Hybrides Arbeiten Wie eine Mischung aus Homeoffice und Präsenz-Arbeit gelingt
Hybrdies Arbeiten

© Nednapa / iStock / Getty Images Plus

Zurück ins Büro oder weiterhin Homeoffice? Für viele Firmen kann eine Mischform die Lösung sein: hybrides Arbeiten. Wie Sie ein passendes Modell finden und sinnvolle Regeln festlegen.

Die einen wollen gar nicht mehr in die Firma kommen, weil sie im Homeoffice besser arbeiten können. Die anderen sehnen sich danach, wieder vor Ort zu arbeiten, Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht schaltete längst nicht jedes Unternehmen wieder in den Vor-Corona-Modus um; denn viele Angestellte arbeiten inzwischen gern von zu Hause aus.

Das zeigt auch das Ergebnis einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung mit rund 1800 Teilnehmern, die zwischenzeitlich im Homeoffice gearbeitet haben: 86 Prozent der Befragten gaben an, in Zukunft zumindest teilweise weiterhin im Homeoffice arbeiten zu wollen, beziehungsweise den Arbeitsort frei wählen zu können.

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Hybrides Arbeiten heißt dieses Konzept: Beschäftigte können weitgehend selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten – das funktioniert natürlich nur in Betrieben, in denen Homeoffice möglich ist. Wie es gelingen kann, Remote- und Präsenz-Arbeit zu vereinen, welche Vorteile das hat und was Unternehmerinnen und Unternehmer dabei beachten sollten.

1. Herausfinden, was sich das Team wünscht

Bevor Chefinnen und Chefs ein Modell für hybrides Arbeiten bestimmen, sollten sie ihre Angestellten nach deren Wünschen fragen.

Denn womöglich wünschen sich einzelne Teammitglieder etwas anderes als angenommen – so hat der anfängliche Homeoffice-Gegner mittlerweile vielleicht Gefallen daran gefunden und möchte weiterhin den Großteil der Arbeitszeit zu Hause verbringen.

Um Wünsche und Bedürfnisse zu ermitteln, können Arbeitgeber beispielsweise eine Umfrage erstellen. Darin sollten sie jede Person bitten anzugeben, an wie vielen Tagen er oder sie künftig zu Hause arbeiten möchte.

In kleineren Firmen, in denen es keine Abteilungen oder Teams gibt, sollten Geschäftsleitung und Angestellte gemeinsam über Erwartungen und Wünsche sprechen und daraus ein Konzept entwickeln, empfiehlt Christian Lorenz. Er ist Mitglied der Geschäftsleitung bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) und bekommt aus dem Netzwerk mit mehreren tausend Personalern mit, wie das Thema hybrides Arbeiten diskutiert wird – und kennt entsprechend viele Herangehensweisen und Herausforderungen.

2. Ein Modell für hybrides Arbeiten entwickeln

Hat man die Wünsche gesammelt, müssen Chefs sie mit ihren eigenen Vorstellungen abgleichen:

  • Sollen Mitarbeiter zum Beispiel mindestens an zwei Tagen in die Firma kommen?
  • Soll es einen festen Team-Tag geben, an dem alle kommen, um sich persönlich austauschen zu können?
  • Oder sollen alle Angestellten völlig frei entscheiden können, wo sie arbeiten, weil das in den vergangenen Monaten gut funktioniert hat?

Jedes Unternehmen muss für sich ein passendes Konzept finden. „Viele Firmen wählen meiner Erfahrung nach das 2-3 oder 3-2 Modell – also zwei oder drei Tage Homeoffice und drei oder zwei Tage Arbeit vor Ort“, sagt Lorenz.

