impulse: Frau Schneider, haben Firmen ihre Kosten im Blick?
Meike Schneider: Die meisten nicht. Ich höre oft den Satz: „Ich arbeite nur fürs Finanzamt.“ Wenn wir dann gemeinsam die Zahlen durchgehen, stellt sich allerdings heraus: Die arbeiten vorrangig für ihren Kostenrucksack. Der wird über die Jahre immer schwerer.
Wie finde ich heraus, ob mein Kostenrucksack zu schwer ist?
Der erste Schritt ist immer ein Benchmark-Vergleich. Wir schauen: Wo stehst du im Vergleich zu den Besten deiner Größenklasse? Dabei betrachten wir vier Größen: Kostenquote, Unternehmerlohn, Steuern und Gewinn, jeweils bezogen auf den Rohertrag. Ein Einzelunternehmer mit bis zu 250.000 Euro Umsatz darf 27 Prozent Kostenquote haben, der Unternehmerlohn liegt da bei rund 50 Prozent. Bei einem Betrieb mit bis zu 5 Millionen Euro Umsatz liegt die Kostenquote bei 62 Prozent. Die meisten liegen locker 10 Prozentpunkte über einer gesunden Kostenquote.
Wie halte ich die Kosten niedrig?
Ich würde zunächst fragen: Wie gehe ich es am besten psychologisch an? Niemand spart gerne. Wenn viel Geld auf dem Konto liegt, geben wir automatisch mehr aus – das ist menschlich. Genau diesen Effekt drehen wir mit dem Kontenmodell um. Statt alles auf einem Konto zu lassen, schichtest du den Umsatz auf mehrere Konten um: ein reines Kostenkonto, ein Konto für Steuern, eins für den Unternehmerlohn, eins für Gewinn und Rücklagen. Wenn auf dem Kostenkonto nur noch der Betrag liegt, den du tatsächlich ausgeben darfst, gehst du automatisch anders damit um.
Welche Kosten fördern Wachstum?
Im Dienstleistungsbereich fördern operative Personalkosten ganz klar das Wachstum – also alle, die direkt an der Leistungserbringung beteiligt sind. Administrative Personalkosten dagegen – Buchhaltung, HR – blockieren eher die Marge. Als Faustregel: Dieser Anteil sollte zwischen 10 und 18 Prozent der gesamten Personalkosten liegen. Was sich auch lohnt, wenn du wachsen willst: in Sichtbarkeit und Markenaufbau investieren.
Was darf ich emotional behalten?
Ich schaue immer: Was gibt dir Energie? Wir haben einen Unternehmer, der sich eine teure Barista-Maschine ins Büro gestellt hat und dort seine Pflanzen pflegt. Das klingt nach Luxus, aber es gibt ihm jeden Tag Energie.
Wie bringe ich mein Team dazu, kostenbewusst zu handeln?
Ich finde es wichtig, dass Mitarbeitende verstehen: Nicht der Chef zahlt das Gehalt, sondern der Kunde. Der Schlüssel ist Transparenz. Wenn mehr Kosten rausgehen als Umsatz reinkommt, ist das Unternehmen in Gefahr – und damit jeder Arbeitsplatz. Das klingt banal, aber viele Mitarbeitende machen sich diese Gedanken schlicht nicht. Deshalb musst du es immer wieder erklären – klar, direkt, ohne zu drohen.
Bekommt das Team dadurch nicht irgendwann das Gefühl, hier wird nur noch gespart?
Es darf nicht darum gehen, sich zu Tode zu sparen. Wertschätzung muss sichtbar bleiben. Wenn deine Mitarbeiterin auf Geschäftsreise immer das billigste Hotel mit Einzelbett und ohne Frühstück nehmen muss – dann sendet das eine Botschaft. Und die lautet nicht: Wir wirtschaften klug. Sondern: Du bist uns nichts wert. An einem ordentlichen Hotel mit gutem Frühstück geht kein Unternehmen pleite. Aber an fehlender Wertschätzung verlierst du Leute.
Wie schaffe ich es, dass mein Team mitzieht?
Gewinn muss als etwas Großartiges erklärt werden. Gewinn macht nicht den Chef reich, Gewinn sichert die Firma und damit jeden einzelnen Arbeitsplatz. Wenn du das deinem Team klarmachst, schaffst du Verständnis.
Und wie wird aus Verständnis echtes Mitdenken?
Indem du Budgetverantwortung dorthin packst, wo die Entscheidungen tatsächlich getroffen werden, so weit runter in die Organisation wie möglich. Wer für sein eigenes Budget verantwortlich ist, geht anders damit um. Ein Beispiel: Wir hatten einen Handwerker, dessen Mitarbeiter ständig Werkzeug auf der Baustelle liegen ließen. Dann haben wir ein eigenes Werkzeug-Konto eingerichtet, der Schichtleiter bekam eine Kreditkarte mit festem Budget. Plötzlich passten alle viel besser auf ihre Bohrmaschinen und Leitern auf.
Meike Schneider, Unternehmensberaterin aus Stuttgart, hilft Unternehmen bei der Kostenoptimierung. 
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