Frank Thelen über Produktivität: „Werde dir bewusst, wie gut andere sind, und gib Gas“

Frank Thelen über Produktivität

„Werde dir bewusst, wie gut andere sind, und gib Gas“

Frank Thelen arbeitet so, wie er spricht: hart und effektiv. Hier verrät der erfolgreiche Unternehmer, wie er seine Produktivität steigert. Drei Tipps, die sich leicht umsetzen lassen.

28. Oktober 2018, 10:00 Uhr, von Jelena Altmann

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„Es ist auch für mich eine der größten Herausforderungen, wenn es um Produktivität geht: in den Flow zu kommen“, sagt Frank Thelen.

Wer Frank Thelen um Produktivitätstipps bittet, bekommt zunächst um die Ohren gehauen: „Lass dich von Elon Musk und anderen Menschen inspirieren, was die alles bewegen. Werde dir bewusst, wie gut andere sind, und gib Gas.“

Das will man zwar nicht hören. Aber Frank Thelen kommt wie immer mit wenigen Worten auf den Punkt: Wer schwierige Aufgaben angeht, muss sie ernstnehmen und sich zu 100 Prozent darauf konzentrieren. Ablenkung zu vermeiden und Unwichtiges sein zu lassen, ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Arbeiten – sind doch Unterbrechungen und Nebensächlichkeiten die größten Produktivitätskiller. Frank Thelen erzählt, wie er ihnen mit einfachen Tricks begegnet.

Wie sich Frank Thelen in Stimmung bringt

Jeder kennt das Problem: Eine schwierige Aufgabe liegt vor einem, aber man kommt einfach nicht in den Arbeitsfluss, weil ständig das Telefon klingelt oder das E-Mail-Postfach blinkt. „Es ist auch für mich eine der größten Herausforderungen, wenn es um Produktivität geht: in den Flow zu kommen“, sagt Thelen. Und auch dabei zu bleiben: Denn nach jeder Ablenkung fällt es schwer, wieder in den Fluss zu kommen. Ein häufiger Fehler: Viele nehmen sich zwar ein Arbeitspensum vor, schaffen dafür aber nicht die passende Atmosphäre. „Du musst eine positive Stimmung haben“, sagt Thelen.

So macht es der DHDL-Juror: Als Thelen zum Beispiel seine Biografie „Startup-DNA“ schrieb, blockte er sich für diese Aufgabe mehrere Stunden in seinem Kalender. Zum Arbeitsstart trinkt er einen Espresso und isst ein Stück Schokolade. „Dann weiß mein Gehirn, es geht los“, erzählt Thelen. Während der Arbeit bleibt das Handy ausgeschaltet. Thelen trägt geräuschabschirmende Kopfhörer und hört darüber etwa Klaviermusik wie „River flows in you“. Wichtig ist für ihn auch, dass sich alles Notwendige am Arbeitsplatz befindet: Notizen, Kugelschreiber, Rechner, eine Flasche Wasser et cetera.

Welche digitalen Helfer Frank Thelen nutzt

Viele Routineaufgaben wie E-Mails beantworten sind in unserem Arbeitsalltag so fest verankert, dass wir sie nicht mehr hinterfragen – doch in der Summe können sie viel Zeit kosten. Deshalb stellt Thelen gerade die kleinen Handgriffe konsequent auf den Prüfstand, auch wenn jeder für sich genommen nur drei Sekunden dauert: „Wenn ich merke, ich schreibe hundertmal am Tag: ‚Herzliche Grüße, Frank‘, dann versuche ich einen Weg zu finden, wie ich das nie wieder tun muss.“

Der Unternehmer probiert ständig neue Tools aus, die die Arbeit noch effizienter machen. Thelen empfiehlt etwa, statt der Standard-Mail-Programme von Microsoft und Apple individuell anpassbare Mail-Clients zu verwenden. Der Unternehmer selbst nutzt Spark vom App-Programmierer Readdle. Das Programm gibt es auch als kostenlose Version. Hier lassen sich zum Beispiel verschiedene Standardantworten wie „Danke“, „Melde mich später dazu“ oder „einverstanden“ hinterlegen. Die Texte legt der User selbst fest; die Länge kann variieren.

