5S-Methode So sorgen Sie in 5 Schritten für Ordnung im Betrieb

Ein typisches Element der 5S-Methode: Kennzeichnungen in der Werkstatt zeigen, wo welches Werkzeug seinen Platz hat.

Ein typisches Element der 5S-Methode: Kennzeichnungen in der Werkstatt zeigen, wo welches Werkzeug seinen Platz hat.© vitranc / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Schluss mit dem Chaos am Arbeitsplatz! Ob Büro oder Werkstatt: Die 5S-Methode sorgt dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter dauerhaft effizienter arbeiten können. So gelingt die Einführung.

Im Druckerraum stapeln sich Fehldrucke und leere Kartons für Druckerpapier. Das Lager ist ein Friedhof für alte Monitore und aufgerissene Kisten mit Ersatzteilen. In der Werkstatt liegen verstaubte Maulschlüssel und Schraubenzieher kreuz und quer auf der Werkbank.

So sehen Arbeitsplätze in vielen Firmen aus. „Diese Unordnung kostet nicht nur Zeit und Geld; sie stellt auch eine Gefahr für die Sicherheit und für die Kundenzufriedenheit dar“, sagt Kaizen-Berater Andreas Skuin.

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Die 5S-Methode macht Schluss mit dem Chaos – damit man produktiv arbeiten kann. Mit ihr lässt sich jeder Arbeitsplatz sinnvoll organisieren.

Wofür stehen die 5S?

Ursprünglich leiten sich die fünf S von den japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ab – das sind die fünf Schritte der 5S-Methode. Sinngemäß übersetzt bedeuten sie:

  1. Sortieren
  2. Systematisieren
  3. Saubermachen
  4. Standardisieren
  5. Selbstdisziplin üben und ständig verbessern

Anders übersetzt wird aus der 5S-Methode die 5A-Methode:

  1. Aussortieren
  2. Aufräumen
  3. Arbeitsplatz säubern
  4. Anordnungen zum Standard machen
  5. Alle Punkte einhalten und verbessern

Vorteile: Das bringt die 5S-Methode

„Bei der 5S-Methode geht es nicht um schöner Wohnen!“, sagt Andreas Skuin. Vielmehr gibt es gute Gründe, dem Chaos den Kampf anzusagen:

  • 5S spart Zeit: „Sie verlieren jedes Mal unheimlich viel Zeit, wenn Ihr Arbeitsfluss unterbrochen wird“, sagt Skuin. Doch genau das passiert, wenn ein Mitarbeiter erst alle Schubladen aufreißen muss, um zu finden, was er sucht. Womöglich muss er Kollegen fragen oder das fehlende Teil sogar bestellen. Ist das Arbeitsmaterial überall verstreut, muss der Mitarbeiter zudem ständig hin- und herlaufen.
  • 5S minimiert Verschwendung: „Wenn Sie keine Ordnung haben, kennen Sie Ihre Bestände schlicht nicht“, sagt Skuin. Und wenn der große Maulschlüssel mal wieder partout nicht auffindbar ist? Wird eben ein neuer angeschafft. Das kostet unnötig Geld – ebenso wie Defekte, die dadurch entstehen, dass alles wild durcheinanderliegt.
  • 5S erhöht die Sicherheit: Vor allem in Handwerksbetrieben gilt: Je größer die Unordnung, desto größer das Risiko von Arbeitsunfällen. „Ist Ihre Werkstatt aber ordentlich und sauber, sehen Sie, wenn aus der Maschine Öl ausläuft“, sagt Skuin. „Das hilft, Schäden an Maschinen und Umwelt zu vermeiden.“
  • 5S macht Übergaben einfacher: Nur der Mitarbeiter selbst findet in seinem Chaos noch etwas wieder? Dann sind Probleme programmiert, wenn er mal krank oder im Urlaub ist. Auch neue Kollegen brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden.
  • 5S fördert das Wohlbefinden: In einem sauberen und ordentlichen Umfeld macht die Arbeit einfach mehr Spaß. Plus: Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist der Gesundheit zuträglich.
  • 5S verbessert die Außenwirkung: Werden Kunden oder Geschäftspartner in der Firma herumgeführt, muss sich keiner für das herrschende Durcheinander schämen.
  • 5S schafft Platz: Wenn entsorgt wird, was niemand braucht, entsteht freier Raum, der sich sinnvoll nutzen lässt.

Wie setzt man die einzelnen Schritte konkret um?

1. Sortieren (Seiri)
Zunächst wird gründlich ausgemistet: Bleiben darf nur, was vor Ort wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt.

