Per E-Mail kommunizieren Schnelle Antworten auf Ihre E-Mails – mit diesem Trick gelingt’s

Wie Sie effektiv per E-Mail kommunizieren: Machen Sie es dem Emfpänger Ihrer Nachricht so leicht wie möglich, zu antworten.

Wie Sie effektiv per E-Mail kommunizieren: Machen Sie es dem Emfpänger Ihrer Nachricht so leicht wie möglich, zu antworten.© Marie Maerz / photocase.de

Wie Sie es schaffen, mit Ihren E-Mails möglichst wenig zu nerven - und so schneller eine Antwort bekommen.

293 Milliarden mal am Tag macht es irgendwo auf der Welt „Pling“ und eine E-Mail landet in einem Postfach – so die Berechnung des Marktforschungsunternehmens The Radicati Group. Bis Ende 2023, schätzen die Marktforscher, wird die Zahl der täglich verschickten beruflichen und privaten Mails sogar auf mehr als 347 Milliarden steigen.

Um dieser irrsinnigen Flut an Nachrichten Herr zu werden, wenden wir ausgeklügelte Strategien wie Inbox Zero an und stellen strenge Regeln für mehr Übersicht im Posteingang auf. E-Mails setzen uns unter Stress – das ist wissenschaftlich erwiesen. Sie reißen uns aus der Konzentration. Die Beantwortung kostet oft unnötig Zeit.

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Und trotzdem kommen die meisten von uns nicht darum herum, per Mail zu kommunizieren. Zum Beispiel, um Termine abzustimmen oder Rückfragen zu einem Auftrag zu klären.

Wie könnte man diese Angelegenheit für alle angenehmer gestalten? Dazu hat sich die amerikanische Journalistin Catie L’Heureux in einem Artikel für das Magazin The Cut Gedanken gemacht. Sie beschreibt, mit welcher Methode sie ihre Chefin dazu bringt, möglichst schnell auf ihre E-Mails zu reagieren. Ihre Strategie lässt sich auch auf andere E-Mail-Unterhaltungen übertragen.

L’Heureux‘ Überlegung: Als Sender einer E-Mail möchten Sie so schnell wie möglich eine Rückmeldung bekommen. Also sollten Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, Ihnen zu antworten. Ihr Tipp:

Stellen Sie direkt eine Frage, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt.

Wer auf dem Smartphone durch seine Mails scrollt oder am Rechner nur einen schnellen Blick auf aufpoppende Nachrichten wirft, wird an der Frage hängenbleiben. Formulierungen wie „Können wir …“, „Bestätigen Sie mir kurz, dass …“ oder „Sind Sie einverstanden, dass …“ signalisieren dem Empfänger: Das ist eine einfache Mail. Ich muss das nur absegnen oder ablehnen. Also kann ich auch gleich auf „Antworten“ klicken.

L’Heureux nennt dieses Vorgehen „High Level Summary“. Abgeschaut hat sie es sich bei Unternehmensberatern, die darauf trainiert sind, mit ihren Vorgesetzten auf diese Weise zu kommunizieren.

Drei Beispiele, um den Formulierungs-Kniff zu verdeutlichen:

Bei Absprachen mit Kunden

Statt zu schreiben:

Lieber Herr Lorenz,

wir haben uns noch einmal Gedanken dazu gemacht, wie wir Ihren Flyer überarbeiten können. Anbei finden Sie den Textvorschlag:

„Bla Bla Bla Bla Bla“

Ich hoffe, Sie sind damit einverstanden.

Steigen Sie direkt mit einer Frage ein:

Lieber Herr Lorenz,

sind Sie mit dieser Formulierung für unseren Flyer einverstanden?

„Bla Bla Bla Bla Bla“

Statt zu schreiben:

Hallo Frau Reuter,

vielen Dank für das Telefonat. Wie besprochen schicke ich Ihnen nun noch einmal eine Zusammenfassung unseres Vorschlags: Wir erstellen Ihnen jeweils bis zum Ende des Monats einen Report und schicken ihn an Sie und Ihre Kollegen Herrn Tölz und Frau Özlem.

Formulieren Sie es lieber so:

Hallo Frau Reuter,

sind Sie einverstanden, dass wir Ihnen ab jetzt jeweils zum Monatsende einen Report schicken, mit Herrn Tölz und Frau Özlem in CC?

Bei einer Terminabsprache

Statt:

Hallo Frau Schlüter,

diese Woche ist es bei mir schlecht, ich bin heute den ganzen Tag in Terminen. Wann passt es Ihnen?

Schreiben Sie:

Hallo Frau Schlüter,

kann ich Sie nächsten Montag um 13 Uhr zurückrufen? Ich bin heute den ganzen Tag in Terminen.

Ist das nicht furchtbar unhöflich?

Wenn Sie jemanden zum ersten Mal anschreiben, sollten Sie nicht so mit der Tür ins Haus fallen. In der Regel ist es notwendig, dass Sie sich kurz vorstellen und Ihr Anliegen erklären. Und auch, wenn Sie mit dem Empfänger länger keinen Kontakt hatten, schadet ein freundlicher Einstieg nicht. Aber bei Menschen, denen Sie häufig schreiben und auf deren Antwort Sie dringend warten, können Sie auf umständliche Einstiege oder Fragen nach dem Wohlergehen verzichten.

Das mag anfangs ungewohnt sein. Aber sehen Sie es einmal so: Wenn Sie in Ihren Mails direkt auf den Punkt kommen, gehen Sie respektvoll mit der Zeit Ihres Gegenübers um. Das ist höflich – und nützt beiden: Sie bekommen rasch eine Antwort. Und der Empfänger hat nicht das Gefühl, dass seine wertvolle Zeit vergeudet wird.

Noch ein Tipp: In unserem Artikel zum Thema E-Mails beenden erfahren Sie, mit welchem Wort am Ende einer E-Mail Sie eher eine Antwort bekommen.

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