Zudem vermeidet Thelen, dass innerhalb seines Teams zum Beispiel Textdokumente hin- und hergeschickt werden. Stattdessen setzt er auf Tools wie Google Drive, Google Docs oder Dropbox. Sie sind cloudbasiert, sodass mehrere User auf die Dateien zugreifen können. „Wenn wir zum Beispiel ein Interview freigeben müssen, legen wir ein zentrales Dokument an, auf das alle gleichzeitig parallel zugreifen können“, so Thelen. Ein weiterer Vorteil bei diesem Vorgehen: Allen Teammitgliedern liegt immer die aktuelle Version vor. „Das spart nicht nur Zeit, es verhindert auch Fehler.“

Wie Frank Thelen To-do-Listen führt

Kundenakquise, Meetings, Strategieplanung – Unternehmern schwirren oft viele verschiedene Aufgaben im Kopf herum. Damit Gedanken an bevorstehende Arbeit nicht zum Produktivitätskiller werden, sollte man sie möglichst aus dem Gehirn verbannen. Nur wie? Frank Thelen schwört auf „Getting Things Done“ (GTD), eine Selbstmanagement-Methode des Produktivitätsexperten David Allen. Das Prinzip: Alle Aufgaben werden nach einem bestimmten System aufgeschrieben. Man kann sie dann getrost aus dem Kopf streichen, weil sie nun in übersichtlichen Listen stehen.

Mehr zum Thema: Getting Things Done: Produktiver in 5 Schritten

Wichtig ist, wirklich alle To-dos zu notieren. Es können kleinere sein wie „Stromanbieter wechseln“ oder größere wie „Präsentation ausarbeiten“. Für den Überblick sollten die verschiedenen Aufgaben kategorisiert werden, denkbar wäre nach Zeitaufwand, nach Projekten und Dringlichkeit. „Ich habe dynamisch viele To-do-Listen. Immer wenn es Sinn macht, eine anzulegen, dann lege ich eine an. Fürs Buch hatten wir zum Beispiel auch mehrere: etwa eine fürs Vertriebsprojekt, eine fürs Content-Projekt“, sagt Frank Thelen.

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Die Methode funktioniert aber nur, wenn man die Listen regelmäßig durchsieht und anpasst. „Alle drei Monate nehme ich mir Zeit und gucke, welche Projekte man rausnimmt“, sagt Thelen.

