Silent Meeting Statt Bla-Bla-Besprechungen: So macht Stille Ihre Meetings effektiver

Firmen wie Amazon und Google schwören auf „Silent Meetings“, um in Besprechungen bessere Entscheidungen zu treffen. So setzen Sie die Methode in vier Schritten um.

Silent Meeting

© knallgrün / photocase.de

Was ist ein „Silent Meeting“?

In „Silent Meetings“, also stillen Besprechungen, verbringen die Teilnehmenden einen Großteil der Zeit damit, in Ruhe ein bereitgestelltes Memo zu lesen und es mit Fragen und Anmerkungen zu versehen. Ein Moderator fasst dann die Kommentare zusammen und leitet die anschließende mündliche Diskussion, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden.

Eine Besprechung, bei der erst einmal nicht gesprochen wird? Klingt paradox, doch das Vorgehen hat sich bei vielen US-Firmen bewährt. Amazon-Gründer Jeff Bezos gilt als Erfinder des „Silent Meetings“. Er verachtet Powerpoint-Präsentationen. Deswegen führte er in Besprechungen mit seiner Führungsriege sogenannte „Narratives“ ein: sechs Seiten lange Dokumente mit allen wichtigen Informationen zu den Inhalten des Meetings. Da keiner Zeit hatte, die Texte vorab zu lesen, einigte man sich auf eine gemeinsame Lesezeit am Anfang – die Geburtsstunde des „Silent Meeting“.

Wie setze ich ein „Silent Meeting“ um?

Wie die stillen Besprechungen genau ablaufen, beschreibt Google-Mitarbeiter David Gasca in seinem Artikel „The Silent Meeting Manifesto“:

1. Die Agenda erstellen und einen Moderator bestimmen

Darin unterscheidet sich das „Silent Meeting“ nicht von anderen Besprechungen: Vorab sollten Sie klären, welchem Zweck Ihr Meeting dient und wie Sie das Meeting organisieren.

  • Ziele: Was wollen wir erreichen?
  • Umfang: Was können wir nicht abdecken? Was liegt außerhalb des Scopes dieses Meetings?
  • Dauer: Wieviel Zeit brauchen wir? (für ein 30-minütiges Meeting könnten Sie zum Beispiel 20 Minuten Lese-Zeit und 10 Minuten für die Diskussion einplanen)
  • Moderator: Wer leitet die Besprechung?
  • Technik: Wie stelle ich sicher, dass alle Teilnehmenden das Memo gleichzeitig lesen und kommentieren können? Dafür eignen sich Anwendungen wie etwa Google Docs oder Microsoft Teams, in denen Textdokumente gemeinsam bearbeitet werden können. Wichtig: Wenn Sie sich nicht remote, sondern vor Ort treffen, weisen Sie schon in der Einladung zum „Silent Meeting“ darauf hin, dass jeder seinen Laptop mitbringen muss.

Als impulse-Mitglied können Sie zur Vorbereitung einer Agenda auch unsere Vorlage herunterladen: Meeting-Agenda: So planen Sie produktivere Besprechungen

2. Das Memo schreiben

Das Memo ist das Herzstück des „Silent Meetings“. Entsprechend sorgfältig sollten Sie bei der Vorbereitung dieses Dokuments sein. Es sollte alle Informationen enthalten, die für die Entscheidungsfindung nötig sind, muss aber nicht wie bei Jeff Bezos sechs Seiten lang sein.

Wichtig: Das Memo ist keine Präsentation, sondern ein Textdokument, das alle Teilnehmenden später im Meeting gemeinsam bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf das Dokument haben.

Ein Beispiel: Sie wollen zum Ende des Jahres ein Event zur Kundenbindung organisieren. Erste Ideen wurden schon ein einem Brainstorming gesammelt, nun geht es um die Entscheidungsfindung mit dem Marketing-Team, dem Event-Planer und der Vertriebsleiterin. Das Memo für Ihr Meeting könnten Sie so strukturieren:

  • Agenda: Worum geht in diesem Dokument? Wie läuft das Meeting ab?

Beispiel: Wir planen eine Weihnachtsfeier mit unseren wichtigsten Kunden. Dafür nehmen wir uns 15 Minuten Zeit zum Lesen und Kommentieren des Dokuments, im Anschluss haben wir 10 Minuten Zeit für eine Diskussion.

  • Background: Welches Problem wollen wir lösen und welche Hintergrundinformationen sind dafür wichtig?