Individuelle Lösungen in Teams zulassen

In vielen Firmen, so der Experte, bewähre es sich, dem Team keine starre Lösung überzustülpen, sondern einen gewissen Freiraum zu lassen: „Man macht keine knallharten Ansagen, sondern gibt einzelnen Teams oder Abteilungen eine gewisse Spannbreite, in der sie sich bewegen können. Man überlässt also die konkrete Ausgestaltung den einzelnen Teams und deren Führungskräften.“

Das sei sinnvoll, da die jeweiligen Teams häufig unterschiedliche Voraussetzungen mitbringen: In dem einen sind mehrere Mütter und Väter, die ihre Kinder nachmittags aus der Kita abholen müssen und daher gern häufig von zu Hause aus arbeiten. In einem anderen Team funktioniert die Zusammenarbeit am besten vor Ort, weil sich die Teammitglieder viel absprechen müssen.

Regeln für Meetings festlegen

Wenn jeder ständig woanders arbeitet, ist es schwierig, das gesamte Team zu Meetings zusammenzubekommen. Deshalb braucht es Regeln und eine gute technische Ausstattung. Experte Lorenz sieht drei Möglichkeiten, damit Meetings bei hybridem Arbeiten gelingen:

  1. Arbeitgeber legen einen Tag fest, an dem sich alle vor Ort treffen – an diesem Präsenztag finden möglichst alle Meetings statt.
  2. „Wenn nicht alle vor Ort sind, einigt man sich darauf, dass sich alle von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz einwählen“, so Lorenz. Diese Lösung mag seltsam erscheinen, wenn sich Kollegen im gleichen Raum an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen in ein Meeting einwählen – sorgt aber dafür, das Remote-Kolleginnen und Kollegen nicht außen vor bleiben.
  3. In Meeting-Technik investieren. Etwa Kameras an jedem Platz in Meeting-Räumen aufbauen, Tischmikrofone oder Soundbars. „Wenn hybrides Arbeiten nicht mehr die Ausnahme ist, sondern die Regel, ist es sinnvoll, in gute Technik zu investieren“, sagt der Experte. Dass vor Ort Anwesende ein Handy rumreichen oder ein Telefon auf Lautsprecher stellen, ist keine Lösung. Denn so wissen Remote-Kräfte oft nicht, wer spricht – wenn sie die Person denn überhaupt verstehen.

Testzeitraum bestimmen

Für jegliche Modelle gilt: Sie sollten nicht in Stein gemeißelt sein. Lorenz empfiehlt, von vornherein einen Termin zu bestimmen, an dem sich das Team über die gesammelten Erfahrungen austauscht und die Regelungen gegebenenfalls anpasst. Was funktioniert gut, was weniger? Was wollen Einzelne ändern? Ist es überhaupt sinnvoll, auf hybrides Arbeiten zu setzen?

3. Organisatorische Fragen klären

Ausstattung im Homeoffice organisieren

Wegen der zwangsläufigen Arbeit im Homeoffice durch Corona sind viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu Hause technisch gut ausgestattet. Aber spätestens, wenn hybrides Arbeiten zum dauerhaften Modell wird, sollten Chefs prüfen, ob wirklich alles da ist:

  • Haben alle Mitarbeiter einen Laptop oder Standrechner zu Hause?
  • Haben alle einen externen Monitor – oder haben einige sich mit dem kleinen Laptopbildschirm abgefunden, was dauerhaft der Gesundheit schaden kann?
  • Haben sie eine externe Tastatur und Maus?
  • Brauchen Teammitglieder Bürostühle zu Hause?
  • Haben alle geeignete Räume zum ruhigen Arbeiten und einen Schreibtisch?

Räume umgestalten

Hybrides Arbeiten bringt mit sich, dass Unternehmerinnen und Unternehmer sich über ihre Firmenräume Gedanken machen müssen – denn womöglich brauchen sie nicht mehr so viel Platz wie vorher.

Arbeitgeber sollten also prüfen, ob sie einzelne Räume untervermieten oder sich insgesamt verkleinern können. Außerdem kann es nach Lorenz‘ Erfahrung sinnvoll sein, Räume umzugestalten: Weg von kleinen Einzel- oder Zweier-Büros hin zu größeren Flächen, auf denen sich Teammitglieder austauschen können. Denn wer still arbeiten möchte, tut dies häufig im Homeoffice.

