Agile Techniken 3 simple agile Techniken, die Ihr Team wirklich voranbringen
Agile Techniken können helfen, Arbeitsprozesse zu verbessern.

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Agilität ist heute wichtiger denn je – aber dafür gleich die ganze Firma umkrempeln? Das geht auch einfacher: mit 3 agilen Techniken, die jedes Team unkompliziert ausprobieren kann.

1. Daily Stand-up-Meeting

Die Idee dahinter

Was machen eigentlich die Kollegen den ganzen Tag? Woran arbeitet die neue Mitarbeiterin momentan – und kann sie Unterstützung gebrauchen? Das Ziel von Stand-up-Meetings ist, genau solche Fragen zu klären.

So funktioniert ein Daily Stand-up Meeting

Jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit versammelt sich das ganze Team – stehend, wie der Name der Technik verrät. Das funktioniert sowohl vor Ort im Büro, als auch virtuell per Videokonferenz. Üblicherweise findet das Meeting morgens statt. „Jeder sagt, woran er gerade arbeitet, ob ihn etwas an der Arbeit hindert oder er Hilfe braucht“, sagt Barbara Maas, Trainerin und Coach für agile Methoden. Das Meeting sollte 10 bis 15 Minuten dauern.

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Der Vorteil am Stehen: Die Meetings fallen kürzer aus, weil jeder schnell wieder sitzen möchte. Außerdem sprechen Teammitglieder Maas‘ Erfahrung nach anders miteinander: „Man kann sich nicht auf seinem Stuhl zurücklehnen, das ändert viel – die Leute bringen sich beispielsweise mehr ein.“

Das sollten Sie beachten

Sind die Regeln unklar, kann das tägliche Steh-Meeting schnell zum unbeliebtesten Termin des Tages werden. Um das zu verhindern, sollten Unternehmer sich gut überlegen, wie sie das Treffen gestalten. Maas: „Es ist tödlich für Meetings, wenn unklar ist, was das Ziel ist, wer moderiert, worüber man sprechen will.“

Sie rät, anfangs klar das Ziel des Treffens zu kommunizieren – das darin besteht, alle auf den gleichen Stand zu bringen und gegebenenfalls aufzudecken, wo die Arbeit stockt. Langatmige Erzählungen über Konferenzen oder Termine gehören nicht ins Stand-up. Sind diese Rahmenbedingungen von vornherein klar, ist es laut Maas für alle einfacher, Kollegen zu unterbrechen und ihnen zu sagen, dass ihre Ausführungen nicht in dieses Meeting passen.

Um die Stimmung zu lockern und für eine positive Atmosphäre zu sorgen, können Unternehmer das Stand-up auch mit anderen Ritualen verbinden: „Ich habe von Teams gehört, die morgens zusammen singen, meditieren oder ein kleines Spiel spielen“, sagt Maas. „Das verbindet die Mitarbeiter. Es kommt aber immer darauf an, was diese wollen und was sich für sie gut anfühlt. Wenn die Hälfte es zum Beispiel komisch findet zu meditieren, ist dieses Ritual nicht das richtige.“

Darum lohnen sich Daily-Stand-ups

„Ein Daily-Stand-up ist immer gut, wenn man das Gefühl hat, das Team sollte mehr kommunizieren“, sagt Maas. „Wenn man mehr Transparenz schaffen und davon wegkommen will, dass Mitarbeiter Ideen oder Wissen für sich behalten.“ Der morgendliche Austausch stimmt das Team zudem auf den Tag ein. Jeder weiß, was die Kollegen gerade beschäftigt, die Mitarbeiter können neue Aufgaben in der Runde besprechen und verteilen. Stoßen Neulinge ins Team, erfahren sie durch das Morgenritual schnell, wer wofür zuständig ist und woran die Kollegen arbeiten.

Die Technik ist so simpel, dass jedes Team sie direkt ausprobieren kann. Maas rät, das Stand-up beispielsweise zwei Wochen lang zu testen und dann zu schauen, ob es das Team voranbringt oder nicht.

2. Retrospektive

Die Idee dahinter

Ständig hakt es an den gleichen Stellen, Prozesse stocken, die Zusammenarbeit läuft nicht reibungslos? Eine regelmäßige Retrospektive kann das ändern. Ziel ist, die Zusammenarbeit zu verbessern.

So funktioniert eine Retrospektive

Für eine Retrospektive sollten Teams sich alle zwei bis vier Wochen versammeln und besprechen, wie die Zusammenarbeit läuft. Das Treffen läuft in fünf Phasen ab:

  1. Ankommen: Das Team findet zusammen, spricht über die Ziele des Meetings.
  2. Daten sammeln: Was ist in den letzten Wochen passiert? Was hat funktioniert, was nicht? Was will das Team in Zukunft besser machen? Gab es Probleme in der Organisation oder in Abläufen, über die man sprechen sollte?
  3. Erkenntnisse ziehen: Warum sind uns die Themen aufgefallen, über die wir gerade gesprochen haben? Was sind mögliche Ursachen für Probleme?
  4. Lösungen entwickeln: Die Mitarbeiter überlegen, was sie an der Zusammenarbeit ändern wollen, und legen fest, wer welche Aufgaben übernimmt.
  5. Abschluss: Jeder Mitarbeiter erzählt kurz, wie er das Treffen empfunden hat.

