Einkauf optimieren
Diese 8 Fehler beim Einkauf können teuer werden

Ob Büromaterial, Software oder Dienstleistungen: Einkauf ist für jede Firma ein Thema. Dennoch kümmern sich viele Unternehmer nicht genug darum - und machen die folgenden teuren Fehler.

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Die Familieneinkäufe im Supermarkt werden oft besser geplant als der Einkauf im Unternehmen. Dabei lässt sich vieles ganz einfach optimieren.

Fehler 1: Die Planung vernachlässigen

„Einkauf? Das ist doch total einfach! Das macht meine Frau jeden Samstag!“ Sätze wie diesen hat Einkaufsberater Joachim von Lüninck schon oft gehört, wenn er mit Unternehmern des alten Schlags zusammensaß. „Schreibt Ihre Frau vorher einen Einkaufszettel?“, lautet dann sein Konter. „Die meisten antworten mit Ja“, sagt er. Und müssen dann zugeben, dass der Einkauf in ihrem Unternehmen nicht annähernd so minutiös geplant wird wie die Familieneinkäufe am Wochenende.

Denn ein Einkaufszettel ist strategische Einkaufsplanung im Kleinen. Man setzt sich hin und überlegt: Was brauche ich nächste Woche? In welche Geschäfte muss ich gehen, um diese Dinge zu bekommen? Und wo gibt es Sonderangebote? „Im Haushalt ist das völlig selbstverständlich“, sagt von Lüninck. „Viele Unternehmen stellen solche strategischen Überlegungen aber nie an.“ Wer jedoch immer nur ad hoc kaufe, was er brauche, zahle in der Regel deutlich mehr.

Fehler 2: Den indirekten Einkauf ausklammern

Beim Thema Einkauf denken viele Unternehmer als Erstes an Materialien für die Produktion: an Schrauben und Kupferbleche, Stahlträger und Backsteine, Holz und Farbe.

Ihren Einkauf optimieren können jedoch nicht nur Industriebetriebe und Handwerker, gibt Lüninck zu bedenken: „Fast alles, wofür ich eine Rechnung bekomme, gehört zum Einkauf: Das fängt beim Büromaterial an und reicht von Strom über Software bis hin zu Computern.“

Zu diesem so genannten indirekten Einkauf zählen auch Dienstleistungen: „Das Marketing ist an eine Agentur outgesourct, Rechtsanwalt und Steuerberater werden nach Bedarf gebucht. Und bei Auftragsspitzen holt man sich Unterstützung von Zeitarbeitskräften.“

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Nach von Lünincks Erfahrungen gehen viele Unternehmen insbesondere beim indirekten Einkauf wenig planvoll vor – und geben daher unnötig Geld aus.

Fehler 3: Marktangebot nicht vergleichen

Wer beim Einkauf sparen will, muss ein Verhandlungsgenie sein, denken viele Unternehmer. Ein Irrtum, versichert von Lüninck: „Man muss nicht der beste Verhandler der Welt sein – aber man sollte zumindest das Marktpreisniveau kennen.“ Sein Credo lautet: „Je mehr Angebote ich einhole, desto besser. Im Optimalfall frage ich möglichst viele Anbieter im Markt an und vergleiche dann.“ Wer diesen Aufwand nicht leisten könne, solle zumindest drei bis fünf Angebote gegenüberstellen.

Zur Person
Joachim Freiherr von Lüninck ist geschäftsführender Gesellschafter beim Beratungsunternehmen amc Group, das den Einkauf und die Supply Chain von Unternehmen optimiert. Der Diplom-Betriebswirt ist seit 1997 in der Beratung tätig.

Angebote einholen und vergleichen, das kostet Zeit. Zusätzliche Ressourcen, egal ob Rohstoffe oder Arbeitskräfte, brauchen Unternehmen allerdings meist kurzfristig. Kein Wunder, dass von Lüninck immer wieder die Frage gestellt wird: „Wann soll ich denn so viele Angebote einholen?“ Seine Antwort ist stets dieselbe: am besten schon, bevor der Großauftrag ins Haus flattert. „Es lohnt sich zu planen, um dann frühzeitig die Partner zu identifizieren, mit denen ich zusammenarbeiten will.“

Fehler 4: Allein über den Preis entscheiden

Angebote zu vergleichen, ist die Basis für jede Einkaufsoptimierung. Der Preis jedoch sollte nicht das einzige Entscheidungskriterium für einen Zulieferer sein, warnt von Lüninck: „Nicht nur der Preis muss stimmen, sondern auch die Qualität der Leistung – und vor allem: die Abwicklungsprozesse.“

Auch bei Partnern, die schon lange zusammenarbeiten, gibt es nach seiner Erfahrung oft Optimierungspotenzial. So erzählt von Lüninck von einem mittelständischen Maschinenbauer, der den Werkzeugbau ausgelagert hatte. Da das Partnerunternehmen jedoch eine andere CAD-Software verwendete als der Maschinenbauer, mussten alle zugelieferten Pläne erst aufwändig konvertiert werden.

