Messeeinladung: Wie Sie Ihre Wunschkunden auf die Messe locken

Wer eine Einladung an potenzielle Kunden verschickt, sollte darauf achten, keine wichtigen Informationen zu vergessen. Die folgenden Punkte sollten Sie auf jeden Fall unterbringen: Kerninformationen: Die wichtigsten ­Angaben in einer ­Messeeinladung sind Ort und Datum. Zudem sollten Sie auf jeden Fall klarmachen, was der Besucher für einen konkreten Nutzen aus einem Treffen mit ­Ihnen ziehen kann: Was stellen Sie aus? Was bringen Sie für Neuheiten mit? Ansprechpartner: Welche Mitarbeiter wird man auf der Messe treffen können? An wen kann man sich wenden, um vorher einen Termin zu vereinbaren? Besucher wollen wissen, mit wem sie es zu tun haben. Nennen Sie alle wichtigen Kontakt­daten und falls möglich bereits freie Termine. Weg zum Stand: Damit die Besucher Sie besonders einfach finden, können Sie in der Einladung schon den Hallenplan mit Standnummer und Stand­telefonnummer, einen Wegweiser zum Stand oder einen Besucherprospekt mitschicken. Kleine Anreize: Geben Sie einen weiteren Grund, Sie auf der Messe zu treffen. Veranstalter bieten meist Gutscheine für Eintrittskarten an, die Sie für Ihre Kunden kaufen können. Legen Sie ­außerdem ein kleines Messegeschenk bei. Zusätzliche Infos: Mit zusätzlichen Informationen können Sie Ihren Kunden und Partnern den Messe­besuch besonders ­bequem gestalten. Stellen Sie eine Liste spannender Vorträge zusammen, legen Sie eine Faltkarte der ­Messestadt bei, oder geben Sie Tipps für gute ­Restaurants. Sie ­können auch anbieten, Zimmerbestellung oder An­reise zu ­organisieren. So findet Ihre Messeeinladung Beachtung Wenn Sie Ihre Kunden und Partner schriftlich einladen wollen, sollten Sie dies vier bis sechs Wochen vor der Messe tun. Messe-Coach Anna Esche empfiehlt, bei solchen Einladungen die Perspektive des Kunden einzunehmen. „Schreiben Sie nicht: Wir sind die Größten, Schnellsten und haben die tollsten Produkte, sondern geben Sie dem Kunden einen Grund, warum er Sie ­besuchen kommen sollte. Beispielsweise drei Gründe, warum wir uns sehen sollten: 1. Neuer Mitarbeiter 2. Neues Produkt 3. Neuer Web­shop.“ Wer es etwas ausgefallener mag, dem empfiehlt Esche das Schlüssel-Schloss-Prinzip. Aussteller können der Einladung etwas beilegen, das dem Besucher einen Grund gibt vorbeizukommen: zum Beispiel ein Päckchen Zucker mit dem Hinweis, dass es die Tasse Kaffee dazu am Stand gibt, oder eine VIP-Karte, die dem Besucher erlaubt, seinen Koffer bei Ihnen unterzustellen. Haben Sie noch nichts von Ihren Wunschbesuchern gehört, sollten Sie dort rund zehn Tage vor der Messe anrufen. „Viele Menschen haben volle Terminkalender und entscheiden erst kurz vorher, ob sie eine Messe auch wirklich besuchen“, sagt Messe-Coach Esche. „Ich rate den Unternehmen, sich auch am Tag vor der Messe noch einmal in Erinnerung zu bringen“, sagt auch Messe-Trainer Daniel Gundelach. „Sie können nachfragen, ob die Anreise angenehm war und dass Sie sich über den Besuch auf der Messe freuen.“ Eine letzte Erinnerung ist auch per SMS, Outlook-Termin oder über soziale Netzwerke möglich.