Meeting-Sünden 7 Todsünden, die jedes Meeting ruinieren

In Meetings wird viel gesprochen, aber oft nur inhaltsloses Blabla ausgetauscht.

In Meetings wird viel gesprochen, aber oft nur inhaltsloses Blabla ausgetauscht.© Creative-Touch / iStock / Getty Images Plus

Meetings bringen Ergebnisse und lösen Probleme – theoretisch. Praktisch langweilen sie viele Mitarbeiter bloß. Diese 7 Meeting-Sünden lassen sich leicht vermeiden.

16,5 Stunden im Monat. So viel Zeit verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich in Meetings – das ist das Ergebnis einer Studie im Auftrag von Sharp Business Systems. Und die Besprechungen sorgen nicht für Begeisterung: Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, Meetings langweilig zu finden. Acht von zehn meinen außerdem, sie seien am eigenen Arbeitsplatz produktiver. Was die Sache nicht spannender macht: 80 Prozent haben das Gefühl, dass alle Meetings gleich strukturiert sind – ganz egal, welches Thema sie haben.

Die Langeweile hat Konsequenzen: Ein Drittel der Befragten lesen in Meetings ihre E-Mails, fast 20 Prozent verschicken währenddessen Nachrichten oder sind in sozialen Netzwerken unterwegs. Volle Aufmerksamkeit? Fehlanzeige. Das ist von einem TOP-Meeting weit entfernt.

Anzeige

Viele Besprechungen laufen so ab: Alle treffen sich, keiner ist auf demselben Stand, manche haben was zu sagen, andere schauen desinteressiert und passiv zu. Und am Ende fühlt sich niemand dafür zuständig, das umzusetzen, was beschlossen wurde. Effiziente Meetings gehen anders. Wenn man sich dann noch überlegt, was alle Anwesenden verdienen, während sie in der Besprechung sitzen …

Stellt sich die Frage: Sollte man nicht lieber auf die meisten Meetings verzichten? Jeff Haden, Autor des Management-Buchs „The Motivation Myth“, spricht auf Inc.com Klartext: „Jedes Meeting, das nicht direkt zu Kosteneinsparungen oder mehr Umsatz führt, ist Geldverschwendung.“ Die folgenden sieben Todsünden sind seiner Meinung nach der Grund, warum 99 Prozent der Meetings besser niemals stattgefunden hätten.

Todsünde 1: Meeting schlecht vorbereiten

Punkte wie „Information“ oder „Zusammenfassung“ gehören laut Haden in keinem Meeting auf die Tagesordnung. Er empfiehlt, nur einen einzigen auf die Agenda zu setzen: „Einen, der tatsächlich eine Gruppenentscheidung braucht.“ Alles andere könne man auch ohne Besprechung regeln. Damit das funktioniert, sollte man alle Informationen und Zahlen, die für das Meeting nötig sind, schon vorher verschicken. Dann können sich alle Teilnehmer vorbereiten, um dann eine gemeinsame Entscheidung zu fällen.

Todsünde 2: Standard-Meetinglänge ansetzen

Meetings beginnen und enden meist zur vollen oder halben Stunde: zum Beispiel von 9 Uhr bis 9:30 Uhr. Ist das sinnvoll, wenn man vielleicht alles in nur 13 Minuten klären könnte? Haden rät, vorher zu überlegen, wie viel Zeit man wirklich braucht. Ist es eine Sache von zehn Minuten? Dann wäre es unnötig, einen Termin für 30 Minuten anzusetzen. Man solle sich zudem fragen, ob man für ein zehnminütiges Thema wirklich ein Meeting braucht. Vielleicht reicht auch ein kurzes Gespräch.

