Abgelenkte Mitarbeiter: Die 4 größten Produktivitätskiller

Abgelenkte Mitarbeiter

Die 4 größten Produktivitätskiller

Es ist wie verhext: Ein Mitarbeiter braucht Tage für eine kleine Aufgabe. Warum ist der bloß so langsam? Die vier schlimmsten Produktivitätskiller – und was Sie als Chef dagegen unternehmen können.

6. Juni 2018, 06:00 Uhr, von Lisa Büntemeyer

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Steht auf Ihrem Schreibtisch noch ein Telefon aus Großmutters Zeiten? Dann ist es Zeit für einen Austausch - solch veraltete Technik kann nämlich ein echter Produktivitätskiller sein.

Können Sie acht Stunden am Tag durchgehend produktiv arbeiten? Wenn Sie mit Ja antworten, flunkern Sie entweder – oder sind eine absolute Ausnahme.

Ihren Mitarbeitern dürfte es genauso gehen: Vermeintlich kleine Aufgaben ziehen sich über Stunden oder Tage hin, etwa weil der redselige Kollege dazwischenfunkt, dringende Meetings anstehen, Anrufe ablenken oder auch mal ein lustiges Katzenvideo die Arbeit unterbricht.

Doch was sind die größten Produktivitätskiller? Fragt man Arbeitnehmer, ist es nicht das Smartphone oder soziale Netzwerke – Schuld ist vor allem der Chef. Das zeigt eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Opinion Matters im Auftrag des IT-Dienstleisters ADP: Das Marktforschungsinstitut hat fast 10.000 Arbeitnehmer in acht europäischen Ländern befragt, mehr als davon 1300 aus verschiedensten Branchen in Deutschland. Fast jeder dritte Befragte gab an, dass er nur gelegentlich oder nie richtig produktiv arbeiten kann.

Das ist die Top 4 der größten Produktivitätskiller in deutschen Unternehmen:

Produktivitätskiller Nummer 1: Ineffiziente Systeme und Prozesse

Die Ablenkungssieger in deutschen Büros: ineffiziente Arbeitsabläufe. 19,6 Prozent der deutschen Arbeitnehmer gab an, dass inneffiziente Systeme und Prozesse sie von der Arbeit abhalten. Wenn sich beispielsweise ein Grafiker, bevor er ein Projekt beginnt, erstmal das Okay von seinem Teamchef, dessen Chef, den Kollegen im Marketing, dem Abteilungsleiter und dem Unternehmenschef einholen muss, zögert das die Arbeit unnötig hinaus – und nervt den Grafiker.

So eliminieren Sie den Produktivitätskiller

Stellen Sie klare Regeln für Prozesse auf: Sollen Mitarbeiter sich mit Problemen direkt an Sie wenden? Wer ist der richtige Ansprechpartner, wenn es um das Budget für neue Projekte geht? An wen sollen die Angestellten Kundenbeschwerden weiterleiten? Und weniger kleinteilig: Welche Ziele soll das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeiter in diesem Jahr erreichen? Und wie? Wie messen Sie, ob Sie diese Ziele erreichen?

Auch digitale Tools können helfen, veraltete Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Produktivitätskiller Nummer 2: Veraltete Technologie

19 Prozent der Angestellten empfinden veraltete Technologie als Produktivitätskiller Nummer eins. Kein Wunder: Wer arbeitet schon gerne mit Rechnern, die fünf Minuten zum Hochfahren brauchen?

So eliminieren Sie den Produktivitätskiller

Raus mit quadratischen Monitoren und Rechnern, auf denen noch Windows XP läuft. In neue Technik zu investieren kostet zwar viel Geld, lohnt sich aber: Denn neue Computer schonen Nerven und sparen Zeit.

Ein Beispiel: Ein 20-köpfiges Team bekommt neue Computer und kann jeden Morgen drei Minuten früher mit der Arbeit beginnen, weil die Geräte schneller starten. In einem Monat gewinnt das gesamte Team so 20 Stunden mehr Arbeitszeit. Und ganz nebenbei macht es auch mehr Spaß, an schnelleren Rechnern zu arbeiten.

Dasselbegilt für Telefone, die Sie bei Ebay als „Vintage“ verkaufen könnten: weg mit alten Geräten, die zwischendurch eigenständig auflegen, deren Tasten abgegriffen sind oder die Nummern nur bruchstückhaft anzeigen.

