Meetings effizient gestalten So bleiben Sie im Meeting Herr über den roten Faden

Im Meeting den Faden verloren? Der Themenspeicher hilft, dieses Problem zu vermeiden.

Im Meeting den Faden verloren? Der Themenspeicher hilft, dieses Problem zu vermeiden.© ~UserGI15633745 / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Wenn ständig abseitige Themen auf den Tisch kommen, werden Meetings zur Qual - und die Effizienz geht flöten. Mit dem Themenspeicher lösen Sie das Problem. So funktioniert's.

Würden auch Sie in Meetings manchmal am liebsten laut losbrüllen: „Können wir bitte wieder auf den Punkt kommen“? Denn egal, wie ausgetüftelt die Agenda ist: Es gibt fast immer jemanden, der die sorgfältig zusammengestellten Tagesordnungspunkte durcheinanderwirbelt, indem er völlig andere Themen anspricht. Was als durchgetaktete Besprechung begann, endet in einem Vom-Hölzchen-aufs-Stöckchen-Durcheinander.

Was aber tun? Als Meetingleiter möchte man möglichst niemanden vor den Kopf stoßen und mit einem: „Das spielt jetzt keine Rolle“ über den Mund fahren. Schließlich können spontane Einfälle zu abseitigen Themen durchaus nützlich sein – aber eben nicht in diesem Meeting. Trainerin und Autorin Andrea Windolph stellt im Projektmanagement-Blog „Projekte leicht gemacht“ die Lösung für das Problem vor: den Themenspeicher.

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So funktioniert der Themenspeicher

  1. Man braucht eine Tafel oder einen Flipchart. Der Moderator markiert darauf einen Teil, der reserviert ist für den Themenspeicher. Dort schreibt er alle Themen auf, die während des Meetings aufkommen, aber nicht jetzt und gleich durchdiskutiert werden können.
  2. Spricht jemand ein Thema an, das nichts mit der Agenda des Meetings zu tun hat, hakt der Moderator ein: „Das ist ein wichtiger Punkt, aber da wir jetzt ein anderes Thema auf der Tagesordnung haben, notiere ich ihn hier im Themenspeicher. Wir können ihn dann zu einem anderen Zeitpunkt besprechen.“
  3. Der Moderator notiert den Punkt für alle sichtbar.
  4. Am Ende des Meetings werden die Themen aus dem Speicher entweder besprochen oder es wird ein Termin für ein separates Meeting vereinbart.

Vorteile des Themenspeichers

Der Themenspeicher ist also ein eleganter Ausweg für alle Seiten: Dem Moderator hilft er, damit das Meeting thematisch nicht aus dem Ruder läuft. Und selbst wenn die Diskussion auf Abwege gerät, muss er niemanden unhöflich in die Schranken weisen, sondern kann das Thema auf einen anderen Zeitpunkt verschieben.

Die Teilnehmer wiederum fühlen sich ernst genommen: Der Themenspeicher signalisiert ihnen, dass ihre angesprochenen Ideen, Einfälle und Themen relevant sind.

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