Virtuelle Assistenten Wie Sie nervige Aufgaben abgeben und Freiräume gewinnen

Wer zeitfressende Aufgaben an virtuelle Assistenten abgibt, gewinnt neue Freiräume.

Wer zeitfressende Aufgaben an virtuelle Assistenten abgibt, gewinnt neue Freiräume.© go2 / photocase.de

Sie ertrinken in Arbeit, aber ein eigener Assistent oder eine Vollzeitbuchhalterin sind nicht drin? Dann können virtuelle Assistenten helfen. Wo Sie die Unterstützung auf Abruf finden - und was Sie dabei beachten sollten.

Bis morgen muss die Präsentation für den Kunden fertig werden. Das Hotelzimmer für die Messe nächsten Monat ist auch noch nicht gebucht. Und ständig klingelt das Telefon.

Wer sich von der Reiseplanung über die Buchhaltung bis zur Social-Media-Betreuung um alles selbst kümmern muss, kommt kaum dazu, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch eine fest angestellte Kraft für solche Aufgaben können sich viele Gründer, Solo-Selbstständige und Unternehmer mit wenigen Mitarbeitern nicht leisten.

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Die Lösung: ungeliebte, zeitfressende Aufgaben an Dienstleister abgeben, die auf Abruf arbeiten und ihre Dienste in der Regel stundenweise abrechnen. Zu Gesicht bekommt man die Helfer nicht, die Kommunikation läuft über Telefon, E-Mail oder Chat.

In den USA und Großbritannien ist das Konzept schon seit den Neunzigerjahren verbreitet. In Deutschland wurde die Idee des digitalen Outsourcings vor allem durch den Autor und Unternehmer Timothy Ferriss populär. In seinem 2007 erschienenen Buch „Die 4-Stunden-Woche“ wirbt Ferriss dafür, einfache und zeitraubende Aufgaben an virtuelle Assistenten abzugeben und selbst nur vier Stunden in der Woche am Unternehmenskern zu arbeiten. Die so gewonnene Zeit könne der Chef etwa für Sprachkurse oder Reisen nutzen.

Dieser radikale Ansatz mag nicht für jeden Unternehmer umsetzbar sein. Doch auch wer nur einige Aufgaben an virtuelle Assistenten delegiert, wird entlastet. Und gewinnt Freiräume, um in Ruhe an Konzepten zu feilen, neue Produkte zu entwickeln – oder einfach einmal pünktlich Feierabend zu machen.

Welche Aufgaben können virtuelle Assistenten übernehmen?

Zu den typischen Aufgaben von virtuellen Assistenten gehören:

  • Telefonservice (Annahme von Anrufen im Namen des Kunden und Weitergabe von Nachrichten)
  • Büroservice (Internetrecherche, Reisebuchungen, Erstellen von Powerpoint-Präsentationen)
  • Buchhaltung (Erfassung und Kontierung von eingeschickten Belegen, Rechnungen und Quittungen)
  • Social-Media-Betreuung
  • Versand von Werbung oder Pressemailings

„Für den Anfang eignen sich Aufgaben, die wenig Einarbeitung erfordern, etwa Social-Media-Posts zu terminieren oder Newsletter zu verschicken“, empfiehlt Lisa Gebler. Sie lebt in London und arbeitet als virtuelle Assistentin für Auftraggeber in Deutschland und der Schweiz. Je länger man zusammenarbeite und je besser man sich kenne, desto komplexer könnten die Aufgaben werden. Gebler übernimmt bei einigen Kunden zum Beispiel inzwischen das Projektmanagement oder das Onboarding neuer Teammitglieder.

Kleinere Aufgaben wie Recherchen oder Telefondienst lassen sich auch einmalig abgeben. So ist man als Auftraggeber flexibel und kann ausprobieren, ob das Outsourcing überhaupt funktioniert.

Wie viel kosten virtuelle Assistenten?

Das hängt von ihrem Spezialisierungsgrad ab und von den Aufgaben, die sie übernehmen sollen.

Telefondienste lassen sich häufig als Paket buchen. Der Einsteigertarif bei Anbietern wie ebuero.de liegt beispielsweise bei 49,90 Euro im Monat, bei bueroservice24.de kostet das kleinste Paket 39 Euro, dazu kommen Gebühren je Anruf und Minute.

Wer die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten für Büroservice oder Social-Media-Betreuung testen will, kann bei Agenturen wie my-vpa.com ein Schnupper-Paket buchen, fünf Stunden kosten dann jeweils 17,80 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Es gibt aber auch erfahrene virtuelle Assistenten, die 45 Euro und mehr die Stunde verlangen. Einige rechnen dann im 15-Minuten-Takt ab.