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Produktivitätskiller Nummer 3: Schlechtes Management

Fast jeder fünfte Befragte nannte schlechtes Management als den größten Produktivitätskiller – also den Chef. Grund können verschiedene Führungsfehler sein: Der Chef überfrachtet einen Mitarbeiter mit To-dos, unterfordert dafür andere oder will sich bei Entscheidungen einfach nicht festlegen. Das kann dazu führen, dass Angestellte tagelang an einem Projekt arbeiten, das der Chef wieder über Bord wirft.

So eliminieren Sie den Produktivitätskiller

Bleiben Sie Ihren Entscheidungen und Anweisungen treu. Wer sich ständig umentscheidet, belastet Mitarbeiter unnötig, verschwendet ihre Zeit und sorgt für schlechte Stimmung.

Wenn Sie Aufgaben delegieren, machen Sie es richtig: Sprechen Sie klar ab, was Sie bis wann erwarten. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter die Aufgaben erledigen oder im Zweifelsfall um Hilfe bitten – und kontrollieren Sie nicht jeden Arbeitsschritt oder fragen ständig nach, wie es läuft. Solche Mikro-Manager frustrieren Angestellte und geben ihnen das Gefühl, nicht selbstständig entscheiden zu können und keine Fehler machen zu dürfen.

Produktivitätskiller Nummer 4: Geschwätzige Kollegen

Der eine erzählt jedes Detail seines Wochenendtrips- an die Ostsee, die andere reißt ständig Witze und zeigt lustige Youtube-Videos, ein dritter Kollege präsentiert stolz Fotos seines Neugeborenen. 16 Prozent der Befragten gaben an, dass geschwätzige Kollegen sie am meisten von der Arbeit abhalten.

So eliminieren Sie den Produktivitätskiller

Einen Plausch zwischendurch können Sie schlecht verbieten – schließlich sorgt es für gute Stimmung im Team, wenn die Mitarbeiter sich verstehen. Dann kommen die Angestellten gerne zur Arbeit und sind motivierter.

Aber natürlich sollte der Small Talk zwischendurch nicht überhandnehmen. Damit Ihr Team konzentriert arbeiten kann, könnten Sie eine Stillarbeitszeit einführen. Legen Sie beispielsweise fest, dass montags und mittwochs zwischen 9 und 12 Uhr die Telefone ausgeschaltet bleiben, E-Mails ignoriert und Kollegen nicht gestört werden dürfen.

Oder richten Sie einen Raum ein, in den sich Mitarbeiter zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen können. Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein Angestellter seine Kollegen besonders häufig ablenkt, sollten Sie das Gespräch suchen.