Beispiel Druckerraum: Leere Papierkartons und liegen gebliebene Ausdrucke wandern in den Müll. Außerdem wird hinterfragt: Muss wirklich der gesamte Vorrat an Druckerpapier dort gelagert werden? Oder gibt es einen sinnvolleren Aufbewahrungsort dafür, etwa ein Lager?

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Das Ziel: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und mehr Platz sorgen und sich einen Überblick über die Bestände verschaffen.

2. Systematisieren (Seiton)
Im zweiten Schritt der 5S-Methode bekommt jeder Gegenstand einen festen Platz. Alles, was häufig gebraucht wird, sollte griffbereit sein. Weniger oft Verwendetes wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist, etwa ganz oben auf dem Regal.

Beispiel Druckerraum: Das Ersatzpapier wird direkt neben dem Drucker gestapelt, der Toner im Schrank daneben untergebracht.

Das Ziel: Den Arbeitsplatz ergonomisch sinnvoll einrichten und dafür sorgen, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit möglichst kurze Wege hat.

3. Saubermachen (Seiso)
Nun wird der Arbeitsplatz gereinigt. Bei dieser Gelegenheit werden auch alle Maschinen und Gerätschaften kontrolliert: Funktioniert alles fehlerfrei? In diesem Schritt kann man auch gleich Wartungszyklen und Verantwortlichkeiten festlegen.

Beispiel Druckerraum: Ist genug Papier im Drucker? Wie oft braucht das Gerät eine Wartung?

Das Ziel: Für Sauberkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld sorgen und das Risiko von Arbeitsunfällen und technischen Störungen senken.

4. Standardisieren (Seiketsu)
In diesem Schritt werden Kennzeichnungen und Beschriftungen angebracht: Sie machen klar, was wo hingehört. Zudem werden Standards definiert.

Beispiel Druckerraum: Klebeetiketten am Schrank zeigen: Hier sollen vier Toner-Kartuschen liegen. Sind nur noch zwei da, weiß der zuständige Kollege gleich, dass er neue bestellen muss. Damit das funktioniert, müssen natürlich die Zuständigkeiten geklärt sein: Wer ist dafür verantwortlich, dass immer genug Toner da ist?

In einer Werkstatt kann man so genannte Shadowboards installieren: Sie zeigen, wo welches Werkzeug Platz findet.

Das Ziel: Die Arbeitsplatzorganisation für alle Teammitglieder nachvollziehbar machen. Außerdem sicherstellen, dass die neue Ordnung eingehalten wird: Fehler und Mängel sollen sofort ins Auge fallen.

5. Selbstdisziplin üben und ständig verbessern (Shitsuke)
Nun ist der Arbeitsplatz optimal gestaltet – doch damit es so bleibt, braucht es Selbstdisziplin. Wer will, dass die neuen Regeln zur Gewohnheit werden, müsse jedem einzelnen Mitarbeiter vermitteln: „Die 5S-Methode hat handfeste Vorteile für dich!“, wie Kaizen-Berater Skuin sagt. Denn langfristig könne die Methode nur funktionieren, wenn jeder Mitarbeiter bereit ist, Eigenverantwortung zu übernehmen. Motivierend sind auch Vorher-Nachher-Fotos, die die Verbesserungen vor Augen führen.

Ein weiterer Aspekt beim „fünften S“ der 5S-Methode: ständige Verbesserung. Denn im laufenden Betrieb fallen immer wieder Details auf, die sich optimieren lassen. „Neue Ideen der Mitarbeiter, wie man 5S noch besser im Unternehmen verankern kann, sind ausdrücklich erwünscht“, sagt Skuin.

5 Widerstände gegen 5S und wie man sie auflöst

Wer will, dass Mitarbeiter ihr Verhalten grundlegend ändern, muss mit Widerstand rechnen – das gilt auch für die 5S-Methode. Andreas Skuin gibt Tipps, wie Chefs ihre Leute überzeugen können mitzuziehen.

1. Mitarbeiter meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben.
Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man durchzieht und abhakt. Wer dauerhaft einen effizient organisierten Arbeitsplatz will, braucht eine tägliche Routine: verwendetes Werkzeug zurück an seinen Platz legen, den Arbeitsplatz sauberhalten, Maschinen regelmäßig warten.

Dafür muss sich jeder Mitarbeiter täglich Zeit reservieren – und so mancher meint, die nicht zu haben. Ein Argument, das zu kurz greift, sagt Skuin: „Das ist genauso unsinnig wie: Ich hab‘ keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen.“ Genau das gilt es dem Team vermitteln: dass sich durch effizientere Abläufe viel mehr Zeit sparen lässt, als es kostet, kurz den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.

