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Fragt ein Mitarbeiter nach einem Zwischenzeugnis, schrillen bei vielen Chefinnen und Chefs die Alarmglocken. Schließlich könnte die Bitte nach einer Beurteilung, während das Arbeitsverhältnis noch besteht, auf eine drohende Kündigung hinweisen – weil der Mitarbeiter das Zeugnis für eine Bewerbung braucht. Um in solchen Fällen eine Kündigung zu verhindern, empfiehlt es sich, mit dem Teammitglied das Gespräch zu suchen und herauszufinden, warum es unzufrieden ist.
Doch es kann auch andere Gründe geben, weshalb Mitarbeiter um ein Zwischenzeugnis bitten. Was Arbeitgeber dabei beachten müssen.
Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?
Nein. Es gibt keinen allgemeinen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis – im Gegensatz zu einem qualifizierten Endzeugnis, das jeder anfordern darf, der länger als sechs Wochen in einem Unternehmen beschäftigt war. „Laut Rechtsprechung braucht ein Mitarbeiter einen triftigen Grund, um ein Zwischenzeugnis zu verlangen“, erklärt Alexander Birkhahn, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Dornbach in Koblenz. „Der ist in der Regel immer dann gegeben, wenn sich etwas im Arbeitsverhältnis ändert.“
Triftige Gründe für ein Zwischenzeugnis
Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel
Bekommen Mitarbeitende eine neue Führungskraft, haben sie Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mit einer qualifizierten Beurteilung durch den vorherigen Vorgesetzten.
Zwischenzeugnis bei Abteilungswechsel
Ändern sich die Tätigkeiten eines Arbeitnehmers, darf er ebenfalls ein Zwischenzeugnis verlangen.
Zwischenzeugnis bei einer Beförderung
Gleiches gilt, wenn Mitarbeitende durch eine Beförderung neue Verantwortungen übernehmen und eine Bewertung ihrer bisherigen Tätigkeit wünschen.
Zwischenzeugnis bei Elternzeit oder Sabbatical
Vor einer längeren Auszeit können Mitarbeitende ebenfalls eine Beurteilung verlangen.
Zwischenzeugnis bei Betriebsübernahme
Auch bei einer Betriebsübernahme können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis von ihrem aktuellen Vorgesetzten verlangen.
Da es keinen grundsätzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gibt, müssen Mitarbeitende auf Nachfrage erläutern, warum sie eine solche Beurteilung wünschen. Laut Alexander Birkhahn gilt es auch als triftiger Grund, wenn man sich einen neuen Job suchen will. Arbeitgeber müssen dann also ein Zwischenzeugnis erstellen. „Ob ein Mitarbeiter gut beraten ist, ein Zwischenzeugnis aus diesem Grund zu verlangen, ist eine andere Frage“, so der Arbeitsrechtler. „Das belastet natürlich das derzeitige Arbeitsverhältnis.“
Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist auch in einigen Tarifverträgen geregelt, zum Beispiel im TVöD §35. Darin heißt es allerdings auch nur, dass Arbeitnehmer aus triftigen Gründen ein Zwischenzeugnis verlangen können – ohne dass näher ausgeführt wird, was ein triftiger Grund ist.
Binnen welcher Frist muss das Zwischenzeugnis ausgestellt werden?
Festgesetzte Fristen gibt es dafür nicht. „Bittet ein Mitarbeiter mit triftigem Grund um ein Zwischenzeugnis, muss der Arbeitgeber dem Wunsch im Zweifel unverzüglich nachkommen“, erläutert Birkhahn.
Inhalt: Was muss in einem Zwischenzeugnis stehen?
Inhaltlich unterscheidet sich ein Zwischenzeugnis nicht von einem qualifizierten Zeugnis, das nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Unbedingt hinein gehören Angaben zu Aufgaben und Leistungen des Arbeitnehmers sowie Bewertungen, wie engagiert er arbeitet oder welche Fachkenntnisse er besitzt.
Der Grund für die Ausstellung des Zeugnisses muss laut Alexander Birkhahn nicht genannt werden. Häufig würden aber Formulierungen genutzt wie „Das Zeugnis wird auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt“. Ändert sich der Vorgesetzte oder wechselt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in eine andere Abteilung, könne man dies im Zwischenzeugnis erwähnen.
„Wir bedauern es sehr, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets gute Mitarbeit“ – eine solche in Arbeitszeugnissen übliche Schlussformel sollten Arbeitgeber für ein Zwischenzeugnis anpassen, da der Mitarbeiter das Unternehmen nicht verlässt. Möglich wäre etwa: „Wir möchten die Gelegenheit nutzen, um Frau Beispiel für die stets sehr gute Mitarbeit zu danken“.
Welche äußere Form muss ein Zwischenzeugnis haben?
Auch hier gelten die gleichen Vorgaben wie bei einem Endzeugnis. Auf das Papier gehört ein Briefkopf, es muss unterschrieben sein. Sofern das Teammitglied damit einverstanden ist, dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber das Zeugnis auch elektronisch ausstellen und signieren.
Arbeitgeber sollten zudem darauf achten, das Zwischenzeugnis im Präsens zu schreiben („Frau Beispiel ist eine engagierte Mitarbeiterin und bringt regelmäßig neue Ideen ein“) – schließlich besteht das Arbeitsverhältnis weiter.
Hat die Bewertung in einem Zwischenzeugnis Auswirkungen auf das endgültige Arbeitszeugnis?
Darf sich die Bewertung in einem Arbeitszeugnis stark von der Bewertung in einem Zwischenzeugnis unterscheiden? Oder muss sie daran anknüpfen? Ob eine so genannte Bindungswirkung besteht, hängt laut Alexander Birkhahn von verschiedenen Faktoren ab, etwa dem Zeitraum, der zwischen den Beurteilungen liegt, oder davon, wer die Beurteilung verfasst hat.
„Grundsätzlich gilt: Ein Zeugnis muss wahr sein“, so Birkhahn. „Wenn ein Arbeitsverhältnis zehn Jahre bestanden hat und das Zwischenzeugnis wurde drei Monate vor Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt, dann gibt es eine Bindungswirkung und die Bewertung müsste ähnlich ausfallen. In den drei Monaten wird sich die gesamte Arbeitsleistung des Arbeitnehmers kaum verschlechtert haben.“
Wenn zwischen den Bewertungen ein längerer Zeitraum liege, aber in der Zwischenzeit nichts Schwerwiegendes vorgefallen sei, bestehe ebenfalls eine Bindungswirkung.
Anders ist es laut Birkhahn, wenn ein Mitarbeiter zehn Jahre im Betrieb war und vor sieben Jahren von einem anderen Vorgesetzten ein Zwischenzeugnis bekommen hat. An diese Beurteilung müsse das Endzeugnis nicht anknüpfen. Auch, wenn ein neuer Vorgesetzter andere Qualitätsvorstellungen habe und den Angestellten anders einschätze, dürfe er seine Bewertung schlechter ausfallen lassen.
Dr. Alexander Birkhahn ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Geschäftsführender Gesellschafter bei der Dornbach Gruppe in Koblenz. Dornbach bietet an 20 Standorten Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung an und betreut vorwiegend mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland.
