Wenn ein Mitarbeiter trauert: Wie Sie angemessen reagieren

Wenn ein Mitarbeiter trauert

Wie Sie nach einem Schicksalsschlag für Kollegen da sein können

Der Tod gehört zum Leben. Doch wenn ein Mitarbeiter trauert, wissen Führungskräfte oft nicht, wie sie damit umgehen sollen. Zwei Expertinnen geben Rat.

17. August 2023, 09:00 Uhr, von Lisa Büntemeyer

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Inhalt: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Wie fängt man trauernde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst gut auf? Sollte man auf sie zugehen? Wollen sie überhaupt darüber reden? Wäre es vielleicht doch am besten, einfach weiterzumachen wie zuvor?

Ein Patentrezept, wie man mit Trauernden umgeht, gibt es leider nicht. Mancher verliert unerwartet seinen Partner und schafft es, die Trauer gut zu verarbeiten. Andere stürzen durch den Tod ihres Hundes in eine Lebenskrise. „Jeder Trauerfall ist individuell“, sagt Barbara Koch, Personalchefin der Handwerkskammer Koblenz. Koch und ihre Kollegen haben ein Notfalltelefon eingerichtet: Trauernde selbst können dort anrufen, aber auch deren Kollegen oder Vorgesetzte finden Rat, wenn sie unsicher sind, wie sie klug reagieren können. Koch berät am Telefon und vermittelt Kontakte zu Psychologen, Ärzten und Trauerbegleitern – diese können dann vor Ort helfen.

Koch sagt: Es gibt zwar keinen Leitfaden, wie man mit Trauernden am besten umgeht. Aber es gibt Erfahrungswerte, was man sinnvollerweise tun kann – und was man besser vermeidet.

Was sage ich beim ersten Kontakt zum Trauernden?

Sobald Sie vom Trauerfall erfahren, drücken Sie Ihre Anteilnahme aus. Das Mindestmaß, so Barbara Koch, ist ein Kondolenzschreiben. „Das darf dann nicht nullachtfünfzehn sein“, sagt Koch. „Es sollte auch drinstehen: ‚Kommen Sie gerne auf uns zu. Wir unterstützen Sie.‘ Und dann kommt der Mitarbeiter in der Regel auch.“

Wenn Sie ein besonders gutes und vertrautes Verhältnis zum Mitarbeiter haben, können Sie ihn auch besuchen. Stehen nicht Sie, sondern ein anderer Angestellter dem Kollegen besonders nahe, können Sie diesen fragen, ob er bei seinem Kollegen vorbeigehen möchte.

Die Expertinnen

Barbara Koch ist Personalleiterin der Handwerkskammer Koblenz. Seit 2009 beschäftigt sie sich mit dem Thema "Trauerbegleitung am Arbeitsplatz" und berät Trauernde - aber auch deren Kollegen oder Chefs, wenn sie sich unsicher sind, wie sie mit dem Verlust ihrer Mitarbeiter umgehen sollen.

Mirriam Prieß ist Ärztin und Psychotherapeutin. Seit 2005 berät sie Unternehmen und coacht Führungskräften in den Bereichen Krisenmanagement, Prävention und Konfliktlösungen.

Welches Maß an Fürsorge ist angemessen?

Kommt der Mitarbeiter wieder zur Arbeit, sollten Sie nicht jeden Tag nachfragen, wie es ihm geht, sagt Mirriam Prieß. Die Ärztin und Psychotherapeutin hilft Führungskräften, klug damit umzugehen, wenn Mitarbeiter in Krisensituationen geraten. Die Frage: „Wie geht es Dir?“ ist ohnehin fehl am Platz. Denn wie soll es einem schon gehen, wenn man gerade einen geliebten Menschen verloren hat? Besser ist es zu fragen: „Wie geht es Dir heute?“ – denn so zeigt man, dass man verstanden hat, dass sich der Trauernde gerade von Tag zu Tag hangelt.

Genauso wenig sollten Sie den Betroffenen dazu drängen, detailliert zu berichten, warum oder wie der Angehörige gestorben ist. Wenn der Mitarbeiter aber von sich aus erzählt, dann hören Sie zu.