4. Sich über arbeitsrechtliche Fragen informieren

Arbeitsverträge

Wer in den bisherigen Verträgen einen festen Arbeitsort vorgeschrieben hat, muss dies bei hybrider Arbeit ändern. Chefs können dafür individuelle Arbeitsverträge ändern, Zusatzvereinbarungen treffen oder – wenn es einen Betriebsrat gibt – eine Betriebsvereinbarung festlegen.

Arbeiten im Ausland

Ist der Arbeitsort dank eines hybriden Modells zweitrangig, kann es den einen oder anderen Arbeitnehmer schon mal vorübergehend ins Ausland ziehen – arbeiten kann man schließlich auch auf Reisen. Für eine kurze Zeit aus dem Ausland mobil zu arbeiten, ist grundsätzlich auch möglich.

Doch Vorsicht: „Homeoffice aus dem Ausland ist wahnsinnig komplex“, warnt Lorenz. „Wer länger im Ausland arbeitet, kommt dort in die Steuerpflicht, in die Sozialabgabepflicht, ins jeweilige Arbeitsrecht.“ Wollen Angestellte in anderen Ländern arbeiten, sollten Arbeitgeber diesen Wunsch daher sorgfältig prüfen.

Arbeitsschutz

In der Arbeitsstättenverordnung (Arb StättV) sind weder Homeoffice noch mobiles Arbeiten genannt. Sie gilt lediglich für Telearbeit, also solche Heimarbeitsplätze, die vom Arbeitgeber ausgestattet und auf Sicherheit geprüft sind. Das dürfte bei den wenigsten Homeoffice-Arbeitsplätzen der Fall sein – bei mobilen Arbeitsplätzen sowieso nicht. Chefs müssen daher für Homeoffice nicht die hohen Anforderungen der Verordnung erfüllen.

Dennoch müssen sie laut Arbeitsschutzgesetz dafür sorgen, dass Mitarbeiter auch zu Hause sicher arbeiten können und ihre Gesundheit nicht gefährden. Arbeitgeber müssen daher eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Lorenz: „Für viele Arbeitgeber ist einiges noch unklar. Es bleibt abzuwarten, ob die Regierung in Zukunft das Homeoffice im Gesetz verankert und damit verbunden einige Regelungen klarer gestaltet. Ein Beispiel: Im Betrieb müssen Steckdosenleisten regelmäßig geprüft werden. Muss der Arbeitgeber das auch im Homeoffice tun?“

Vorteile von hybridem Arbeiten

Trotz des Aufwands, der mit der Umstellung auf hybrides Arbeiten verbunden ist, kann sich das Modell langfristig für Unternehmen lohnen: „Wer neue Kolleginnen und Kollegen sucht, kann dank eines hybriden Arbeitskonzepts mit einer besseren Flexibilität und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben werben“, sagt Lorenz. „Das bietet womöglich auch die Chance, neue Talente zu rekrutieren, an die man vorher nicht gekommen ist – etwa, weil diese in einer anderen Stadt leben und von dort aus arbeiten können. Dann nimmt jemand aus Berlin vielleicht eine Stelle in München an, weil er nur alle zwei Wochen vor Ort sein muss.“

Die Umstellung kann auch finanzielle Vorteile mit sich bringen: „Sie brauchen nicht mehr für alle Beschäftigen Arbeitsplätze, sondern können einen Teil einsparen, wenn alle zum Desksharing bereit sind“, sagt Lorenz. Firmen können etwa ihren Standort verkleinern oder Büros untervermieten.

Und zu guter Letzt ist der Schritt zum hybriden Arbeiten für viele Unternehmen eher klein: Denn durch die Pandemie sind die technischen und räumlichen Voraussetzungen für hybrides Arbeiten meist sowieso schon gegeben und das Team ist das Arbeiten von verschiedenen Orten gewohnt.

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