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Als Frank Thelen seine Biografie „Startup-DNA“ schrieb, schaffte er in vier Stunden 20 Seiten. Keine Frage: Der Unternehmer und „Höhle der Löwen“-Juror ist hochproduktiv. Wie gelingt ihm das? Wer Frank Thelen um Produktivitätstipps bittet, bekommt zunächst um die Ohren gehauen: „Lass dich von Elon Musk und anderen Menschen inspirieren, was die alles bewegen. Werde dir bewusst, wie gut andere sind, und gib Gas.“ Das will man zwar nicht hören. Aber Frank Thelen kommt wie immer mit wenigen Worten auf den Punkt: Wer schwierige Aufgaben angeht, muss sie ernstnehmen und sich zu 100 Prozent darauf konzentrieren. Ablenkung zu vermeiden und Unwichtiges sein zu lassen, ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Arbeiten – sind doch Unterbrechungen und Nebensächlichkeiten die größten Produktivitätskiller. Frank Thelen erzählt, wie er ihnen mit einfachen Tricks begegnet. Wie sich Frank Thelen in Stimmung bringt Jeder kennt das Problem: Eine schwierige Aufgabe liegt vor einem, aber man kommt einfach nicht in den Arbeitsfluss, weil ständig das Telefon klingelt oder das E-Mail-Postfach blinkt. „Es ist auch für mich eine der größten Herausforderungen, wenn es um Produktivität geht: in den Flow zu kommen“, sagt Thelen. Und auch dabei zu bleiben: Denn nach jeder Ablenkung fällt es schwer, wieder in den Fluss zu kommen. Ein häufiger Fehler: Viele nehmen sich zwar ein Arbeitspensum vor, schaffen dafür aber nicht die passende Atmosphäre. „Du musst eine positive Stimmung haben“, sagt Thelen. So macht es der DHDL-Juror: Als Thelen zum Beispiel seine Biografie „Startup-DNA“ schrieb, blockte er sich für diese Aufgabe mehrere Stunden in seinem Kalender. Zum Arbeitsstart trinkt er einen Espresso und isst ein Stück Schokolade. „Dann weiß mein Gehirn, es geht los“, erzählt Thelen. Während der Arbeit bleibt das Handy ausgeschaltet. Thelen trägt geräuschabschirmende Kopfhörer und hört darüber etwa Klaviermusik wie „River flows in you“. Wichtig ist für ihn auch, dass sich alles Notwendige am Arbeitsplatz befindet: Notizen, Kugelschreiber, Rechner, eine Flasche Wasser et cetera. Welche digitalen Helfer Frank Thelen nutzt Viele Routineaufgaben wie E-Mails beantworten sind in unserem Arbeitsalltag so fest verankert, dass wir sie nicht mehr hinterfragen - doch in der Summe können sie viel Zeit kosten. Deshalb stellt Thelen gerade die kleinen Handgriffe konsequent auf den Prüfstand, auch wenn jeder für sich genommen nur drei Sekunden dauert: „Wenn ich merke, ich schreibe hundertmal am Tag: ‚Herzliche Grüße, Frank‘, dann versuche ich einen Weg zu finden, wie ich das nie wieder tun muss.“ Der Unternehmer probiert ständig neue Tools aus, die die Arbeit noch effizienter machen. Thelen empfiehlt etwa, statt der Standard-Mail-Programme von Microsoft und Apple individuell anpassbare Mail-Clients zu verwenden. Der Unternehmer selbst nutzt Spark vom App-Programmierer Readdle. Das Programm gibt es auch als kostenlose Version. Hier lassen sich zum Beispiel verschiedene Standardantworten wie „Danke“, „Melde mich später dazu“ oder „einverstanden“ hinterlegen. Die Texte legt der User selbst fest; die Länge kann variieren. Zudem vermeidet Thelen, dass innerhalb seines Teams zum Beispiel Textdokumente hin- und hergeschickt werden. Stattdessen setzt er auf Tools wie Google Drive, Google Docs oder Dropbox. Sie sind cloudbasiert, sodass mehrere User auf die Dateien zugreifen können. „Wenn wir zum Beispiel ein Interview freigeben müssen, legen wir ein zentrales Dokument an, auf das alle gleichzeitig parallel zugreifen können“, so Thelen. Ein weiterer Vorteil bei diesem Vorgehen: Allen Teammitgliedern liegt immer die aktuelle Version vor. „Das spart nicht nur Zeit, es verhindert auch Fehler.“ Wie Frank Thelen To-do-Listen führt Kundenakquise, Meetings, Strategieplanung – Unternehmern schwirren oft viele verschiedene Aufgaben im Kopf herum. Damit Gedanken an bevorstehende Arbeit nicht zum Produktivitätskiller werden, sollte man sie möglichst aus dem Gehirn verbannen. Nur wie? Frank Thelen schwört auf „Getting Things Done“ (GTD), eine Selbstmanagement-Methode des Produktivitätsexperten David Allen. Das Prinzip: Alle Aufgaben werden nach einem bestimmten System aufgeschrieben. Man kann sie dann getrost aus dem Kopf streichen, weil sie nun in übersichtlichen Listen stehen. Mehr zum Thema: Getting Things Done: Produktiver in 5 Schritten Wichtig ist, wirklich alle To-dos zu notieren. Es können kleinere sein wie „Stromanbieter wechseln“ oder größere wie „Präsentation ausarbeiten“. Für den Überblick sollten die verschiedenen Aufgaben kategorisiert werden, denkbar wäre nach Zeitaufwand, nach Projekten und Dringlichkeit. „Ich habe dynamisch viele To-do-Listen. Immer wenn es Sinn macht, eine anzulegen, dann lege ich eine an. Fürs Buch hatten wir zum Beispiel auch mehrere: etwa eine fürs Vertriebsprojekt, eine fürs Content-Projekt“, sagt Frank Thelen. Die Methode funktioniert aber nur, wenn man die Listen regelmäßig durchsieht und anpasst. „Alle drei Monate nehme ich mir Zeit und gucke, welche Projekte man rausnimmt“, sagt Thelen.