Teamgespräche leiten So finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter wirklich denken

Ab in den Stuhlkreis: Um Konflikten vorzubeugen, sollten Chefs Teamgespräche leiten, in denen Mitarbeiter offen und ehrlich über ihre Befindlichkeiten sprechen können.

Ab in den Stuhlkreis: Um Konflikten vorzubeugen, sollten Chefs Teamgespräche leiten, in denen Mitarbeiter offen und ehrlich über ihre Befindlichkeiten sprechen können.© zettberlin / Photocase

Regelmäßige Gespräche im Team sind ein wichtiges Werkzeug, um Konflikten mit Mitarbeitern vorzubeugen. Sechs goldene Regeln, wie Chefs Teamgespräche konstruktiv leiten und Ärger im Keim ersticken.

Sie haben sich als Neujahrsvorsatz vorgenommen, öfter mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen und mehr auf die Stimmung in der Firma zu achten? Dann führen Sie doch mal ein Teamgespräch.

Sie reden in Meetings ohnehin ständig mit Ihren Leuten, denken Sie? Das mag sein – bei Teamgesprächen geht es allerdings nicht darum, die Mitarbeiter nach dem Stand aktueller Projekte zu fragen. Versuchen Sie stattdessen herauszufinden, wie die Zusammenarbeit im Team funktioniert. Kommen die Kollegen gut miteinander aus? Können sie offen mit dem Teamleiter sprechen, wenn’s mal hakt? „Anders als bei einer Teambesprechung geht es in Teamgesprächen um die Meta-Kommunikation. Nicht um das ‚Was‘, sondern um das ‚Wie‘“, sagt Experte Christian Prior, der seit elf Jahren Führungskräfte coacht und in Konfliktthemen berät.

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Warum Teamgespräche?

Teamgespräche sind ein Werkzeug, die Gesprächs- und Fehlerkultur im Unternehmen langfristig zu verbessern. „So kommt man weg von einer Kultur des Hintenrum-Austauschens hin zu einer offenen Diskussion. Damit hat der Chef die Chance, die Probleme wieder selbst in die Hand zu nehmen, bevor sie sich verselbstständigen“, sagt Prior. Wer Teamgespräche regelmäßig führt, kann von drei Vorteilen profitieren, so der Experte:

  1. Die Führungskräfte bekommen ehrliches Feedback auf die Richtung und Qualität ihres Führungsstils.
  2. Das Team erkennt durch den offenen Austausch frühzeitig problematische Entwicklungen und lernt, unangenehme Gespräche zu führen und Konflikte anzusprechen.
  3. Der gegenseitige Austausch, auch über Dinge, die gut laufen, steigert die Motivation der Mitarbeiter.

Wann und wie sollten Teamgespräche stattfinden?

Häufigkeit
Ein Teamgespräch sollte alle sechs Monate stattfinden, quasi als eine Ergänzung zum Mitarbeitergespräch, das bestenfalls auch zweimal im Jahr stattfindet. Leiten sollte das Gespräch am besten der Teamchef.

Moderator
Ein externer Moderator sollte nur hinzugezogen werden, wenn das Team mit dem Chef bereits in einer Konfliktsituation steckt. „Jemand von außen hebt das Gespräch gleich auf eine höhere Ebene. Es kann der Eindruck entstehen: Das hier ist kein Teamgespräch mehr, sondern eine Klärungshilfe. Das kann die Mitarbeiter einschüchtern“, sagt Prior. Seine Erfahrungen zeigen: In 95 Prozent der Fälle reicht ein klärendes Gespräch mit dem Chef in versammelter Runde. Dabei gilt: Besser erst jemanden aus einem anderen Team als Moderator hinzuziehen als einen Profi von außen.

Dauer
Wie lang ein Teamgespräch dauert, hängt von der Anzahl der Teammitglieder ab. Richtwerte sind dabei bei zwei Mitarbeitern etwa eine Stunde, bei fünf mindestens zwei Stunden, bei zehn Teammitgliedern bis zu dreieinhalb Stunden, empfiehlt Christian Prior.

Zeitpunkt
Teamgespräche sollten zu Beginn eines neuen Jahres geführt werden. So haben die Mitarbeiter das Gefühl, gehört zu werden, und schöpfen neue Motivation für das kommende Jahr und die neuen Pläne des Unternehmens. Mitte des Jahres sollte das Team für einen Zwischenstand dann wieder zusammenkommen.

Achtung: Teamgespräche sollten als Präventiv-Instrument genutzt werden. Ist ein Konflikt erst festgefahren, ist es meist zu spät, ihn in einem Teamgespräch zu klären. „Ohne professionelle Hilfe wird es dann oft schwer, die Fronten aufzuweichen“, sagt Christian Prior. „Üben Sie in Teamgesprächen, offen mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen. Selbst wenn die Stimmung gut ist, zeichnen sich oft schon Tendenzen ab, bei welchen Abläufen Probleme entstehen könnten – oder bei wem es bald knallen könnte.“ Für den unwahrscheinlichen Fall, dass gar keine Klagen kommen: Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Motivation, die sie aus der positiven Bestätigung ziehen können.

Ablauf
Nach einer Einleitung durch den Chef sollte jeder Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs jeweils drei Punkte aufschreiben, die er positiv erlebt und die so bleiben sollen, und auch drei Punkte, die ein „Mehr“ oder „Weniger“ verlangen. Seine Ergebnisse stellt jeder Mitarbeiter im Plenum vor, damit keine Meinung zu kurz kommt. Die positiven Anmerkungen sollten wertschätzend zur Kenntnis genommen, die negativen gesammelt werden. Aus ihnen sollte der Chef dann die Diskussionsthemen für das aktuelle Gespräch ableiten.

