Moderationszyklus Mit diesen 6 Schritten wird Ihr nächstes Meeting ein Erfolg

Ihre Meetings verlaufen oft chaotisch und am Ende gibt es mehr Fragen als Antworten? Mit den sechs Phasen des Moderationszyklus können Sie Ihre Besprechungen strukturieren und Termine produktiver machen.

Moderationszyklus

© Marie Maerz/photocase

Besprechungen gelten oft als Zeitverschwendung. Häufig wird dort viel geredet, aber nichts wirklich gesagt. Eine gute Moderation verhindert, dass ein Meeting aus dem Ruder läuft und die Gruppe das Ziel aus den Augen verliert. Doch wie geht das eigentlich?

Mitte der 80er Jahre entwickelte der Pädagoge und Führungskräftetrainer Josef W. Seifert den sogenannten Moderationszyklus. Seifert teilte den Moderationsprozess in sechs logische Schritte ein, die in jedem Meeting – bewusst oder unbewusst – durchlaufen werden.

Der Zyklus ist eine Art Regieplan für Besprechungen, der Moderatorinnen und Moderatoren hilft, Gespräche zu steuern und am Ende tatsächlich auch das Ziel zu erreichen.

In welchen Situationen eignet sich der Moderationszyklus?

Der Moderationszyklus eignet sich immer, wenn mindestens zwei Personen in einem Gespräch ein gemeinsames Ziel verfolgen. „Wenn ich nur mit jemandem bei einem Glas Wein plaudern möchte, dann brauche ich den Zyklus natürlich nicht“, sagt Seifert. In allen strukturierten Gesprächen kann der Zyklus hingegen sinnvoll sein.

Die Methode ist für verschiedenste Besprechungen und Gruppengrößen anwendbar – vom regelmäßig stattfindenden Jour fixe bis zum zweitägigen Workshop. Dazu zählen alle Arten von Teammeetings, Jahresgespräche, Konfliktgespräche oder auch Podiumsdiskussionen.

Wofür ist der Moderationszyklus da?

„Als Gruppenmitglied will ich gesehen und gehört werden. Ich will mich einbringen können“, sagt Seifert. Daher sei es ganz normal, dass unmoderierte Gruppen in aller Regel zu Themen abgleiten, die dort gar nicht hingehören. Zudem gebe es Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die sich immer nur im Kreis drehen. „Ganz ohne böse Absicht, aber nach dem Motto: Wurde alles schon gesagt, nur noch nicht von mir.“ Aufgabe eines Moderators sei es, diese fehlende Struktur zu liefern, und der Gruppe Orientierung über den Ablauf zu geben. „Wenn niemand die Struktur vorgibt, wird die Zeit nicht effektiv genutzt und am Ende sind alle frustriert.“

Zur Person

Josef W. Seifert ist Pädagoge und Führungskräftetrainer. Er ist Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Moderatio und Autor zahlreicher Bücher zum Thema Moderation.

Wie ein Meeting tatsächlich verläuft, lässt sich natürlich nie im Detail vorhersagen. Aber: „Der Moderationszyklus hilft dem Moderator währenddessen zu überlegen: Wo sind wir gerade? Und wo wollen wir hin?“, erläutert Seifert.

Welche Phasen hat ein Moderationszyklus?

1. Einsteigen

Der erste Schritt dient dem Ankommen in der Gruppe. Wie ausführlich das passiert, hängt von der jeweiligen Situation ab. So wird der Einstieg in einen regelmäßig wiederkehrenden Jour fixe mit denselben Teilnehmern anders aussehen, als der Einstieg in eine Podiumsdiskussion mit hundert Zuschauerinnen und Zuschauern.

Aufgabe des Moderators oder der Moderatorin ist es im ersten Schritt immer, ein konstruktives Arbeitsklima zu schaffen und dafür zu sorgen, dass die Gruppe arbeitsfähig ist. Dazu werden die Anwesenden begrüßt, unbekannte Gruppenmitglieder stellen sich eventuell vor.

Außerdem dient der Einstieg dazu, der Gruppe Orientierung über Ablauf und Ziel des Treffens zu geben. Auch Erwartungen, Befürchtungen oder Wünsche können abgefragt werden.

Mehr zur Gesprächseröffnung lesen Sie hier: Check-in bei Meetings: Mit diesem simplen Trick sind bei Besprechungen alle bei der Sache

Seifert empfiehlt, zu Beginn den Moderationszyklus vorzustellen. „Ich hänge den bei jeder Moderation an die Wand“, sagt er. Bei jedem Schritt erkläre er dann, wo sich die Gruppe aktuell befindet. „So wie in der U-Bahn der nächste Halt angesagt wird – das gibt Orientierung.“ Beginnt das Team abzuschweifen, kann der Moderator oder die Moderatorin immer wieder an den Ablauf erinnern und die Energie der Gruppe auf den aktuellen Schritt bündeln.

2. Themen sammeln

Im zweiten Schritt werden alle Themen zusammengetragen, die bearbeitet werden sollen. Dabei ist es wichtig, zunächst einmal die Vorschläge aller Anwesenden gleichermaßen anzuhören. Eine Priorisierung erfolgt erst im nächsten Schritt.

Die Themensammlung kann entweder durch Zuruf oder schriftlich über Karten erfolgen. Aufgabe des Moderators oder der Moderatorin ist es, die Vorschläge auf einer Flipchart oder Pinnwand zu sammeln und zu clustern.

Wurden die Themen schon im Vorfeld einer Veranstaltung gesammelt, müssen in die Vorschläge in diesem Schritt nur noch einmal gemeinsam gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft werden. „Gibt es sowieso nur ein Thema, braucht man natürlich nichts sammeln“, erklärt Seifert.