Was das richtige Maß an Fürsorge ist, hängt ganz vom Mitarbeiter ab: Während sich manche direkt in die Arbeit stürzen, brauchen andere Raum, um sich zurückzuziehen, und möchten erst einmal nicht mit Arbeit überschüttet werden. Prieß rät: „Wenn der Trauernde Ihnen Grenzen aufzeigt, halten Sie diese ein.“ Sagt er ihnen beispielsweise, er möchte nicht auf den Verlust angesprochen werden, sollten Sie das akzeptieren.

Was nicht geht: den Trauerfall komplett ignorieren. „Wenn der Trauernde wieder zur Arbeit kommt, auf keinen Fall business as usual machen“, sagt Barbara Koch. Sprechen Sie Ihr Beileid aus und fragen Sie, wie Sie helfen können.

Welche Hilfe kann ich als Chef anbieten?

Sie können den Mitarbeiter beispielsweise ein paar Tage lang von der Arbeit freistellen – oder ihm vorübergehend flexiblere Arbeitszeiten anbieten, sagt Koch. Denn je nachdem, wer gestorben ist, muss Ihr Mitarbeiter jetzt viel organisieren: Angehörige und Versicherungen über den Tod benachrichtigen, die Beerdigung organisieren, eine Wohnung auflösen, sich um Kinder kümmern. Schon mit kleinen Angeboten können Sie dem Mitarbeiter zeigen, dass Sie ihn wertschätzen und verstehen, worum sich sein Leben gerade dreht.

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Was sollte ich NICHT sagen?

Auch wenn es kein Patentrezept gibt, wie man mit Trauernden umgeht, so gibt es doch Sätze, die man sich verkneifen sollte.

Sparen Sie sich Kommentare wie „Das Leben geht weiter“ oder „Du wirst schon darüber hinwegkommen“. Das wissen Sie nicht!
Versuchen Sie auch nicht, den Trauernden mit Erzählungen aus Ihrem eigenen Leben abzulenken. Das wird nicht funktionieren.
Versuchen Sie nicht, etwas positiv zu sehen, was nicht positiv ist, etwa durch Sätze wie: „Es war Gottes Wille.“ Oder: „Ihrem Vater geht es jetzt besser, nun hat er keine Schmerzen mehr.“ Oder: „Ihr Mutter hatte doch kein Leben mehr, jetzt ist sie erlöst.“ Mit solchen Sätzen sprechen Sie Ihrem Gegenüber das Recht ab, zu trauern.

Wie viel Zeit sollte ich dem Trauernden geben?

Wer jemanden verloren hat, ist möglicherweise beim Arbeiten zunächst nicht ganz bei der Sache: Er macht Fehler, fängt unter Druck oder bei Kritik an zu weinen oder ist ständig krank. Manche fangen sich schnell wieder, andere können auch Wochen oder Monate später noch nicht ihre normale Leistung abrufen. „Trauer braucht Zeit“, sagt Barbara Koch. Sie sollten nicht erwarten, dass Trauernde nach ein paar Wochen wieder genauso ticken wie vorher.

Damit die Probleme des Mitarbeiters den Betrieb nicht belasten, sollten Chefs das Gespräch suchen. Mirriam Prieß rät: „Gehen Sie in den Dialog. Sprechen Sie das Problem offen unter vier Augen an und äußern Sie Ihre Sorge um Ihren Mitarbeiter. Sie sollten fragen, was Sie tun können.“ Belassen Sie es nicht bei einem Gespräch, sondern sprechen Sie Ihren Mitarbeiter nach einigen Wochen noch einmal an – und reden Sie darüber, ob sich etwas geändert hat. Es ist wichtig, im Dialog zu bleiben.