Beispiel: Nach mehr als zwei Jahren Pandemie fehlt uns der direkte Austausch mit unseren Kunden. Wir wollen wieder persönliche Kontakte knüpfen. Aber: Unser letztes großes Kundenevent 2019 war ein Reinfall, es gab viele Absagen, da der Termin kurz vor Weihnachten ungünstig gewählt war und das Event „Gala-Abend“ zu formell und abschreckend wirkte.

  • Grundsätze: Welche Parameter müssen bei der Lösung des Problems berücksichtig werden? Gibt es Unternehmensgrundsätze oder für uns wichtige Regeln, die wir dabei im Blick behalten müssen?

Beispiel: Es gibt ein Budget von XY Euro für das Event. Wir wollen Hygiene- und Abstandsregeln einhalten. Da wir ein familienfreundliches Unternehmen sind, sollen das Team und die Kunden auch die Möglichkeit haben, Kinder und Partner mitzubringen.

  • Mögliche Lösungsansätze: Welche Optionen haben wir schon, die das Problem lösen könnten. Was sind die Vor- und Nachteile?

Beispiel: 1) Wir veranstalten einen Weihnachtsmarkt auf dem Firmenhof. Vorteile: gesellig, locker, familienfreundlich. Nachteile: teuer, aufwändige Planung nötig, hoher Personalaufwand für. 2) Wir laden zum gemeinsamen Schlittschuhlaufen auf dem Marktplatz …

  • Empfehlung: Zu welchem Lösungsansatz tendiert das Team? Warum?

Beispiel: Das Team hat im Brainstorming die Weihnachtsmarkt-Lösung präferiert, da man in diesem Kontext leichter mit den Kunden ins Gespräch kommt und die Aussicht auf Glühwein und gebrannte Mandeln für alle Beteiligten attraktiv ist…

  • Nächste Schritte: Wenn wir eine Lösung gefunden haben, welche Aufgaben gibt es jetzt zu verteilen?

Beispiel: Wir entscheiden uns für den Weihnachtsmarkt. Wer kümmert sich um einen Glühwein-Stand? Wer gestaltet und textet die Einladungen? …

Je nach Problemlage kann die Struktur angepasst werden. David Gasca zeigt in diesem Google-Doc, anschaulich, wie ein Memo für die Planung eines Sommerurlaubs aussehen könnte.

3. Erster Teil: Alle Teilnehmenden lesen und kommentieren in Stille

Zu Beginn des Meetings begrüßt der Moderator die Teilnehmenden und erklärt das Vorgehen: Erst wird leise gelesen und kommentiert, dann gibt es eine gemeinsame „laute“ Diskussion und Entscheidungsfindung.

Nun haben die Teilnehmenden Zeit, das Memo in ihrem eigenen Tempo zu lesen. Ihre Fragen und Kommentare schreiben sie an die entsprechende Stelle im Dokument. Sind sie fertig, können sie den Text erneut durchgehen, die Kommentare der anderen lesen und möglicherweise direkt Fragen beantworten. Gasca schreibt dazu in seinem „Silent Meeting“-Manifesto: „Dieses Vorgehen mag sich am Anfang komisch anfühlen, mit der Zeit wird es einem aber zur Gewohnheit und es wird sehr schwer, wieder zu den normalen ‚lauten‘ Meetings zurückzukehren.“ In dieser Phase des Meetings sei in der Regel nichts zu hören als ein leises Klackern, das entsteht, während alle ihre Kommentare tippen. Er weist darauf hin, dass in dieser Phase keine Kommentare gelöscht werden sollten.

4. Zweiter Teil: Der Moderator fasst die Kommentare zusammen und führt die Diskussion

Dem Moderator kommt beim „Silent Meeting“ eine entscheidende Rolle zu. Seine Aufgabe ist es, die Kommentare schon während des ersten Teils des Meetings genau zu lesen. Bei Fragen vertaggt er direkt die Person, die eine Antwort liefern könnte. Geht es in einem Kommentar zum Beispiel um die Öffnungsrate einer Einladungs-Email, markiert der Moderator im Dokument direkt die Kollegin, die diese Zahlen liefern kann.

Außerdem hat er im Blick, welche Fragen besonders wichtig sind und auf welche Punkte man sich in der anschließenden mündlichen Diskussion konzentrieren sollte. Eine Überleitung zur Diskussion könnte – angelehnt an die Empfehlungen von David Gasca – etwa so lauten: „Ich sehe in den Anmerkungen zwei Kernpunkte. Darüber hinaus gibt es einige Fragen, die wir außerhalb dieses Meetings beantworten können. Dazu gehört auch das Thema „Langfristige Kundenbindung“, für das wir noch einmal eine ganz neue Besprechung ansetzen sollten. Für unsere heutige Diskussion konzentrieren wir uns auf Thema X und Thema Y. Schauen wir dafür einmal gemeinsam auf die Anmerkung von Z …“ Der Moderator leitet – wie in normalen Meetings auch –  die Diskussion und behält die Uhr im Blick. Er sorgt auch dafür, dass am Ende des Meetings Entscheidungen getroffen und die nächsten Schritte festgelegt werden.

