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E-Mail-Postfach aufräumen So bewältigen Sie die E-Mail-Flut nach dem Urlaub

  • Serie
Nach dem Urlaub warten besonders viele E-Mails - so räumen Sie Ihr Postfach auf und kommen schnell auf null neue Nachrichten.

Nach dem Urlaub warten besonders viele E-Mails - so räumen Sie Ihr Postfach auf und kommen schnell auf null neue Nachrichten.© Marie Maerz / photocase.de

Vor der Informationsflut nach dem Urlaub fürchten sich viele. Mit diesen sechs Tipps räumen Sie Ihr E-Mail-Postfach auf und starten entspannt in den Arbeitsalltag.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft, im Urlaub nicht Ihre E-Mails abzurufen (wer Ihnen schrieb, bekam ja auch eine optimale Abwesenheitsnotiz). Das ist toll – und doch hat die Sache einen Haken: In der Firma wartet jetzt ein übervolles Postfach. Denn nach einer Studie wurden 2017 alleine in Deutschland 771 Milliarden E-Mails versandt und empfangen (145 Milliarden mehr als in 2016). Es ist also nicht unwahrscheinlich, dass nach dem Urlaub hundert oder mehr ungelesene E-Mails im Posteingang warten. Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick.

Nach Absender sortieren

Die endlose E-Mail-Liste im Posteingang ist unübersichtlich. Anstatt wie gewohnt chronologisch vorzugehen, ist nach dem Urlaub deshalb eine Sortierung nach Absender besser. Denn meist drehen sich die Mails eines Absenders auch um ein Thema. Das erleichtert das Einlesen.

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Neueste E-Mail zuerst lesen

E-Mails sind oft kurzlebig. Nach zwei, drei Wochen Urlaub hat sich häufig bereits ein Drittel der Nachrichten erledigt. Nicht selten steht in der neuesten Mail „Besten Dank, das Thema hat sich erledigt“. Wenn eine E-Mail älteren Datums wichtig war, wird sich der Absender wahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben. Deshalb immer oben anfangen zu lesen.

Kategorisieren

Priorität 1, Wiedervorlage, Archiv oder Papierkorb? Diese Entscheidung muss bei jeder E-Mail getroffen werden. Je konsequenter Sie bereits vor dem Urlaub ausgemistet haben, umso leerer sollte am Ende der Urlaubs-Mail-Bearbeitung Ihr Papierkorb sein.

CC-Mails separat anzeigen lassen

E-Mails, bei denen man nur in Kopie steht, sind meist nicht dringlich, sondern dienen oft nur der Information. Diese können Sie später lesen, ins Archiv verschieben oder eventuell gleich löschen.

Priorisieren

Alles, was sich leicht und schnell beantworten lässt, innerhalb von drei Minuten, sollte am besten sofort erledigt werden. Die anderen E-Mails planen Sie entsprechend ihrer Priorität auf Wiedervorlage für die nächsten Tage ein. Davon lässt sich meist ein Drittel in 10 bis 20 Minuten erledigen. Das letzte Drittel wird den Urlaubsrückkehrer noch länger beschäftigen.

E-Mail-Flut vorbeugen

Den E-Mail-Berg zu bewältigen ist die eine Sache. Besser wäre es aber noch, er würde erst gar nicht entstehen. Bevor Sie das nächste Mal in den Urlaub aufbrechen, können Sie der Mailflut mit diesen Tipps vorbeugen: 8 Strategien, mit denen Sie Ihr Postfach in den Griff kriegen.

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1 Kommentar
  • Florian Frankl 9. Januar 2017 10:47

    Ein sehr gelungener Artikel, der alles wichtige schön zusammenfasst. Ergänzend zu den beschriebenen Tipps hätte ich noch zwei, die mir in der Vergangenheit weitergeholfen haben:

    – Man sollte versuchen, die E-Mails nicht als lästiges Übel zu sehen, dem man nicht entkommen kann sondern als das, was sie sind: Werkzeuge, die uns (richtig genutzt) das Leben erheblich erleichtern können. Insbesondere schätze ich persönlich die Möglichkeit, selbst den Zeitpunkt der Antwort bestimmen zu können.

    – Ein effektiver Weg um während des Urlaubs erheblich weniger Mails zu bekommen ist folgender: In die Abwesenheitsnotiz schreibt man etwa: „… bin bis einschließlich xx.xx.xxxx nicht im Hause. Ihre E-Mails werden ungelesen gelöscht. Bitte senden Sie mir nach meiner Rückkehr erneut eine E-Mail, wenn es sich um ein wichtiges Anliegen handelt“.

    Viele Menschen laden durch das Schreiben einer E-Mail nur ihren Ballast bei uns ab und wollen, dass wir uns statt ihnen um bestimmte Dinge kümmern müssen. Dem kann man so vorbeugen und der Verfasser überlegt sich sehr gut zweimal, ob sein Anliegen wirklich so wichtig ist, dass er oder sie es sich bis zu meiner Rückkehr irgendwo notiert.

    Diesen Tipp kann sicher nicht jeder anwenden und er sollte in jedem Fall mit dem Vorgesetzten abgesprochen werden – sofern man einen hat. Ich habe diesen Tipp bereits auf meinem Blog (www.q-enthusiast.de) vorgestellt und daraufhin positives Feedback erhalten.

    Herzliche Grüße
    Florian Frankl

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