Doch bei manchen Trauernden dauert es Jahre, bis sie mit ihrer Trauer besser umgehen können. Verkneifen Sie sich Kommentare wie „Jetzt muss es doch langsam mal wieder gut sein“ – auch wenn Sie das denken. Trauer ist für jeden anders, Druck wird gegen Trauer nicht helfen. Wenn sich ein Mitarbeiter nicht selbst aus der Krise befreien kann, braucht er womöglich professionelle Hilfe. „Als Chef kann man dann durchaus vorschlagen, dass sich der Mitarbeiter Hilfe sucht – also zum Arzt geht oder zum Therapeuten“, sagt Prieß.

Es klingt selbstverständlich, auf einen trauernden Mitarbeiter Rücksicht zu nehmen und zu akzeptieren, dass er sich nicht immer zusammenreißen kann. Doch Barbara Koch weiß, wie wenig Empathie manche Trauernde erfahren: So berichtet sie, dass eine Arbeitnehmerin das Notfalltelefon der Handwerkskammer angerufen hatte, als es für eine Beratung schon zu spät war; sie hatte ihren Job bereits gekündigt, weil ihre Kollegen und Vorgesetzten ihre Trauer um ihren Vater nicht ernst genommen hatten. Im Büro wurde ihr zunächst vorgeworfen, sie habe sich einen schlechten Zeitpunkt zum Trauern „ausgesucht“. Als sie zur Trauerbewältigung zur Kur fuhr, bezeichneten Kollegen das als Urlaub. Zurück im Büro konnte sie diese Behandlung nicht mehr ertragen – und kündigte.

Wie kann ich mein Team vorbereiten?

Wenn Sie vom Trauerfall erfahren, sprechen Sie mit Ihrem Team – denn Ihre Angestellten haben im Arbeitsalltag möglicherweise mehr mit dem Trauernden zu tun als Sie selbst und sind unsicher, wie sie mit der Situation umgehen sollen.

Welche gesetzlichen Regelungen für Sonderurlaub gelten im Trauerfall?

Stirbt ein naher Verwandter, hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich ein Recht auf Sonderurlaub: Laut Paragraf 616 BGB wird er „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert“. Sonderurlaub wird bezahlt und darf dem Angestellten nicht vom Jahresurlaub abgezogen werden.

Wie lange Angestellte im Trauerfall von der Arbeit freigestellt werden, hängt vom Verwandtschaftsgrad ab: Sterben Ehepartner oder Kinder, sind drei bis vier Tage üblich; beim Tod eines Elternteils werden im Regelfall ein bis zwei Tage Sonderurlaub gewährt. Dasselbe gilt, wenn Angestellte Geschwister, den Lebenspartner oder Enkelkinder verlieren. In Arbeitsverträgen und Tarifverträgen können ergänzende Regelungen zum Sonderurlaub stehen.

Natürlich können Sie Ihre Mitarbeiter in Trauerfällen auch länger von der Arbeit freistellen – und auch Sonderurlaub gewähren, wenn Freunde, Cousins, Tante oder Onkel sterben (ein Anspruch laut Paragraf 616 BGB entsteht in diesen Fällen nicht).

Wo finde ich Unterstützung?

Sollten Sie bei einem Trauerfall Beratung oder Hilfe benötigen, können Sie das Notfalltelefon der Handwerkskammer Koblenz nutzen – auch, wenn Sie nicht selbst von einem Verlust betroffen sind: 0261 398 141
Die Handwerkskammer Koblenz hat zusammen mit der Universität Bonn eine Handlungshilfe mit Tipps zum Umgang mit Trauernden zusammengestellt.
Möchten Sie die Hilfe von professionellen Trauerbegleitern in Anspruch nehmen, finden Sie Kontaktdaten beim Bundesverband der Trauerbegleitung. Ehrenamtliche Trauerbegleiter finden Sie in Kirchen oder bei Wohlfahrtsverbänden wie den Maltesern oder Johannitern.
Der Bundesverband der Trauerbegleitung hat eine Literaturliste zu Trauer und konkreten Trauersituationen zusammengestellt – die Bücher informieren zum Beispiel über Trauerphasen, Selbstmord eines Familienangehörigen oder den Verlust eines Kindes.
Wenn Sie Ihre Sorgen telefonisch äußern möchten, können Sie das anonym bei der Telefonseelsorge tun. Hier erreichen Sie rund um die Uhr ausgebildete Telefonseelsorger: 0800/111 0 111 · 0800/111 0 222 oder 116 123, per Mail und Chat auch unter online.telefonseelsorge.de.