Ein anderes Unternehmen hatte einen Wartungsvertrag für seine Maschinen abgeschlossen. Der Dienstleister war derart schlecht organisiert, dass die Wartung viel mehr Zeit in Anspruch nahm als nötig. „Ich habe dieses Unternehmen gefragt: ‚Wissen Sie eigentlich, was Sie für das Lösen einer Schraube bezahlen? Nur weil der Mitarbeiter Ihres Dienstleisters keinen Plan hat und keinen organisierten Werkzeugkoffer und deshalb herumwühlt und dreimal hin und her tippelt?‘“

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Fehler 5: Stammlieferanten blind vertrauen

„Mit dem haben wir das immer gemacht.“ Noch so ein Satz, den von Lüninck immer wieder hört – denn viele Unternehmen arbeiten seit Jahren, gar Jahrzehnten mit denselben Lieferanten zusammen; man kennt sich, man schätzt sich. „Diese Haus- und Hoflieferanten sollen Sie nicht alle vor die Tür setzen“, sagt der Einkaufsexperte. Dennoch könne man sie ruhig „immer mal wieder challengen“ und die Regeln der Zusammenarbeit neu verhandeln. Oft seien Regelungen, Abläufe, Preise und Konditionen längst nicht mehr auf Marktniveau.

Fehler 6: Die Kommunikation verschleppen

Hat der Vertrieb einen Kunden gewonnen, informiert er die Produktion – und die wiederum sagt dem Einkauf Bescheid, dass Material gebraucht wird. Bis die Info an der richtigen Stelle ankommt, vergehen oft mehrere Tage oder gar Wochen. Diese Verzögerung kommt Unternehmen teuer zu stehen, warnt von Lüninck. „Was man spontan einkauft, ist in der Regel teurer. Daher können Sie umso mehr sparen, je schneller Informationen an alle Beteiligten rausgehen.“

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Oft lohne es sich, Stammlieferanten oder -dienstleister schon vor einem möglichen Vertragsabschluss ein Signal zu geben. „Nichts ist ärgerlicher, als vom Subunternehmer zu hören: ‚Hättest du mir das mal vor zwei Wochen gesagt‘.“

Fehler 7: Bei der Kostenkalkulation aufs Bauchgefühl verlassen

Wer eine neue Maschine kauft, muss nicht nur die Kosten einkalkulieren, die auf der Rechnung stehen: Wartung, Reparaturen, Schulungen der Mitarbeiter, Strom – all das und mehr sollte in die Kalkulation mit einfließen.

Hinzu kommen knifflige Fragen wie diese: „Wie viel Geld geht der Firma verloren, wenn die Maschine ausfällt? Wie lange brauchen Mitarbeiter, bis sie sie  benutzen können? Wie schnell geht die Maschine kaputt und muss ersetzt werden? Könnte ich mit einer teureren Maschine schneller produzieren?“, zählt von Lüninck auf.

Total Cost of Ownership nennen Einkaufsexperten diese Gesamtbetrachtung aller Kosten rund um eine Investition. Wer sie berücksichtigt, stellt häufig fest: Die vermeintlich günstigste Lösung ist langfristig selten die kostensparendste. Verlässt man sich aber bei der Kostenkalkulation allein aufs Bauchgefühl, tappt man allzu schnell in die Schnäppchenfalle.

Fehler 8: Zu schnell aufgeben

Kleine Unternehmen fühlen sich im Gespräch mit Lieferanten und Dienstleistern häufig in einer schwachen Verhandlungsposition. Dennoch hält es von Lüninck für einen Fehler, sich Preise und Konditionen diktieren zu lassen: „Auch große Monopolisten sind bereit, darüber zu reden, wie man gemeinschaftlich zu einer besseren Geschäftsbeziehung kommen kann – selbst mit kleineren Partnern.“ Eventuell könnte man sich für solche Verhandlungen auch mit anderen kleinen Unternehmen zusammenschließen, schlägt der Einkaufsberater vor.