Ziel des zweiten Schritts ist eine strukturierte Themenübersicht als Basis für das gemeinsame Meeting.

3. Themen auswählen

Im dritten Schritt wird gemeinsam entschieden, welche Themen der Sammlung in welcher Reihenfolge bearbeitet werden sollen. So entsteht eine Agenda für den weiteren Ablauf.

Dabei können Fragen helfen wie: Was müssen wir heute auf jeden Fall bearbeiten, weil die Zeit drängt? Welches Thema ist uns als Gruppe besonders wichtig? Bei welchem Thema können wir einen schnellen und einfachen Erfolg erzielen?

Zur Abstimmung eignen sich je nach Gruppe unterschiedliche Methoden: Per Konsens, Handzeichen oder Punktverfahren. Ziel des dritten Schritts ist es, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine Orientierung über die Reihenfolge haben und diese von allen mitgetragen wird.

4. Themen bearbeiten

Nun folgt die eigentliche Themenbearbeitung – die wichtigste Phase des Moderationszyklus. Das kann in der Gesamtgruppe oder in Kleingruppen passieren.

Wie die Bearbeitung genau aussieht, ist stark von der jeweiligen Situation abhängig. Die Themen können beispielsweise einfach nacheinander in der Gruppe diskutiert werden. Gegebenenfalls stellt der Moderator oder die Moderatorin auch eine passende Methode zur Bearbeitung bereit. Beispielsweise eine Kreativtechnik oder ein Verfahren zur Konfliktbearbeitung wie die Naikan-Methode.

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5. Maßnahmen planen

In Schritt fünf plant die Gruppe, wie mit den bisherigen Arbeitsergebnissen und Vorschlägen weiterverfahren wird. Dazu stellen eventuelle Kleingruppen zunächst ihre Ergebnisse vor. Dann wird eine To-Do-Liste entwickelt, auf der festgehalten wird, wer, was, bis wann zu tun hat.

Der Moderator oder die Moderatorin sollte darauf achten, dass der Maßnahmenplan möglichst konkret formuliert wird.

6. Abschließen

Im letzten Schritt hat der Moderator oder die Moderatorin die Aufgabe, das Treffen zu einem guten Ende zu bringen. Das kann von einer einfachen Verabschiedung bis zu einer ausführlichen Reflexionsrunde reichen.

Für das Ende eigen sich auch eine Blitzlichtmethode, bei der alle Anwesenden einen Satz sagen – beispielsweise zum aktuellen Gemütszustand oder über die Zufriedenheit mit dem Ergebnis.

Außerdem muss der Moderator oder die Moderatorin dafür sorgen, dass alle erarbeiteten Ergebnisse dokumentiert werden. Zum Beispiel durch Screenshots, Fotos vom Whiteboard oder indem das Flipchartpapier gesichert wird.

Was müssen Moderatoren und Moderatorinnen beachten?

Der erfolgreiche Verlauf eines Meetings basiere vor allem auf einer guten Vorbereitung, davon ist Seifert überzeugt. „Für eine gute Vorbereitung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Oft dauert sie länger, als das Gespräch selbst“, sagt er. Schließlich gebe es in einer Gruppe immer noch genügend Dinge zu improvisieren.

Dazu müsse jede Phase einzeln vorbereitet werden. Der Moderator beziehungsweise die Moderatorin muss beispielsweise vorab entscheiden, welche Methode in welchem Schritt angewendet werden soll. „Für den Einstieg ist es zum Beispiel eine Frage ideal, die zum Thema hinleitet. Die muss man sich vorher überlegen. Das fällt einem nicht spontan ein“, erläutert Seifert.

Mehr zum Thema: Meetings vorbereiten: Mit diesen 6 Fragen werden Besprechungen nicht zum Zeitfresser

Wichtig sei laut Seifert zudem, dass sich Moderatoren und Moderatorinnen an dem Zyklus orientieren, ihn aber auch an die aktuelle Situation anpassen. „Phasen können auch ganz kurz sein. Wenn sich die Gruppe vormittags schon getroffen hat, dann braucht es beim Nachmittagstreffen möglicherweise auch keinen ausführlichen Einstieg mehr“, sagt der Experte.

Was gibt es bei digitalen Besprechungen zu beachten?

Der Moderationszyklus funktioniert bei digitalen Treffen genauso wie bei analogen Meetings. Laut Josef Seifert ist dann jedoch eine noch bessere Vorbereitung nötig: „Online-Meetings lassen viel weniger Flexibilität zu. Sitze ich in einer Gruppe zusammen, kann ich einfach und schnell etwas auf einem Blatt Papier visualisieren“, sagt er. Diese Möglichkeit fällt vor dem Bildschirm weg.

Bei digitalen Treffen sollten Moderatorinnen und Moderatoren genau wissen, wann sie welche Software einsetzen wollen. Das sollte technisch einwandfrei funktionieren. Sonst entsteht schnell Frust in der Gruppe.

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1 Kommentar
  • Wolfgang.Buchner@gmx.at 7. Juni 2022 10:10

    Die vorgestellten Phasen 2 und 3 bauen m.E. auf einem grundlegenden Fehler auf:
    Wenn die Themen erst gesammelt und priorisiert werden müssen, dann sind die Teilnehmer alle unvorbereitet und es wird welche geben, die mit der Sache nichts zu tun haben, also ihre Anwesenheit eigene Zeit und jene der anderen vergeudet.
    Unvorbereitet bedeutet geringeren Erfolg als möglich, nicht nötige Teilnehmer*innen bedeutet zu teuer.

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