Die Auftraggeber profitieren von der Flexibilität: Brauchen sie Unterstützung, können sie sie nach Bedarf buchen. Meist fallen keine monatlichen Pauschalen an.

Wo finden Unternehmer einen virtuellen Assistenten?

Über Empfehlungen

Wer an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert ist, sollte sich laut Lisa Gebler zuerst bei befreundeten Unternehmern oder im Bekanntenkreis umhören und nach Empfehlungen fragen. So gelange man zuverlässig an gute Assistenten. „Natürlich können Sie auch googeln oder in entsprechenden Facebook-Gruppen nach jemandem suchen. Ob es am Ende passt, weiß man vorher nicht – genauso wie bei der Suche nach normalen Mitarbeitern.“

Über Agenturen

Bei Agenturen wie my-vpa.com, strandschicht.de oder eassistentin.de bucht man ein Stundenpaket, beschreibt die Aufgabe und bekommt einen Assistenten zugeteilt. Der Vorteil: Sollte einmal ein Assistent ausfallen, sorgt die Agentur für Ersatz, die Aufgaben werden also auf jeden Fall rechtzeitig erledigt. Allerdings haben Auftraggeber erst einmal keinen Einfluss darauf, wer ihren Job übernimmt.

In Jobbörsen

Auf Jobbörsen wie fernarbeit.net oder Freelancer-Portalen wie upwork.com oder machdudas.de können Unternehmer kostenlos ihre Gesuche veröffentlichen, die Assistenten bewerben sich dann darauf. Bei fernarbeitist es auch möglich, virtuelle Assistenten direkt zu kontaktieren.

Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten

Genug Zeit für die Einarbeitung einplanen

Ziel ist es, durch die Unterstützung des virtuellen Assistenten Zeit zu sparen. Aber gerade am Anfang müssen Auftraggeber erst einmal Zeit investieren. „Damit es gut läuft, müssen Sie die Aufgaben ordentlich erklären, Feedback geben und korrigieren, wenn etwas nicht wie gewünscht abgeliefert wurde“, so Gebler.

Ausführlich briefen

„Die Aufgabe sollte so detailliert wie möglich beschrieben werden. Erklären Sie lieber zu viel als zu wenig“, rät die virtuelle Assistentin. „Wenn Sie zum Beispiel wollen, dass jemand eine Wettbewerbsanalyse macht, dann beschreiben Sie ganz genau, worum es bei der Analyse gehen soll, wie viele Wettbewerber mit einbezogen werden sollen und in welcher Form die Ergebnisse präsentiert werden sollen.“

Timings kommunizieren

Gebler empfiehlt klare Deadlines, bis wann eine Aufgabe erledigt sein soll. „Verabreden Sie sich bei größeren Projekten nach der Hälfte der Zeit, um einen Zwischenstand zu besprechen. So merken Sie, ob es in die richtige Richtung läuft.“ Und damit sich niemand verrennt, sei es sinnvoll zu besprechen, wie viele Stunden minimal oder maximal in eine Aufgabe investiert werden sollen.

Prioritäten setzen

Wenn ein Assistent mehrere Projekte für einen Auftraggeber umsetzt, sollte klar sein, welche Aufgabe am wichtigsten ist.

Regelmäßig Kontakt halten

Virtuelle Assistenten sind selbstständig und arbeiten in der Regel für verschiedene Auftraggeber – sie sind also nicht rund um die Uhr verfügbar. „Klären Sie grundlegend, über welche Kanäle Sie kommunizieren wollen. Und besprechen Sie, bis wann Sie eine Antwort auf Ihre Mail, einen Rückruf oder eine Chat-Nachricht erwarten“, so Gebler.

Missverständnissen vorbeugen

Sitzt man sich nicht gegenüber und kommuniziert nur per E-Mail oder Telefon, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. „Ich fasse Aufgaben gern nochmal zusammen – so wie ein Kellner, der im Restaurant die Bestellung wiederholt. Sie wollen also A, B und C, und das bis Ende nächster Woche?“, sagt Gebler. „Wenn Sie als Auftraggeber das Gefühl haben, das das To-do noch nicht richtig angekommen ist, fragen Sie lieber einmal zu viel nach als zu wenig.“

Bei Schwierigkeiten nicht gleich aufgeben

Genauso wie mit Mitarbeitern vor Ort kann es bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten passieren, dass etwas schiefläuft. „Bevor Sie sofort die Zusammenarbeit kündigen, prüfen Sie, ob es vielleicht am Briefing lang.“ Ist das Ergebnis nicht wie gewünscht, empfiehlt Gebler, gemeinsam nach einer Lösung zu suchen, etwa zu vereinbaren, dass die Assistentin zwei Stunden extra investiert.

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