Todsünde 3: Zu-Spät-Kommen tolerieren

Das Meeting fängt an und einige Teilnehmer lassen noch auf sich warten. Die übrigen plaudern. Bis alle da sind und es ruhig ist, vergehen dann mehrere Minuten. Dadurch verschiebt sich der Zeitplan für alle nach hinten. Haden meint: „Wenn es Zeit ist anzufangen, sollte man anfangen.“ Auf einzelne Mitarbeiter zu warten, sei letztlich Zeitverschwendung. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel: „Unpünktliche Mitarbeiter: So gehen Sie mit Zu-spät-Kommern um“.

Todsünde 4: Laut-Denker nicht stoppen

Wenn ein Mitarbeiter an einem Meeting teilnimmt, sollte er sich schon vorher Gedanken zum Thema gemacht haben (da er alle nötigen Informationen schon vorher bekommen hat, siehe Todsünde 1). Sätze wie „Ich denke jetzt mal laut nach“ verlängern Besprechungen nur unnötig. Zeit zum Nachdenken ist vor oder nach dem Meeting. Meist möchte jemand, der „jetzt mal laut denkt“, nur reden, um auch etwas zur Besprechung beizutragen oder klug zu wirken.

Todsünde 5: Aufgaben nicht klar verteilen

Nach einem guten Meeting gibt es ein Ergebnis, das das Unternehmen nach vorne bringt. Aber wer übernimmt bei der Umsetzung welche Aufgabe? Im schlimmsten Fall fühlt sich niemand zuständig. „Es sollte klar sein, wer was wann macht“, sagt Haden.

Todsünde 6: Protokolle schreiben

Am Ende eines Meetings in einem Protokoll zusammenfassen, was besprochen wurde? Völliger Blödsinn, findet Haden. „Die einzige Zusammenfassung, die Sie brauchen, ist eine To-do-Liste.“ Alles, was darüber hinausgehe, müsse man nicht noch einmal festhalten.

Todsünde 7: Mit Meetings falsche Ziele verfolgen

Viele Unternehmer befürchten, dass sich die Mitarbeiter ohne Meetings weniger eingebunden fühlen. Haden bezweifelt das. Nicht Meetings sorgen für mehr Einsatz, sondern gute Projekte und Ideen. Er meint: „Sag mir, was wir machen, hilf mir zu verstehen, warum es wichtig ist, dass wir das machen.“ Dann würden die Mitarbeiter von ganz allein kooperieren.

25 unternehmerische Ideen für Ihren Erfolg

Melden Sie sich für unseren kostenlosen Newsletter für Unternehmer an und Sie bekommen von uns das E-Book „25 Ideen, mit denen Sie Ihr Unternehmen besser machen können“ als Begrüßungsgeschenk. Jetzt E-Book sichern! Unternehmer-Newsletter
1 Kommentar
  • Marion Kenklies 29. Januar 2019 09:00

    Zur Todsünde 6:
    Diese elendig langen Protokolle, die umständlich zu lesen sind, weil unübersichtlich, die braucht tatsächlich niemand. Eine gut strukturierte To-Do-Liste ist wesentlich besser und effektiver. Besonders gut kommt an, wenn am Ende des Meetings die To-Do-Liste bereits fertig ist und unmittelbar danach versandt wird. Damit wird deutlich, dass das Meeting ein unmittelbares Ergebnis hatte. Aus meiner Erfahrung lohnt es sich bei bestimmten Themen aber schon, mehr als die To-Do-Liste zu schreiben. Und zwar im Meeting. Wenn Dinge diskutiert werden, werden die gleichen Argumente oft wieder und wieder gesagt. Frei dem Motto, ich möchte auch etwas dazu sagen. Argumente, in Stichpunkten am Flipchart visualisiert, werden deutlich weniger wiederholt und es ist einfacher, die Wiederholung zu unterbrechen. Damit können Meeting gestrafft werden. Die Argumente, einmal fotografiert, bleiben erhalten und können bei Bedarf angesehen werden. Meine Kunden haben mir rückgemeldet, dass sie mit Visualisierung ca. die Hälfte der vorher üblichen Meeting-Zeit sparen, bei manchen Themen sogar 2/3.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)