Würden auch Sie in Meetings manchmal am liebsten laut losbrüllen: „Können wir bitte wieder auf den Punkt kommen“? Allzu oft sprechen Meetingteilnehmer Themen an, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Die Folge: Die Zeit rennt davon, am Ende bleiben wichtige Fragen ungeklärt – und alle sind genervt. Über den Mund fahren will man als Meetingleiter aber auch niemandem; schließlich können Einfälle zu abseitigen Themen durchaus nützlich sein – nur nicht in diesem Moment.
Was also tun? Trainerin und Autorin Andrea Windolph stellt im Projektmanagement-Blog „Projekte leicht gemacht“ eine Lösung für das Problem vor: den Themenspeicher.
So funktioniert der Themenspeicher
1. Markieren
Man braucht eine Tafel oder einen Flipchart. Der Moderator markiert darauf einen Teil, der reserviert ist für den Themenspeicher. Dort schreibt er später alle Themen auf, die während des Meetings aufkommen, aber nicht jetzt und gleich durchdiskutiert werden können.
2. Einhaken
Spricht jemand ein Thema an, das nichts mit der Agenda des Meetings zu tun hat, hakt der Moderator ein: „Das ist ein wichtiger Punkt, aber da wir jetzt ein anderes Thema auf der Tagesordnung haben, notiere ich ihn hier im Themenspeicher. Wir können ihn dann zu einem anderen Zeitpunkt besprechen.“
3. Notieren
Der Moderator notiert den Punkt für alle sichtbar.
4. Besprechen
Am Ende des Meetings werden die Themen aus dem Speicher entweder besprochen oder es wird ein Termin für ein separates Meeting vereinbart.
Vorteile des Themenspeichers
Der Themenspeicher ist also ein eleganter Ausweg für alle Seiten: Dem Moderator hilft er, damit das Meeting thematisch nicht aus dem Ruder läuft. Und selbst wenn die Diskussion auf Abwege gerät, muss er niemanden unhöflich in die Schranken weisen, sondern kann das Thema auf einen anderen Zeitpunkt verschieben.
Die Teilnehmer wiederum fühlen sich ernst genommen: Der Themenspeicher signalisiert ihnen, dass ihre angesprochenen Ideen, Einfälle und Themen relevant sind.
Übrigens: Für diese Technik ist auch der Begriff „Themenparkplatz“ geläufig.
Manchmal kann außerdem ein kurzer Check-in zu Beginn des Meetings nützlich sein, damit alle Teilnehmer konzentriert bei der Sache sind. Mehr zum Thema: Check-in bei Meetings: Mit diesem simplen Trick sind bei Besprechungen alle bei der Sache