Welche Vorteile haben „Silent Meetings“?

„Der entscheidende Vorteil ist, dass Sie bessere Ergebnisse bekommen, weil sie auch das Potenzial von stilleren Mitarbeitern anzapfen“, ist Business-Coach Mathias Fischedick überzeugt. Außerdem haben alle Teilnehmenden dank der im Memo bereitgestellten Informationen dieselben Voraussetzungen. „Natürlich könnten Sie als Chef auch vorab Infos verschicken und erwarten, dass alle sie gelesen haben“, sagt Fischedick. „Aber wir alle wissen noch aus Schulzeiten: Es gibt immer welche, die die Hausaufgaben nicht gemacht haben – und dann hoffen, dass sie nicht erwischt werden.“ Dem beugen Sie mit der gemeinsamen Lesezeit vor. „Variieren Sie die Lesezeit je nach Thema“, empfiehlt Fischedick. Den Ablauf Ihres „Silent Meetings“ können Sie flexibel gestalten.

Zur Person

Mathias Fischedick ist Business-Coach und Autor. In seinem Podcast „Der Jobcoach“ beschäftigt er sich mit Methoden wie „Silent Meetings“.  Sein aktuelles Buch "Mehr schaffen, ohne geschafft zu sein" ist bei Piper erschienen (206 Seiten, 11 Euro).

„Silent Meeting“-Enthusiast David Gasca hat zudem beobachtet, dass die Diskussionen nuancierter und detaillierter verlaufen. Man verhindere langatmige Unterbrechungen und umständliche Fragen, könne Meetings oft schneller beenden und auch remote zugeschaltete Teammitglieder beteiligten sich stärker.

Was sind die Nachteile?

Die Vorbereitung eines „Silent Meetings“ kostet durch das aufwändige Memo viel Zeit. Auch die Rolle des Moderators braucht Übung. Und womöglich stoßen Sie beim ersten Mal auf Widerstände im Team, weil das Vorgehen so ungewohnt ist.

Um eine Verunsicherung bei den Teilnehmenden zu vermeiden, rät Fischedick zu einer klaren Kommunikation vorab. In der Einladung müsse sofort ersichtlich sein, dass es ein „Silent Meeting“ wird. Sonst fragen sich alle: Muss ich mich für das nächste Meeting jetzt vorbereiten? Oder machen wir das dann gemeinsam im Termin?

Für welche Meetings eignet sich die Methode – und für welche nicht?

Laut Gasca ist die Methode ideal für Meetings, in denen eine komplizierte Entscheidung getroffen werden soll, für die viel Denkarbeit erforderlich ist. Etwa, wenn es darum geht, auf welche Märkte Ihr Unternehmen expandieren sollte. In einem normalen Meeting würden sich vermutlich schnell Neben-Diskussionen zu Themen wie Besteuerung oder Zollbestimmungen entspinnen. „In einem ‚Silent Meeting‘ können all diese Diskussion in den Kommentaren stattfinden, so dass die anderen Teilnehmer nicht davon abgelenkt werden und sich auf die Hauptthemen fokussieren können“, schreibt Gasca.

Was die Teilnehmerzahl angehe, sei die Methode flexibel. Bei Google oder Twitter finden „Silent Meetings“ laut Gasca mit mehr als 60 Teilnehmenden statt – auch wenn das Dokument irgendwann unübersichtlich werde. Für Besprechungen mit 6 bis 10 Personen sei das „Silent Meeting“ ideal.

„Silent Meetings“ sind dagegen eine schlechte Wahl, wenn sehr emotionale Themen besprochen werden sollen. Auch wenn Sie mit Ihrem Meeting den Zusammenhalt stärken oder eine inspirierende Ansprache an Ihr Team richten wollen, rät Gasca von der Methode ab.

Coach Fischedick ermutigt Unternehmer, die Methode einfach einmal auszuprobieren. „Muster zu unterbrechen ist immer gut. Dann schrecken wir aus unserem Gewohnheitsschlaf“, sagt er.

100 Ideen, die Ihr Unternehmen voranbringen

Sie wünschen sich motivierte Mitarbeiter, mehr Produktivität oder zufriedene Kunden? Unsere 100 Ideen bringen Sie und Ihr Unternehmen diesem Ziel näher. Jetzt kostenlos herunterladen!
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)