Es gibt Situationen, auf die wird kein Führungsseminar vorbereitet. Wenn eine Mitarbeiterin ihren Mann verliert, wenn die Mutter oder der Vater eines Mitarbeiters stirbt oder sogar ein Kind, dann ist das für alle eine Herausforderung: für den Trauernden selbst natürlich, für die Kollegen, für die Führungskraft. Wie fängt man trauernde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst gut auf? Sollte man auf sie zugehen? Wollen sie überhaupt darüber reden? Wäre es vielleicht doch am besten, einfach weiterzumachen wie zuvor? Ein Patentrezept, wie man mit Trauernden umgeht, gibt es leider nicht. Mancher verliert unerwartet seinen Partner und schafft es, die Trauer gut zu verarbeiten. Andere stürzen durch den Tod ihres Hundes in eine Lebenskrise. "Jeder Trauerfall ist individuell“, sagt Barbara Koch, Personalchefin der Handwerkskammer Koblenz. Koch und ihre Kollegen haben ein Notfalltelefon eingerichtet: Trauernde selbst können dort anrufen, aber auch deren Kollegen oder Vorgesetzte finden Rat, wenn sie unsicher sind, wie sie klug reagieren können. Koch berät am Telefon und vermittelt Kontakte zu Psychologen, Ärzten und Trauerbegleitern - diese können dann vor Ort helfen. Koch sagt: Es gibt zwar keinen Leitfaden, wie man mit Trauernden am besten umgeht. Aber es gibt Erfahrungswerte, was man sinnvollerweise tun kann – und was man besser vermeidet. Was sage ich beim ersten Kontakt zum Trauernden? Sobald Sie vom Trauerfall erfahren, drücken Sie Ihre Anteilnahme aus. Das Mindestmaß, so Barbara Koch, ist ein Kondolenzschreiben. "Das darf dann nicht nullachtfünfzehn sein", sagt Koch. "Es sollte auch drinstehen: ‚Kommen Sie gerne auf uns zu. Wir unterstützen Sie.‘ Und dann kommt der Mitarbeiter in der Regel auch." Wenn Sie ein besonders gutes und vertrautes Verhältnis zum Mitarbeiter haben, können Sie ihn auch besuchen. Stehen nicht Sie, sondern ein anderer Angestellter dem Kollegen besonders nahe, können Sie diesen fragen, ob er bei seinem Kollegen vorbeigehen möchte. Welches Maß an Fürsorge ist angemessen? Kommt der Mitarbeiter wieder zur Arbeit, sollten Sie nicht jeden Tag nachfragen, wie es ihm geht, sagt Mirriam Prieß. Die Ärztin und Psychotherapeutin hilft Führungskräften, klug damit umzugehen, wenn Mitarbeiter in Krisensituationen geraten. Die Frage: „Wie geht es Dir?“ ist ohnehin fehl am Platz. Denn wie soll es einem schon gehen, wenn man gerade einen geliebten Menschen verloren hat? Besser ist es zu fragen: „Wie geht es Dir heute?“ – denn so zeigt man, dass man verstanden hat, dass sich der Trauernde gerade von Tag zu Tag hangelt. Genauso wenig sollten Sie den Betroffenen dazu drängen, detailliert zu berichten, warum oder wie der Angehörige gestorben ist. Wenn der Mitarbeiter aber von sich aus erzählt, dann hören Sie zu. Was das richtige Maß an Fürsorge ist, hängt ganz vom Mitarbeiter ab: Während sich manche direkt in die Arbeit stürzen, brauchen andere Raum, um sich zurückzuziehen, und möchten erst einmal nicht mit Arbeit überschüttet werden. Prieß rät: "Wenn der Trauernde Ihnen Grenzen aufzeigt, halten Sie diese ein." Sagt er ihnen beispielsweise, er möchte nicht auf den Verlust angesprochen werden, sollten Sie das akzeptieren. Was nicht geht: den Trauerfall komplett ignorieren. "Wenn der Trauernde wieder