Damit Teamgespräche offen geführt werden und Konflikte lösen statt sie zu verschärfen, bedarf es einiger Regeln.

1. Steigen Sie niedrigschwellig ein.

Mit den richtigen einleitenden Worten kann der Chef genau abstecken, welche Themen mit welcher Wucht im Teamgespräch zur Sprache kommen. Prior empfiehlt Worte wie: „Wir sitzen heute zusammen, um jenseits der sachlichen Themen zu schauen, wie sich das Klima zwischen uns entwickelt hat und wie sich die Strukturen bewährt haben. Schaut genau auf das letzte halbe Jahr. Wo nehmt ihr Entwicklungen wahr, die sich in die falsche Richtung bewegen könnten? Schaut auf die Zusammenarbeit im Team, aber auch auf meine Führung. Wie fühlt ihr euch von mir geführt, motiviert, informiert? Habt Mut, offen und ehrlich zu sein. Die Themen sind sowieso irgendwie im Team – aber meistens hintenherum und zwischen den Zeilen. Nur da sind sie schwierig zu fassen und kaum zu lösen.“

Mit so einer Einleitung spricht der Chef direkt an, was er im Rahmen eines Teamgesprächs erwartet – sowohl inhaltlich als auch vom Umfang. Er nimmt vorweg: Es geht um die grundlegende Richtung, nicht um den Tiefgang der einzelnen Punkte.

2. Erfragen Sie Feedback nicht anonym.

Versuchen Sie nicht das Gespräch zu beschleunigen, indem Sie vor dem Teamgespräch anonymes Feedback einholen, rät Prior. „Einen Tag zuvor Kärtchen ohne Namen einsammeln ist ein No-Go.“ Die Mitarbeiter sollten ja gerade lernen, für ihre Kritik einzustehen.

„Befragt man Mitarbeiter anonym, unterstellt man ihnen, dass sie nicht in der Lage sind, schwierige Themen offen zu benennen“, sagt Prior. Der Arbeitgeber kenne seine Mitarbeiter ohnehin gut genug, um zu wissen, von wem am Ende welcher Kritikpunkt stammt. Anonymes Feedback nimmt auch dem Chef die Chance, angemessen auf Kritik zu reagieren.

3. Führen Sie Protokoll.

Der Teamleiter sollte während des Gesprächs Protokoll führen und klare Zielvereinbarungen festhalten, die den Namen des betreffenden Mitarbeiters, das konkrete Problem und die Frist, bis wann es geklärt oder wieder besprochen werden soll, enthalten. Im zweiten Teamgespräch, ein halbes Jahr später, sollte der Teamleiter zu Anfang die Erfolge und Schwierigkeiten aus dem letzten Gespräch erwähnen und bewerten. „Ein jähzorniger Chef oder Mitarbeiter wird sein aufbrausendes Verhalten nicht in sechs Monaten abstellen können. Aber er wird vielleicht lernen können, sich dafür zu entschuldigen, wenn die Kollegen sein Verhalten in jedem Gespräch als Belastung nennen“, sagt Prior.

4. Stellen Sie Emotionen in den Mittelpunkt.

Im Teamgespräch geht es explizit NICHT darum, wie die Leistungen des Teams sind, welche Ziele die Kollegen vor Augen haben und wie der Chef die neuen Ideen bewertet. Projekte können als Beispiele für die zwischenmenschlichen Herausforderungen im Team herangezogen werden, sollten aber nicht Hauptbestandteil der Diskussion sein.

Versuchen Sie vielmehr, die Emotionen und Befindlichkeiten Ihres Teams ganz klar in den Mittelpunkt zu stellen: Was ärgert die Mitarbeiter? Was macht sie zufrieden? Was könnte in der Kommunikation besser laufen? Dabei geht es nicht nur um die Beziehung zwischen zwei oder mehreren Mitarbeitern, sondern auch, wie zufrieden das Team mit Ihnen als Chef ist. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Mitarbeiter danach zu fragen. Haben sie das Gefühl, ernst genommen zu werden, belohnen ihr Team Sie vermutlich spätestens beim nächsten Gespräch mit offenen Worten.

5. Sprechen Sie verdeckte Konflikte an.

Einige Themen aus Zwie- und Mitarbeitergesprächen können und sollten in der Gruppe besprochen werden – nämlich dann, wenn sie indirekt das gesamte Team betreffen. Beschweren sich etwa regelmäßig zwei Miteinander übereinander beim Chef, ist das ein Thema fürs Teamgespräch. Streiten sich Mitarbeiter, müssen nämlich auch ihre Kollegen die schlechte Stimmung aushalten. Wird das den Zankhähnen im Teamgespräch gespiegelt, merken sie, wie wichtig es ist, ihren Konflikt zu klären. Doch Vorsicht: Private Themen aus dem Mitarbeitergespräch, beispielsweise zu Lebensumständen oder zur Leistung einzelner Mitarbeiter, sind im Teamgespräch tabu.

6. Fangen Sie an.

In Ihrer Firma gab es bisher keine Teamgespräche? Dann fangen Sie bei Ihrem Team damit an – egal auf welcher Leitungsebene Sie stehen. Teamgespräche werden nicht nur den Mitarbeitern zuliebe geführt, sondern auch damit Führungskräfte relevantes Feedback einholen können. Wenn Sie mit gutem Vorbild vorangehen, schließen sich vielleicht andere Teams an – so können Sie die Gesprächskultur des gesamten Unternehmens verbessern.


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