Zeitfresser eliminieren 5 Zeitfresser-Aufgaben, die Sie schleunigst abgeben sollten
Zeitfresser kommen nicht unbedingt so bedrohlich daher wie dieses zahnbewehrte Maul, fressen aber die kostbarste Ressource eines Unternehmers: Zeit.

Zeitfresser kommen nicht unbedingt so bedrohlich daher wie dieses zahnbewehrte Maul, fressen aber die kostbarste Ressource eines Unternehmers: Zeit. © pencake / photocase.de

Vielen Unternehmern fehlt Zeit fürs Wesentliche – weil sie sich mit Kleinklein aufhalten. Welche Zeitfresser Sie schnellstens delegieren sollten und wie Sie Ihre Zeit sinnvoller nutzen.

So mancher Unternehmer wünscht sich 48-Stunden-Tage, um seine To-do-Liste abzuarbeiten. Geht es Ihnen auch so? Dann sollten Sie sich ehrlich fragen: Kann ich wirklich keine meiner Aufgaben an meine Mitarbeiter delegieren?

Vor allem Unternehmer mit einem sehr kleinen Team können sich dem Tagesgeschäft in der Regel nicht komplett entziehen. Wenn Sie die folgenden fünf Zeitfresser eliminieren, schaffen Sie sich aber bereits wertvolle Freiräume.

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Zeitfresser 1: Geschäftliche Reisen planen

Flugpreise vergleichen, Hotelzimmer reservieren, Bahntickets buchen: Geschäftsreisen planen kostet Zeit und Nerven. Auch wenn sich diese Aufgabe leicht delegieren lässt, tun sich viele Unternehmer schwer damit. Insbesondere Hotelauswahl ist Vertrauenssache. Kein Wunder, denn fühlt man sich dort unwohl, ärgert man sich doppelt: nicht nur über das Hotel, sondern auch noch über den Mitarbeiter, der es ausgesucht hat.

Was Sie stattdessen tun können: Schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Sie solche Routineaufgaben an Ihre Assistenz (oder einen virtuellen Assistenten) abgeben können: Erarbeiten Sie ein Chefhandbuch, in dem Sie Ihre Vorlieben und Wünsche schriftlich dokumentieren.

Zum Thema Reiseplanung könnte in dieser Bedienungsanleitung für Sie selbst beispielsweise stehen: „Ich bevorzuge kleine, familiäre Hotels, die nicht an Hauptstraßen liegen sollten. Frühstück sollte schon ab 6 Uhr morgens serviert werden, da ich Frühaufsteher bin. Bei Bahnreisen sind mir Verbindungen mit möglichst wenigen Umstiegen wichtig – dafür nehme ich auch in Kauf, früher loszufahren. Ich sitze am liebsten auf einem Fensterplatz im Ruhebereich.“

Zeitfresser 2: Die Firmenwebsite pflegen

Im Content-Management-System herumklicken, Bilder bearbeiten und hochladen, Texte formatieren, Termine und News einstellen – eine Website zu pflegen ist Fummelarbeit und frisst entsprechend viel Zeit. Das Gute daran: Alles, was man für diese Aufgabe können muss, können Mitarbeiter leicht und schnell lernen. Insbesondere jüngere Kollegen sind in Computerdingen oft versierter als der Chef. Und mit etwas Glück kümmert sich einer Ihrer Mitarbeiter vielleicht sogar privat um eine Website, etwa die eines Vereins, und hat praktische Erfahrung.

Was Sie stattdessen tun können: Anstatt operativ an Ihrer Website zu arbeiten, werfen Sie lieber einen kritischen Blick darauf: Fühlen Sie sich noch wohl mit den Texten? Gefällt Ihnen das Layout oder wirkt es angestaubt? (Mehr dazu hier: 7 Warnsignale, die zeigen: Sie brauchen eine neue Website!)

Insbesondere lohnt es sich, die eigene Website auch mal mit dem Smartphone aufzurufen. Immer mehr Menschen sind mobil im Netz unterwegs – doch noch immer sind viele Unternehmenswebsites nicht dafür optimiert. Sie entdecken Handlungsbedarf? Dann erarbeiten Sie einen Plan, wie Sie Ihre Website nach vorne bringen können – die Umsetzung überlassen Sie aber natürlich anderen.