Bei der nächsten Retrospektive sollte das Team dann überprüfen, ob die Änderungen sinnvoll waren oder ob man noch einmal daran arbeiten muss.

Das sollten Sie beachten

Eine Retrospektive sollte nicht erst stattfinden, wenn etwas schiefläuft – sondern regelmäßig, um größere Probleme zu vermeiden. Wichtig ist laut Maas, die Treffen gründlich zu planen und gut zu moderieren. Denn häufig gehe es dabei um persönliche Themen, was zu Auseinandersetzungen zwischen Mitarbeitern führen kann.

Damit die Technik funktioniert, ist elementar, dass eine offene Atmosphäre herrscht: „Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie Probleme ansprechen und Unzufriedenheit ausdrücken können. Und nicht fürchten, sofort Ärger zu bekommen, wenn sie sich über etwas beschweren. Sonst sind sie nicht bereit zu reden“, sagt Maas.

Darum lohnen sich Retrospektiven

Eine Retrospektive lässt sich Maas zufolge besonders leicht umsetzen – und die Technik kann die Zusammenarbeit enorm verbessern: Mitarbeiter sprechen Probleme direkt an, statt sie wochen- oder monatelang mit sich rumzuschleppen und Frust aufzubauen. Bei einer Retrospektive können Teams außerdem gemeinsame Erfolge feiern.

3. Kanban-Boards

Die Idee dahinter

Ähnlich wie Stand-up-Meetings helfen auch Kanban-Boards dabei, den Überblick zu behalten: Welche Aufgaben stehen an? Wer arbeitet woran, wie weit ist er oder sie, welche Probleme gibt es? Mitarbeiter halten dabei ihre Fortschritte laufend auf einer Tafel oder in einem digitalen Tool fest, auf das Remote-Teams von überall aus zugreifen können.

So funktioniert ein Kanban-Board

Ein Kanban-Board besteht aus drei oder mehr Spalten: In die erste Spalte (To-dos) tragen Mitarbeiter Aufgaben ein, die als Nächstes erledigt werden müssen. In die zweite Spalte (Doing) schreiben sie, woran sie momentan arbeiten. Und in der dritten Spalte (Done) ist Platz für Projekte oder Aufgaben, die sie kürzlich abgeschlossen haben.

Wer einen Schritt weiter gehen möchte, kann das Kanban-Board um einige Spalten erweitern. Etwa um das „Backlog“, also eine Spalte für Aufgaben, die irgendwann anstehen. Oder „Wartet auf“ für Aufgaben, die Mitarbeiter noch nicht abschließen können, weil sie auf Feedback von Kollegen oder Informationen von Kunden oder Geschäftspartnern warten.

Arbeiten Mitarbeiter an verschiedenen Orten, bieten sich hierfür Programme an, beispielsweise Trello. Kommen alle in die Firma, kann das Kanban-Board ein Whiteboard oder eine Fläche an der Wand sein, die Mitarbeiter mit Post-its bekleben.

Das sollten Sie beachten

Die größte Herausforderung bei Kanban-Boards ist, sie zu pflegen – also seine Aufgaben zu verschieben und neue To-dos einzutragen. Maas empfiehlt, Mitarbeiter daran zu gewöhnen, mindestens einmal täglich aufs Board zu schauen und eigene Aufgaben zu bearbeiten.

Dabei kann helfen, das Kanban-Board mit dem Daily-Stand-up zu kombinieren: Das tägliche Steh-Meeting findet dann vor dem (digitalen) Kanban-Board statt, das Team sieht den aktuellen Stand der Aufgaben und gewöhnt sich daran, mit der Technik zu arbeiten.

Darum lohnen sich Kanban-Boards

Mit einem Kanban-Board geraten Aufgaben nicht in Vergessenheit. Maas: „Jeder kann für sich selbst schauen, was er geschafft hat und wie viel er sich vornehmen kann. Es hilft auch dabei, sich als Team nicht zu übernehmen, sondern erst einmal Aufgaben zu Ende zu bringen, bevor man neue anfängt.“

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2 Kommentare
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    Norbert 12. Juni 2020 12:21

    Diese 3 „agilen“ bzw. schon lange bekannten Lean-Techniken lohnen sich wirklich. Zumindest mal ernsthaft ausprobieren.

    Als dritte Technik wurde hier allerdings ein (kombiniertes persönliches) Aufgaben-Board (Task-Board) beschrieben und kein Kanban-Board. Das wird gerne verwechselt. Kanban ist viel mehr und auch viel mehr (Stichworte: WIP, Flow, Pull) !

    Dennoch hilft es, mit einem persönlichen Task Board beginnen und dann im Team diese Boards zur Übersicht kombinieren. Daraus lässt sich dann iterativ-agil ein Kanban-Board entwickeln …

  • Avatar
    Ronald 22. April 2020 10:02

    Drei sehr gute, effektive Ideen kurz und knapp erläutert. Besonders hilfreich sind die Hinweise auf mögliche Stolpersteine.

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