Können Sie acht Stunden am Tag durchgehend produktiv arbeiten? Wenn Sie mit Ja antworten, flunkern Sie entweder – oder sind eine absolute Ausnahme. Ihren Mitarbeitern dürfte es genauso gehen: Vermeintlich kleine Aufgaben ziehen sich über Stunden oder Tage hin, etwa weil der redselige Kollege dazwischenfunkt, dringende Meetings anstehen, Anrufe ablenken oder auch mal ein lustiges Katzenvideo die Arbeit unterbricht. Doch was sind die größten Produktivitätskiller? Fragt man Arbeitnehmer, ist es nicht das Smartphone oder soziale Netzwerke – Schuld ist vor allem der Chef. Das zeigt eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Opinion Matters im Auftrag des IT-Dienstleisters ADP: Das Marktforschungsinstitut hat fast 10.000 Arbeitnehmer in acht europäischen Ländern befragt, mehr als davon 1300 aus verschiedensten Branchen in Deutschland. Fast jeder dritte Befragte gab an, dass er nur gelegentlich oder nie richtig produktiv arbeiten kann. Das ist die Top 4 der größten Produktivitätskiller in deutschen Unternehmen: Produktivitätskiller Nummer 1: Ineffiziente Systeme und Prozesse Die Ablenkungssieger in deutschen Büros: ineffiziente Arbeitsabläufe. 19,6 Prozent der deutschen Arbeitnehmer gab an, dass inneffiziente Systeme und Prozesse sie von der Arbeit abhalten. Wenn sich beispielsweise ein Grafiker, bevor er ein Projekt beginnt, erstmal das Okay von seinem Teamchef, dessen Chef, den Kollegen im Marketing, dem Abteilungsleiter und dem Unternehmenschef einholen muss, zögert das die Arbeit unnötig hinaus – und nervt den Grafiker. So eliminieren Sie den Produktivitätskiller Stellen Sie klare Regeln für Prozesse auf: Sollen Mitarbeiter sich mit Problemen direkt an Sie wenden? Wer ist der richtige Ansprechpartner, wenn es um das Budget für neue Projekte geht? An wen sollen die Angestellten Kundenbeschwerden weiterleiten? Und weniger kleinteilig: Welche Ziele soll das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeiter in diesem Jahr erreichen? Und wie? Wie messen Sie, ob Sie diese Ziele erreichen? Auch digitale Tools können helfen, veraltete Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Produktivitätskiller Nummer 2: Veraltete Technologie 19 Prozent der Angestellten empfinden veraltete Technologie als Produktivitätskiller Nummer eins. Kein Wunder: Wer arbeitet schon gerne mit Rechnern, die fünf Minuten zum Hochfahren brauchen? So eliminieren Sie den Produktivitätskiller Raus mit quadratischen Monitoren und Rechnern, auf denen noch Windows XP läuft. In neue Technik zu investieren kostet zwar viel Geld, lohnt sich aber: Denn neue Computer schonen Nerven und sparen Zeit. Ein Beispiel: Ein 20-köpfiges Team bekommt neue Computer und kann jeden Morgen drei Minuten früher mit der Arbeit beginnen, weil die Geräte schneller starten. In einem Monat gewinnt das gesamte Team so 20 Stunden mehr Arbeitszeit. Und ganz nebenbei macht es auch mehr Spaß, an schnelleren Rechnern zu arbeiten. Dasselbegilt für Telefone, die Sie bei Ebay als „Vintage“ verkaufen könnten: weg mit alten Geräten, die zwischendurch eigenständig auflegen, deren Tasten abgegriffen sind oder die Nummern nur bruchstückhaft anzeigen. Produktivitätskiller Nummer 3: Schlechtes Management Fast jeder fünfte Befragte nannte schlechtes Management als den größten Produktivitätskiller – also den Chef. Grund können verschiedene Führungsfehler sein: Der Chef überfrachtet einen Mitarbeiter mit To-dos, unterfordert dafür andere oder will sich bei Entscheidungen einfach nicht festlegen. Das kann dazu führen, dass Angestellte tagelang an einem Projekt arbeiten, das der Chef wieder über Bord wirft. So eliminieren Sie den Produktivitätskiller Bleiben Sie Ihren Entscheidungen und Anweisungen treu. Wer sich ständig umentscheidet, belastet Mitarbeiter unnötig, verschwendet ihre Zeit und sorgt für schlechte Stimmung. Wenn Sie Aufgaben delegieren, machen Sie es richtig: Sprechen Sie klar ab, was Sie bis wann erwarten. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter die Aufgaben erledigen oder im Zweifelsfall um Hilfe bitten – und kontrollieren Sie nicht jeden Arbeitsschritt oder fragen ständig nach, wie es läuft. Solche Mikro-Manager frustrieren Angestellte und geben ihnen das Gefühl, nicht selbstständig entscheiden zu können und keine Fehler machen zu dürfen. Produktivitätskiller Nummer 4: Geschwätzige Kollegen Der eine erzählt jedes Detail seines Wochenendtrips- an die Ostsee, die andere reißt ständig Witze und zeigt lustige Youtube-Videos, ein dritter Kollege präsentiert stolz Fotos seines Neugeborenen. 16 Prozent der Befragten gaben an, dass geschwätzige Kollegen sie am meisten von der Arbeit abhalten. So eliminieren Sie den Produktivitätskiller Einen Plausch zwischendurch können Sie schlecht verbieten – schließlich sorgt es für gute Stimmung im Team, wenn die Mitarbeiter sich verstehen. Dann kommen die Angestellten gerne zur Arbeit und sind motivierter. Aber natürlich sollte der Small Talk zwischendurch nicht überhandnehmen. Damit Ihr Team konzentriert arbeiten kann, könnten Sie eine Stillarbeitszeit einführen. Legen Sie beispielsweise fest, dass montags und mittwochs zwischen 9 und 12 Uhr die Telefone ausgeschaltet bleiben, E-Mails ignoriert und Kollegen nicht gestört werden dürfen. Oder richten Sie einen Raum ein, in den sich Mitarbeiter zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen können. Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein Angestellter seine Kollegen besonders häufig ablenkt, sollten Sie das Gespräch suchen.