Unternehmer haben verschiedene Optionen, ihre Mitarbeiter an die Firma zu binden. Etwa über ein besseres Gehalt, mehr Kompetenzen oder die Gewährung steuergünstiger Extras. Letztere müssen nicht pauschal für alle Mitarbeiter gleich gestaltet werden. Individuelle Lösungen sind bei den Angestellten oft beliebter – natürlich im Rahmen eines festen Budgets.
Eine für jeden Mitarbeiter maßgeschneiderte Lösung verspricht das aus dem Personalwesen bekannte „Cafeteria-System“: Danach kann jeder Mitarbeiter aus einer Art Menü das steuerfreie Extra wählen, das am besten zu ihm passt.
Die Grundlagen des Cafeteria-Systems
Das Unternehmen bestimmt, was es seinen Mitarbeitern anbietet. Es kann dabei die einzelnen steuergünstigen Leistungen mit Punkten bewerten. Die Angestellten bekommen dann je nach Hierarchieebene ein Punktebudget, das sie für die Auswahl verbrauchen können.
Welches Budget für jeden Mitarbeiter zur Verfügung steht, was ein Punkt umgerechnet in Euro wert ist und wie viele Punkte es sein können, ist nirgendwo in Gesetzen oder Verordnungen festgeschrieben – das ist eine firmenindividuelle und strategische Entscheidung, die zusammen mit einem Steuerberater getroffen werden sollte.
Die einzelnen Angebote können ganz unterschiedlich sein – je nachdem, was sie kosten dürfen. Sie reichen von einer besseren Büroausstattung, einem Arbeitgeberdarlehen bis hin zu Firmenwagen, Direktversicherung oder Zusatzurlaub. Selbst eine betriebliche Altersvorsorge ist möglich.
Cafeteria-System flexibel gestalten
Das „Cafeteria-System“ sollte so gestaltet werden, dass die Mitarbeiter sich immer wieder neu entscheiden dürfen. Schließlich ändern sich die Lebensverhältnisse: Ein Zuschuss zum Kindergartenplatz ist spätestens nach sechs Jahren obsolet, die Wahl könnte dann eher auf einen Firmenwagen fallen.
Wie oft sich die Mitarbeiter umorientieren dürfen, entscheidet der Chef: Jederzeit oder nach einem festen Turnus, etwa zwischen einem und fünf Jahren. Je länger die Periode ist, desto weniger Verwaltungsaufwand bedeutet das für die Firma, allerdings sinkt dann auch die Anreizwirkung des Modells auf die Mitarbeiter.
Achtung: Entscheiden sich Angestellte für die Zuwendung einer betrieblichen Altersvorsorge, kann das später nicht mehr revidiert werden.
Wie viele Steuern kostet das Cafeteria-System?
Im letzten Schritt müssen die steuerlichen Folgen berücksichtigt werden. Manches können die Unternehmen steuer- und sozialabgabenfrei anbieten (zu steuerfreien Arbeitgeberleistungen vgl. impulse 7/14), so zum Beispiel Programme zur Gesundheitsförderung, bei denen pro Kopf und Jahr bis zu 500 Euro Zuschuss steuerfrei sind. Ebenso abgabenbefreit ist der Zuschuss zum Kindergartenplatz.
Andere Angebote wie eine Zusatzkrankenversicherung kosten das Unternehmen eine pauschale Steuer plus Sozialabgaben. Ebenso steuer- und sozialabgabenpflichtig sind Firmenwagen (nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung). Die staatlichen Abgaben der Firma für einzelne Leistungen sollten der Gleichbehandlung wegen schon bei der Punktebewertung berücksichtigt werden.
Privatnutzung von Dienstwagen 