zur Arbeit kommt, auf keinen Fall business as usual machen", sagt Barbara Koch. Sprechen Sie Ihr Beileid aus und fragen Sie, wie Sie helfen können. Welche Hilfe kann ich als Chef anbieten? Sie können den Mitarbeiter beispielsweise ein paar Tage lang von der Arbeit freistellen - oder ihm vorübergehend flexiblere Arbeitszeiten anbieten, sagt Koch. Denn je nachdem, wer gestorben ist, muss Ihr Mitarbeiter jetzt viel organisieren: Angehörige und Versicherungen über den Tod benachrichtigen, die Beerdigung organisieren, eine Wohnung auflösen, sich um Kinder kümmern. Schon mit kleinen Angeboten können Sie dem Mitarbeiter zeigen, dass Sie ihn wertschätzen und verstehen, worum sich sein Leben gerade dreht. Was sollte ich NICHT sagen? Auch wenn es kein Patentrezept gibt, wie man mit Trauernden umgeht, so gibt es doch Sätze, die man sich verkneifen sollte. Sparen Sie sich Kommentare wie „Das Leben geht weiter“ oder „Du wirst schon darüber hinwegkommen". Das wissen Sie nicht! Versuchen Sie auch nicht, den Trauernden mit Erzählungen aus Ihrem eigenen Leben abzulenken. Das wird nicht funktionieren. Versuchen Sie nicht, etwas positiv zu sehen, was nicht positiv ist, etwa durch Sätze wie: "Es war Gottes Wille." Oder: "Ihrem Vater geht es jetzt besser, nun hat er keine Schmerzen mehr." Oder: „Ihr Mutter hatte doch kein Leben mehr, jetzt ist sie erlöst.“ Mit solchen Sätzen sprechen Sie Ihrem Gegenüber das Recht ab, zu trauern. Wie viel Zeit sollte ich dem Trauernden geben? Wer jemanden verloren hat, ist möglicherweise beim Arbeiten zunächst nicht ganz bei der Sache: Er macht Fehler, fängt unter Druck oder bei Kritik an zu weinen oder ist ständig krank. Manche fangen sich schnell wieder, andere können auch Wochen oder Monate später noch nicht ihre normale Leistung abrufen. "Trauer braucht Zeit", sagt Barbara Koch. Sie sollten nicht erwarten, dass Trauernde nach ein paar Wochen wieder genauso ticken wie vorher. Damit die Probleme des Mitarbeiters den Betrieb nicht belasten, sollten Chefs das Gespräch suchen. Mirriam Prieß rät: „Gehen Sie in den Dialog. Sprechen Sie das Problem offen unter vier Augen an und äußern Sie Ihre Sorge um Ihren Mitarbeiter. Sie sollten fragen, was Sie tun können.“ Belassen Sie es nicht bei einem Gespräch, sondern sprechen Sie Ihren Mitarbeiter nach einigen Wochen noch einmal an – und reden Sie darüber, ob sich etwas geändert hat. Es ist wichtig, im Dialog zu bleiben. Doch bei manchen Trauernden dauert es Jahre, bis sie mit ihrer Trauer besser umgehen können. Verkneifen Sie sich Kommentare wie „Jetzt muss es doch langsam mal wieder gut sein“ – auch wenn Sie das denken. Trauer ist für jeden anders, Druck wird gegen Trauer nicht helfen. Wenn sich ein Mitarbeiter nicht selbst aus der Krise befreien kann, braucht er womöglich professionelle Hilfe. „Als Chef kann man dann durchaus vorschlagen, dass sich der Mitarbeiter Hilfe sucht – also zum Arzt geht oder zum Therapeuten“, sagt Prieß. Es klingt selbstverständlich, auf einen trauernden Mitarbeiter Rücksicht zu nehmen und zu akzeptieren, dass er sich nicht immer zusammenreißen kann. Doch Barbara Koch weiß, wie wenig Empathie manche Trauernde erfahren: So berichtet sie, dass eine Arbeitnehmerin das Notfalltelefon der Handwerkskammer angerufen hatte, als es für