimm dir einmal im Jahr die Kontoauszüge vor und gehe jede wiederkehrende Buchung durch. Wenn niemand sagen kann, wofür eine laufende Ausgabe gut ist, ist sie überflüssig.

Typ 5: Ego-Fixkosten

Das repräsentative Büro, das schnelle Auto, das regelmäßige Coaching – manchmal geben Unternehmerinnen und Unternehmer Geld für Dinge aus, die zwar keinen unmittelbaren Nutzen haben, die ihnen aber ans Herz gewachsen sind.

Szenario Dauer-Coaching

Der Geschäftsführer eines Beratungsunternehmens mit 14 Mitarbeitenden arbeitet seit zwei Jahren mit einem externen Business-Coach zusammen. Das heißt: Einzelsessions alle zwei Wochen, dazu ein zweitägiger Workshop pro Quartal. Jahreskosten: knapp 15.000 Euro. Das Coaching bringt keinen messbaren Output, fühlt sich aber gut an. Der Unternehmer kann mit dem Coach in einem geschützten Raum über seine Probleme reden.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Es ist gut, wenn Chefs und Chefinnen sich von Profis zum Beispiel bei Führungsfragen coachen lassen. Wenn aber kein unmittelbarer Nutzen für die Firma drinsteckt, sollten Unternehmer und Unternehmerinnen Beratungsstunden besser privat bezahlen. „Ein guter Coach ist sein oder ihr Geld wert, aber nur, wenn vorher klar definiert ist, was der Auftrag bewirken soll“, sagt Meike Schneider.

Wer ein Coaching buchen will, sollte sich deshalb vorher fragen: Was genau soll nach sechs Monaten anders sein? Wer die Frage nicht beantworten könne, dem fehle eher die Bereitschaft, selbst zu entscheiden, so die Kostenexpertin.

Szenario Marketingkosten

Eine Steuerberatung mit acht Leuten hat eine Marketingagentur damit beauftragt, einmal im Quartal eine Aufmerksamkeit an alle Mandanten zu verschicken, zum Beispiel Schokoladen-Nudeln mit Rezeptheft. Dazu ein Begleitschreiben mit der Bitte, eine gute Google-Bewertung abzugeben. Kosten: rund 10 Euro pro Empfänger. Bei 300 Mandanten ergibt das 3000 Euro. Vier solcher Mailings im Jahr ergeben 12.000 Euro. Die Wirkung der Marketingaktion ist unklar. Die Chefin findet die Idee dennoch charmant und behält die Maßnahme bei.

So bekommst du die Kosten in den Griff:
Marketing, das keinen Lead erzeugt, keinen Verkaufsimpuls auslöst und keine messbare Reaktion bringt, sind Maßnahmen, die sich gut anfühlen, aber nichts bewegen. Jens Ekopf rät: „Ego-Kosten erkennt man nicht in der BWA, sondern nur durch ehrliche Selbstreflexion.“ Unternehmerinnen und Unternehmer sollten bei jeder Marketingaktion ehrlich analysieren, was ihr Ziel, die Zielgruppe und die erwartete Reaktion ist. Oft könnte eine direkte E-Mail mit einem klaren Call-to-Action deutlich wirksamer sein.

Lektion:
Hast du auch Ego-Kosten? Frage dich: Würde ich das auch machen, wenn ich dafür andere Ausgaben einschränken muss? Lautet die Antwort Nein oder musst du länger darüber nachdenken, hast du deinen Ego-Fixkostenposten gefunden.