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Kennst du das Gefühl, dass dir manchmal alles über den Kopf wächst? Damit bist du nicht allein: Auch der US-amerikanische Bestseller-Autor, Coach und Unternehmer Michael Hyatt fühlt sich manchmal überfordert. Doch er hat eine Lösung parat, um dem Stress möglichst schnell ein Ende zu setzen: In einer Folge seines Podcasts stellt er seinen Vier-Schritte-Plan vor, um der Überforderung Herr zu werden.
Schritt 1: Auf wichtige Aufgaben konzentrieren
Wer überfordert ist, neigt laut Hyatt dazu, möglichst viele Aufgaben gleichzeitig anzupacken. Entsprechend werden die Arbeitstage länger und die Nächte kürzer – und die Stressgefühle immer größer. Hyatts Rat: „Wer sich nicht mehr überfordert fühlen möchte, muss weniger tun, nicht mehr. Wir alle haben begrenzte Kapazitäten, begrenzt viel Zeit und vor allem eine begrenzte emotionale Energie.“
Statt jeden Tag 20 To-dos abzuhaken, solltest du dich auf wenige Aufgaben konzentrieren, die deine Firma wirklich voranbringen. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten also ihre To-do-Liste entschlacken. Hyatt empfiehlt dafür das sogenannte „Braindumping“. Diese Methode hat er selbst häufig genutzt, als seine Firma rasch wuchs und er sich angesichts seines randvollen Kalenders oft gestresst fühlte.
Beim Braindumping setzt man sich mit einem vertrauten Teammitgliedern zusammen und schreibt auf ein Blatt Papier, was einem Sorgen bereitet – sowohl Berufliches als auch Privates. Im nächsten Schritt sortieren beide gemeinsam aus: Welche Aufgaben haben die größte Hebelwirkung? Welche kann man delegieren? Und welche sind vielleicht gar nicht so dringend?
Ein weiterer Vorteil: Seine Sorgen aufzuschreiben, hilft laut Hyatt, den Kopf freizumachen. Oft merke man dann, dass die Aufgaben, die einen besonders stressen, gar nicht so aufwändig sind wie ursprünglich befürchtet.
Schritt 2: Produktivitätskiller identifizieren
Aufgaben, die einem nicht liegen und die keinen Spaß machen, schiebt man gerne vor sich her – das geht auch Michael Hyatt so. Solches Verhalten macht alles aber nur noch schlimmer: Wenn Hyatt prokrastiniere, fühle er sich schnell schuldig und deshalb noch überforderter, erzählt er. Dadurch ersticke er jegliche Produktivität.
Umso wichtiger sei es, solch ungeliebte Aufgaben zu erkennen. Für Hyatt sind das To-dos wie sein E-Mail-Postfach bearbeiten. Die Masse an E-Mails überfordere ihn. Trotzdem hatte er lange das Gefühl, dies selbst erledigen zu müssen.
Hilfe bei Prokrastination Um die größten persönlichen Produktivitätskiller zu identifizieren, hilft laut Hyatt wieder das Braindumping: „Sich mit einem vertrauten Kollegen zusammenzusetzen, der einem sagt ‚Warum machst du überhaupt diese Aufgaben?‘ kann augenöffnend sein und helfen, Dinge in die richtige Perspektive zu rücken“, sagt Hyatt.
Sind die Aufgaben einmal identifiziert, solltest du überlegen, welche du delegieren und welche du streichen kannst. Hyatt: „Wenn man diese Aufgaben los wird, fühlt es sich plötzlich an, als könne man wieder frei atmen.“
Schritt 3: Mehr Aufgaben delegieren
„Manchmal wollen wir sparsam sein, indem wir viel selber machen – doch am Ende kostet genau das Nicht-Delegieren Geld“, sagt Hyatt. Das sei beispielsweise der Fall, wenn eine Führungskraft jede noch so kleine Aufgabe selbst erledigt – weil sie auf einen Assistenten verzichtet, um Geld zu sparen.
Die Folge: Die Zeit für wirklich wichtige Aufgaben fehlt. „Wenn du jemanden für bestimmte Aufgaben anstellen kannst, dem du 20 Dollar die Stunde dafür zahlen, für sich selbst aber 100 Dollar die Stunde abrechnen würdest, ist es nicht sinnvoll, diese Aufgaben selbst zu erledigen“, sagt Hyatt.
Aufgaben abzugeben, kann unheimlich schwerfallen – es lohnt sich aber, denn so verschaffst du dir Zeit für Wichtigeres. Und: Selbst wenn es zu teuer wird, To-dos komplett abzugeben – zumindest ein Teil lässt sich meistens delegieren. Wer sich beispielsweise keine volle Assistentenstelle leisten kann, könnte es Hyatt zufolge auch mit einem virtuellen Assistenten probieren.
Schritt 4: Wichtige Aufgaben terminieren
Wenn der ganze Tag mit Meetings verplant ist, bleibt nur frühmorgens Zeit für andere Aufgaben, nachmittags, wenn Mitarbeitende in den Feierabend verschwinden, oder am Wochenende – und entsprechend steigt das Stresslevel.
Um zu verhindern, dass der Alltag jegliche Zeit für wichtige Aufgaben frisst, empfiehlt Hyatt, sich Termine für Stillarbeit im Kalender zu blockieren. Ein Unternehmer, der sich endlich ein Konzept für eine neue Homepage überlegen will, kann sich beispielsweise vormittags zwei Stunden für eine erste Recherche im Kalender eintragen – mit diesem Termin sollte er so umgehen, als handle es sich dabei um ein Meeting mit anderen. So verhindert der Chef, dass Mitarbeitende ihn zu dieser Zeit mit einer Besprechung verplanen.