Zeitfresser 3: Kundenfragen beantworten

„Gibt es das Gerät auch in Grün?“ – „Ich kann mich nicht einloggen. Woran kann das liegen?“ – „Kann ich in Raten zahlen?“ Kunden haben viele Fragen. Viele Chefs schätzen den direkten Kundenkontakt. Und natürlich ist es wichtig, Bescheid zu wissen über das, was die Kunden bewegt. Doch wenn Sie Kundenfragen selbst beantworten, fehlt Ihnen am Ende des Tages Zeit für das, was wirklich wichtig ist.

Was Sie stattdessen tun können: Definieren Sie Servicestandards, die jeder im Team einhalten muss, etwa Reaktionszeiten für E-Mails. Das macht es Ihnen leichter loszulassen – weil Sie wissen, dass die Anliegen Ihrer Kunden in guten Händen sind.

Ihre Aufgabe als Chef ist es auch, Prozessoptimierungen im Kundenservice anzustoßen. Sorgen Sie beispielsweise dafür, dass Ihre Mitarbeiter Kundenfragen sammeln, die immer wieder auftauchen, und veröffentlichen Sie die Antworten als FAQ-Liste auf Ihrer Website. Eventuell lohnt sich auch ein Chatbot für Ihre Website?

Zeitfresser 4: Kaltakquise am Telefon machen

Potenzielle Kunden anrufen, für die Ihr Angebot interessant sein könnte? Und womöglich vorher noch stundenlang Ansprechpartner und Telefonnummern recherchieren? Das ist eine ungemein zeitraubende Tätigkeit – und obendrein noch eine mit ungewissem Erfolg.

Zudem tun sich viele Unternehmer schwer mit Kaltakquise-Telefonaten. Sie brennen zwar für ihr Angebot, haben aber Angst, aufdringlich zu sein. Übertragen Sie Telefonakquise daher besser an spezialisierte Vertriebsmitarbeiter.

Was Sie stattdessen tun können: Sinnvoller investiert ist Ihre Zeit, wenn Sie mit Menschen sprechen, die bereits Interesse an Ihrem Angebot signalisiert haben. Die Chefbehandlung sehen Interessenten als Zeichen der Wertschätzung; das steigert die Chancen auf einen Abschluss.

Zeitfresser 5: Social-Media-Postings schreiben

Sicher, soziale Netzwerke wie Facebook oder Instagram sind heute wichtige Marketingkanäle. Die Kehrseite jedoch: Wer online Erfolg haben will, muss dranbleiben und kontinuierlich neue Beiträge posten – eine wahre Sisyphusarbeit. Auch wenn das Posten nur ein paar Minuten kostet: Da läppert sich einiges an Zeit zusammen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie die Kanäle immer im Blick behalten sollten, um zeitnah auf Kundenfragen und -kommentare reagieren zu können. Grund genug also, diese Aufgabe abzugeben.

Was Sie stattdessen tun sollten: Auch bei Social Media gilt: Als Chef sollten Sie sich in erste Linie strategisch einbringen. Das Tagesgeschäft schmeißen Ihre Mitarbeiter dann schon ohne Sie. Erarbeiten Sie, gemeinsam mit Ihrem Team und eventuell einem externen Experten, eine Social-Media-Strategie. Diese sollte unter anderem folgende Fragen beantworten: In welchen sozialen Netzwerken sollen wir mit dem Unternehmen aktiv sein? Welche Ziele verfolgen wir damit? Wie erreichen wir sie? Wie messen wir, ob wir unsere Ziele erreichen? Und wie viele Ressourcen sind nötig, um sie zu erreichen?

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1 Kommentar
  • Martin 14. August 2019 09:02

    Kaltaquise am Telefon, wer macht das denn noch? Der beste Weg, Kunden zu vergraulen und nur für Leute mit mangelendem Einfallsreichtum

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