Zeitmanagement-Fehler Diese Fehler ruinieren Ihr Zeitmanagement
Mit allem immer erst kurz vor knapp fertig? Womöglich sind Fehler im Zeitmanagement schuld daran.

Mit allem immer erst kurz vor knapp fertig? Womöglich sind Fehler im Zeitmanagement schuld daran.© Birthe Gerlach / photocase.de

Ein Gefühl, das viele Unternehmer kennen: Man arbeitet wahnsinnig viel, erreicht aber trotzdem nicht die gewünschten Ergebnisse. Der Grund dafür sind oft diese elf Zeitmanagement-Fehler.

Mit Zeitmanagement kennt John Rampton sich aus – nicht nur, weil er als Seriengründer, Investor, Speaker, Online-Marketing-Experte und Start-up-Mentor immer viel zu tun hat. Rampton ist auch der Kopf hinter dem Zeitmanagement-Tool „Calendar“. Im US-Magazin Entrepreneur.com schreibt Rampton über 11 Fehler, die das Zeitmanagement ruinieren, und zeigt Wege auf, die zum Ziel führen.

Fehler 1: Sie streiten ab, dass Sie ein Zeitmanagement-Problem haben

Wer sich darüber beklagt, er habe zu wenig Zeit, begeht laut Rampton schon den ersten Fehler. Denn die Klagen bringen niemanden weiter und versperren den Blick auf die dahinterliegenden Ursachen. Sein Rat: „Geben Sie zu, dass Sie besser darin werden müssen, Ihre Zeit zu managen, und fangen Sie an, mit Techniken zu experimentieren, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.“

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Fehler 2: Sie vernachlässigen Ihre Tagesplanung

Rampton schwört darauf, sich schon am Abend auf den nächsten Arbeitstag vorzubereiten: Unter anderem checkt er die anstehenden Termine im Kalender und plant seinen Tag durch. Eine Mitarbeiterin aus Ramptons Calendar-Team rät: „Sie müssen nicht minutengenau wissen, was Sie tun. Versuchen Sie aber, sich tägliche Ziele zu setzen, einschließlich der Aufgaben, die Sie erledigen wollen, und diese dann nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren.“

Fehler 3: Sie erledigen das Dringende, nicht das Wichtige

„Dringendes und Wichtiges zu unterscheiden ist für viele Unternehmer eine Herausforderung“, so Ramptons Erfahrung. Er selbst nutze die Eisenhower-Matrix zum Priorisieren und teile Aufgaben ein: in „Als Erstes erledigen“, „Planen“, „Delegieren“ und „Nicht erledigen“.

Fehler 4: Sie delegieren nicht genug

Wer alles selber machen will, muss sich nicht wundern, wenn das Zeitmanagement ins Schlingern gerät. „Sie müssen nicht in jede einzelne Angelegenheit in Ihrem Unternehmen involviert sein“, erinnert Rampton.

Die Kunst sei es, die richtigen Aufgaben an geeignete Personen zu delegieren. Wer keine eigenen Mitarbeiter habe, könne Aufgaben an Freelancer outsourcen, etwa an virtuelle Assistenten.

Fehler 5: Sie versuchen, um jeden Preis früh aufzustehen

Frühaufsteher zu sein, ist en vogue: Zahlreiche erfolgreiche Unternehmer überbieten sich förmlich damit, wer morgens als Erstes in den Tag startet. Rampton findet es zwar grundsätzlich nachvollziehbar, dass Menschen morgens die ersten Stunden des Tages ungestört nutzen wollen.

Dennoch gibt er zu bedenken: „Wenn Sie eine Nachteule sind, werden Sie sich elend fühlen, wenn Sie unfassbar früh aufstehen.“ Viel wichtiger als der frühe Start sei vielmehr, zu seinen produktivsten Zeiten zu arbeiten.

Sein Tipp: Anstatt gegen die eigene innere Uhr zu kämpfen, solle man seine Tage so planen, dass man genau dann an wichtigen Aufgaben arbeitet, wenn man die meiste Energie und den meisten Fokus habe.

Fehler 6: Sie sind unflexibel

„Ganz egal, wie gut Sie organisiert sind und wie gut Sie planen: Sie werden unterbrochen werden“, schreibt Rampton. Daher sei es wichtig, nicht den kompletten Tag zu verplanen. Er selbst lasse beispielsweise immer die Stunde nach der Mittagspause frei. Seine Erfahrung: „Sie füllt sich immer.“ An den meisten Tagen nutze er die Zeit, um seine Mails zu checken oder sich mit seinem Team abzusprechen. Er könne aber auch mal kurzfristig einen Kunden dazwischenschieben oder auf Notfälle wie technische Probleme ad hoc reagieren.

Fehler 7: Sie versuchen, perfekt zu sein

Immer nach Perfektion zu streben, sei unrealistisch, findet Rampton, und außerdem führe es dazu, dass man sich selbst und andere unnötig unter Druck setze. Schließlich braucht man viel Zeit, bis man ein perfektes Ergebnis erreicht – und die fehlt dann für andere Aufgaben.

Fehler 8: Sie über- und unterschätzen Zeit

„Wir neigen dazu, uns zu verschätzen, wenn es darum geht, wie viel Zeit wir für eine Aufgabe brauchen“, ist Ramptons Erfahrung. In den meisten Fällen brauche man länger, als man denkt. Damit sind die Zeitmanagement-Probleme vorprogrammiert. Ramptons Vorschlag: mindestens eine Woche lang ein Zeitprotokoll führen. So lasse sich transparent machen, wie man seine ‚Zeit verbringt – die Basis für ein besseres Bauchgefühl, was wie viel Zeit kostet.

Fehler 9: Sie räumen jeden Tag Ihren Arbeitsplatz auf

Für Ordnungsfanatiker hat Rampton wenig Verständnis: Ständiges Aufräumen koste unnötig Zeit und könne so zu einem zusätzlichen Stressfaktor werden. Sein Fazit: „Es ist akzeptabel, ein wenig Durcheinander am Arbeitsplatz zu haben.“ Einer Studie zufolge könne ein unordentlicher Schreibtisch sogar die Kreativität beflügeln. Ramptons Tipp, damit der eigene Arbeitsplatz nicht im Chaos endet: die letzte Stunde am Freitag reservieren, um den Arbeitsplatz aufzuräumen und zu organisieren.

Fehler 10: Sie arbeiten nonstop

Viele Unternehmer seien stolz auf die Stundenzahl, die sie Woche für Woche runterreißen, so Ramptons Erfahrung. Er habe früher selbst manchmal 80-Stunden-Wochen gearbeitet – das sei einfach „brutal“. „Die Wahrheit ist: Egal, wie viel Sie zu tun haben, jeder braucht Pausen, um sich neu zu konzentrieren und aufzuladen.“

Rampton rät, sich kleine Entspannungsinseln im Arbeitsalltag zu schaffen, etwa zehn Minuten spazieren gehen, offline sein, währen des Telefonierens umherlaufen – „alles hilft“.

Fehler 11: Sie finden kein Zeitmanagement-System, das für Sie funktioniert

Es gibt eine riesige Zahl an Zeitmanagement-Tricks und -Strategien. Doch keine dieser Methoden sei für alle Menschen gleichermaßen nützlich, betont Rampton. Ein Fehler sei daher zu resignieren oder eine Strategie weiterzuverfolgen, die sich nicht als hilfreich erwiesen habe.

Sein Tipp: „Experimentieren Sie mit verschiedenen Techniken, bis Sie das System finden, das für Sie am besten funktioniert.“ Dafür müsse man unter Umständen bereit sein, einiges auszuprobieren.

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