KPIs definieren So finden Sie die richtigen Kennzahlen für Ihr Unternehmen

Einfach auswürfeln? Bitte nicht! KPIs sollten Sie mit Sinn und Verstand definieren.

Einfach auswürfeln? Bitte nicht! KPIs sollten Sie mit Sinn und Verstand definieren.© Skeezer / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Sie wünschen sich einen Wegweiser für wichtige Geschäftsentscheidungen? Dann sollten Sie mit Kennzahlen arbeiten. Mit diesen vier Schritten finden Sie die, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Wie würde es Ihnen gefallen, wenn ich Ihnen einen Zaubertrick verriete? Einen Trick, mit dessen Hilfe Sie all das erkennen, was in Ihrem Unternehmen falsch läuft? Und der auch noch aufzeigt, wie Sie Ihren Gewinn signifikant steigern können? Einen solchen Zaubertrick gibt es leider nicht. Aber es gibt etwas anderes: die Magie des Zahlenmaterials, das Ihr Unternehmen produziert.

Die Zahlen sind der objektive Spiegel des Geschäftsalltags Ihres Unternehmens; jede Geschäftsentscheidung, die Sie in Ihrem hektischen Alltag treffen, hat Auswirkungen auf Ihre Finanzen. Und weil Finanzdaten völlig emotionslos sind, bieten sie eine tolle Möglichkeit, Geschäftsentscheidungen zu überprüfen. Richtig in Szene gesetzt, können Ihnen die Zahlen sogar dabei helfen, gleich die richtigen Entscheidungen zu treffen.

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Nun haben Zahlen und speziell Finanzdaten ein Problem – genau genommen sogar zwei.

  1. Es gibt viel zu viele Zahlen in jedem Unternehmen. Da verliert man als Unternehmer schon mal den Überblick.
  2. Die Zahlen kommen schwarz auf weiß meist ziemlich „unspannend“ daher.

Deshalb aber auf die Power Ihrer Zahlen zu verzichten, wäre unklug. Zumindest, wenn Sie Ihr Unternehmen dauerhaft erfolgreich führen wollen.

In 4 Schritten zu relevanten Kennzahlen

Mit den richtigen Kennzahlen können Sie Zahlenkolonnen vermeiden, Papierberge schreddern und haben trotzdem Ihre Zahlen im Griff. Inzwischen gibt es so viele Kennzahlen wie Grashalme in Ihrem Garten. Die Kunst ist daher, die Kennzahlen herauszufinden, die für Ihr Unternehmen relevant sind: BWLer sprechen hier auch gern von Key Performance Indicators, kurz KPIs.

1. Bestandaufnahme machen

Wichtig ist, dass Sie wissen, wo Sie stehen. Wie betriebswirtschaftlich gesund ist Ihr Unternehmen wirklich? Was sind die Stärken Ihres Unternehmens und in welchen Themen sollten Sie sich dringend verbessern? Dabei ist es im Augenblick noch egal, ob sich diese Themen in Zahlen ausdrücken lassen oder nicht. Machen Sie die Bestandsaufnahme gerne mit einigen Vertrauten in Ihrem Unternehmen.

2. Ziele festlegen

Als Nächstes legen Sie Ihre Ziele fest: Wo wollen Sie mit Ihrem Unternehmen wirklich hin? Denken Sie dabei auch darüber nach, ob Ihre heutigen Stärken in Zukunft relevant bleiben. Wenn nicht: Was müsste in Ihrem Unternehmen passieren, um langfristig erfolgreich zu bleiben?

Damit Ziele nicht nur Absichten bleiben, sondern auch Handlungen provozieren, formulieren Sie diese nach der SMART-Methode:

  • spezifisch
  • messbar
  • attraktiv
  • relevant
  • terminiert

3. Kennzahlen festlegen

Jetzt überlegen Sie sich, welche Zahlen für die Stärken, Schwächen oder sonstigen Themengebiete stehen könnten, die Sie in Zukunft entwickeln wollen. Angenommen, Sie sind nicht zufrieden damit, wie sich Ihr Kundenstamm entwickelt. Dann ist die Zahl der Neukunden eine relevante Kennzahl für Sie, ebenso wie die Zahl der Kündiger. Häufig kommen bei dieser Übung mehr als zehn, nicht selten sogar um die 20 Kennzahlen heraus – zu viele für den Alltag.

4. Kennzahlen konsolidieren

Zu guter Letzt legen Sie Ihr „Kennzahlen-Set“ nochmals vor sich. Können Sie mehrere Kennzahlen zu einer zusammenfassen? Wirken einige Kennzahlen auf Sie bedeutsamer als andere?

Ihr Ziel sollte es sein, drei bis maximal fünf Kennzahlen zu finden, die:

  • die gewünschte Unternehmensentwicklung repräsentieren
  • unterschiedlicher Art (Herkunft) sind
  • einfach zu merken (inkl. Bestandteile) sind

Das sind dann Ihre Top-Kennzahlen. Sie werden sie fast automatisch permanent im Hinterkopf haben. Mit ein bisschen Übung werden Sie bei jeder Alltagsentscheidung, die Sie in Zukunft treffen, abwägen: Wie wirkt sich diese Entscheidung auf meine Kennzahlen aus? Auch an dieser Stelle bewirkt Ihr Unterbewusstsein deutlich mehr, als wir ihm häufig zutrauen. Durch den Fokus auf wenige Zahlen, die Sie ernst nehmen, verändern Sie auch Ihr Mindset und Ihr Unterbewusstsein merkt: „Hey, das ist jetzt wohl wichtig. Okay, dann kau‘ ich mal auf diesem Knochen rum“.

Die anderen Kennzahlen, die es nicht in den Top-Kreis geschafft haben, verwerfen Sie aber bitte nicht. Erfassen Sie sie auf einem Kennzahlenblatt in Excel und analysieren Sie Sie regelmäßig – am besten jeden Monat und gerne gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Im zweiten Teil dieser Mini-Serie erkläre ich Ihnen die 5 Top-Kennzahlen, die jeder Unternehmer kennen sollte.

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