Gerade für das „erste S“ der 5S-Methode, das Aussortieren, sollte man allerdings ausreichend Zeit einplanen: Ein jahrelang, vielleicht jahrzehntelang vermülltes Lager lässt sich nun einmal nicht in einer halben Stunde entmüllen und sinnvoll neu organisieren. Ein Tipp des Kaizen-Experten Skuin: „Machen Sie eine Party draus!“ Wenn alle mit anpacken und der Chef hinterher zum Grillen einlädt, ist das Team sicher motiviert bei der Sache.

2. Mitarbeiter fühlen sich durch die 5S-Methode überreguliert.
„Jetzt darf ich nicht mal mehr ein Foto meiner Kinder auf den Schreibtisch stellen!“ – „Wenn ich meinen Locher drei Zentimeter zu weit links hinstelle, fallen wir beim 5S-Audit durch – lächerlich!“

Zwei typische Proteste gegen die 5S-Methode – die sich aber leicht entkräften lassen, wie Skuin erklärt: Denn wie genau man es mit 5S nimmt, könne jede Firma selbst entscheiden. Wer es affig findet, auf dem Schreibtisch einen Platz für den Locher zu markieren, belässt es bei der simplen Regel: Auf jedem Schreibtisch muss ein Locher stehen. „Wichtig ist, dass der eingeschlagene Weg zu Ihrem Unternehmen passt“, sagt Skuin.

Auch persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz müssen nicht tabu sein. Zudem könne auch jeder Mitarbeiter eine persönliche Schublade bekommen, schlägt Skuin vor: „Ob darin Chaos herrscht, hat den Chef nicht zu interessieren.“

3. Mitarbeiter können sich von Überflüssigem nicht trennen.
„Das brauch‘ ich noch!“ Diesen Einwand hört man oft beim „ersten S“ der 5S-Methode, dem Ausmisten. Manche Mitarbeiter haben das Gefühl, der Chef will ihnen was wegnehmen – und gehen auf die Barrikaden.

Andreas Skuin kennt eine einfache Strategie dagegen: „Die Dinge, die der Mitarbeiter noch zu brauchen glaubt, legt er in eine separate Kiste. Wenn er etwas davon braucht, darf er es sich einfach aus der Kiste nehmen. Dann legen Sie gemeinsam mit ihm einen Zeitraum fest, zum Beispiel drei Monate. Alles, was nach diesen drei Monaten immer noch in der Kiste liegt, wird weggeworfen.“

4. Ein Mitarbeiter ist ein Messie.
Mancher Mitarbeiter tut sich mit der 5S-Methode schwerer als andere – sei es, weil er unordentlich ist oder phasenweise überlastet. Patenschaften können hier helfen. Andreas Skuin rät außerdem, 5S in der täglichen Morgenbesprechung zu thematisieren, die im Lean Management üblich ist: „Wo stehen wir bei 5S? Wer braucht Unterstützung?“

Zwang würde Kaizen-Berater Skuin in solchen Fällen nur als allerletztes Mittel einsetzen. Vielmehr vertraut er auf die Macht der Gruppendynamik: „Wenn die Kollegen die 5S-Methode verstanden haben, kriegt der Messie schon Druck von den Kollegen. Denn damit es funktioniert, müssen alle mitziehen.“

5. Nach ein paar Wochen sieht es im Betrieb genauso chaotisch aus wie vorher.
Probleme bereitet erfahrungsgemäß das „fünfte S“: Alte Verhaltensweisen abzulegen und neue einzuhalten, das fällt vielen vor allem am Anfang schwer.

Unternehmer können ihre Leute dabei unterstützen: Wie wär’s beispielsweise mit einer Belohnung, wenn das Team die neue Ordnung einen Monat lang durchgehalten hat? „Ganz wesentlich ist außerdem, dass der Chef 5S vorlebt“, sagt Skuin, „schließlich prägt er die Kultur des Unternehmens.“

Zum Schluss ein Blick zurück: Wer hat die 5S-Methode erfunden?

In den Fünfzigerjahren führte der Produktionsleiter Taiichi Ohno das so genannte Toyota-Produktionssystem ein. Sein Ziel: die Produktion des japanischen Autobauers effizienter machen. Um das zu erreichen, entwickelte er unter anderem die 5S-Methode. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Management-Philosophie des Kaizen, hierzulande auch bekannt als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Prozesse werden Schritt für Schritt immer weiter verbessert; hierfür ist jeder mitverantwortlich.

Das Buch „Die zweite Revolution in der Automobilindustrie“ machte in den Neunzigerjahren das Toyota-Produktionssystem auch im Westen bekannt und prägte hierfür das Schlagwort Lean Management.

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