eine Beratung schon zu spät war; sie hatte ihren Job bereits gekündigt, weil ihre Kollegen und Vorgesetzten ihre Trauer um ihren Vater nicht ernst genommen hatten. Im Büro wurde ihr zunächst vorgeworfen, sie habe sich einen schlechten Zeitpunkt zum Trauern "ausgesucht". Als sie zur Trauerbewältigung zur Kur fuhr, bezeichneten Kollegen das als Urlaub. Zurück im Büro konnte sie diese Behandlung nicht mehr ertragen - und kündigte. Wie kann ich mein Team vorbereiten? Wenn Sie vom Trauerfall erfahren, sprechen Sie mit Ihrem Team - denn Ihre Angestellten haben im Arbeitsalltag möglicherweise mehr mit dem Trauernden zu tun als Sie selbst und sind unsicher, wie sie mit der Situation umgehen sollen. [mehr-zum-thema] Für das Team gilt dasselbe wie für Sie: Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie ihr Beileid aussprechen sollten und den Todesfall nicht ignorieren dürfen. Außerdem können Sie Ihrem Team empfehlen, den Kollegen zu fragen, wie sie ihn entlasten können. "Wichtig ist, dass der Betroffene nicht plötzlich gemieden wird", sagt Prieß. Welche gesetzlichen Regelungen für Sonderurlaub gelten im Trauerfall? Stirbt ein naher Verwandter, hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich ein Recht auf Sonderurlaub: Laut Paragraf 616 BGB wird er "für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert". Sonderurlaub wird bezahlt und darf dem Angestellten nicht vom Jahresurlaub abgezogen werden. Wie lange Angestellte im Trauerfall von der Arbeit freigestellt werden, hängt vom Verwandtschaftsgrad ab: Sterben Ehepartner oder Kinder, sind drei bis vier Tage üblich; beim Tod eines Elternteils werden im Regelfall ein bis zwei Tage Sonderurlaub gewährt. Dasselbe gilt, wenn Angestellte Geschwister, den Lebenspartner oder Enkelkinder verlieren. In Arbeitsverträgen und Tarifverträgen können ergänzende Regelungen zum Sonderurlaub stehen. Natürlich können Sie Ihre Mitarbeiter in Trauerfällen auch länger von der Arbeit freistellen - und auch Sonderurlaub gewähren, wenn Freunde, Cousins, Tante oder Onkel sterben (ein Anspruch laut Paragraf 616 BGB entsteht in diesen Fällen nicht). Wo finde ich Unterstützung? Sollten Sie bei einem Trauerfall Beratung oder Hilfe benötigen, können Sie das Notfalltelefon der Handwerkskammer Koblenz nutzen - auch, wenn Sie nicht selbst von einem Verlust betroffen sind: 0261 398 141 Die Handwerkskammer Koblenz hat zusammen mit der Universität Bonn eine Handlungshilfe mit Tipps zum Umgang mit Trauernden zusammengestellt. Möchten Sie die Hilfe von professionellen Trauerbegleitern in Anspruch nehmen, finden Sie Kontaktdaten beim Bundesverband der Trauerbegleitung. Ehrenamtliche Trauerbegleiter finden Sie in Kirchen oder bei Wohlfahrtsverbänden wie den Maltesern oder Johannitern. Der Bundesverband der Trauerbegleitung hat eine Literaturliste zu Trauer und konkreten Trauersituationen zusammengestellt - die Bücher informieren zum Beispiel über Trauerphasen, Selbstmord eines Familienangehörigen oder den Verlust eines Kindes. Wenn Sie Ihre Sorgen telefonisch äußern möchten, können Sie das anonym bei der Telefonseelsorge tun. Hier erreichen Sie rund um die Uhr ausgebildete Telefonseelsorger: 0800/111 0 111 · 0800/111 0 222 oder 116 123, per Mail und Chat auch unter online.telefonseelsorge.de.