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Fehler 1: Die Planung vernachlässigen „Einkauf? Das ist doch total einfach! Das macht meine Frau jeden Samstag!“ Sätze wie diesen hat Einkaufsberater Joachim von Lüninck schon oft gehört, wenn er mit Unternehmern des alten Schlags zusammensaß. „Schreibt Ihre Frau vorher einen Einkaufszettel?“, lautet dann sein Konter. „Die meisten antworten mit Ja“, sagt er. Und müssen dann zugeben, dass der Einkauf in ihrem Unternehmen nicht annähernd so minutiös geplant wird wie die Familieneinkäufe am Wochenende. Denn ein Einkaufszettel ist strategische Einkaufsplanung im Kleinen. Man setzt sich hin und überlegt: Was brauche ich nächste Woche? In welche Geschäfte muss ich gehen, um diese Dinge zu bekommen? Und wo gibt es Sonderangebote? „Im Haushalt ist das völlig selbstverständlich“, sagt von Lüninck. „Viele Unternehmen stellen solche strategischen Überlegungen aber nie an.“ Wer jedoch immer nur ad hoc kaufe, was er brauche, zahle in der Regel deutlich mehr. Fehler 2: Den indirekten Einkauf ausklammern Beim Thema Einkauf denken viele Unternehmer als Erstes an Materialien für die Produktion: an Schrauben und Kupferbleche, Stahlträger und Backsteine, Holz und Farbe. Ihren Einkauf optimieren können jedoch nicht nur Industriebetriebe und Handwerker, gibt Lüninck zu bedenken: „Fast alles, wofür ich eine Rechnung bekomme, gehört zum Einkauf: Das fängt beim Büromaterial an und reicht von Strom über Software bis hin zu Computern.“ Zu diesem so genannten indirekten Einkauf zählen auch Dienstleistungen: „Das Marketing ist an eine Agentur outgesourct, Rechtsanwalt und Steuerberater werden nach Bedarf gebucht. Und bei Auftragsspitzen holt man sich Unterstützung von Zeitarbeitskräften.“ Nach von Lünincks Erfahrungen gehen viele Unternehmen insbesondere beim indirekten Einkauf wenig planvoll vor – und geben daher unnötig Geld aus. Fehler 3: Marktangebot nicht vergleichen Wer beim Einkauf sparen will, muss ein Verhandlungsgenie sein, denken viele Unternehmer. Ein Irrtum, versichert von Lüninck: „Man muss nicht der beste Verhandler der Welt sein – aber man sollte zumindest das Marktpreisniveau kennen.“ Sein Credo lautet: „Je mehr Angebote ich einhole, desto besser. Im Optimalfall frage ich möglichst viele Anbieter im Markt an und vergleiche dann.“ Wer diesen Aufwand nicht leisten könne, solle zumindest drei bis fünf Angebote gegenüberstellen. Angebote einholen und vergleichen, das kostet Zeit. Zusätzliche Ressourcen, egal ob Rohstoffe oder Arbeitskräfte, brauchen Unternehmen allerdings meist kurzfristig. Kein Wunder, dass von Lüninck immer wieder die Frage gestellt wird: „Wann soll ich denn so viele Angebote einholen?“ Seine Antwort ist stets dieselbe: am besten schon, bevor der Großauftrag ins Haus flattert. „Es lohnt sich zu planen, um dann frühzeitig die Partner zu identifizieren, mit denen ich zusammenarbeiten will.“ Fehler 4: Allein über den Preis entscheiden Angebote zu vergleichen, ist die Basis für jede Einkaufsoptimierung. Der Preis jedoch sollte nicht das einzige Entscheidungskriterium für einen Zulieferer sein, warnt von Lüninck: „Nicht nur der Preis muss stimmen, sondern auch die Qualität der Leistung - und vor allem: die Abwicklungsprozesse.“ Auch bei Partnern, die schon lange zusammenarbeiten, gibt es nach seiner Erfahrung oft Optimierungspotenzial. So erzählt von Lüninck von einem mittelständischen Maschinenbauer, der den Werkzeugbau ausgelagert hatte. Da das Partnerunternehmen jedoch eine andere CAD-Software verwendete als der Maschinenbauer, mussten alle zugelieferten Pläne erst aufwändig konvertiert werden. Ein anderes Unternehmen hatte einen Wartungsvertrag für seine Maschinen abgeschlossen. Der Dienstleister war derart schlecht organisiert, dass die Wartung viel mehr Zeit in Anspruch nahm als nötig. „Ich habe dieses Unternehmen gefragt: ‚Wissen Sie eigentlich, was Sie für das Lösen einer Schraube bezahlen? Nur weil der Mitarbeiter Ihres Dienstleisters keinen Plan hat und keinen organisierten Werkzeugkoffer und deshalb herumwühlt und dreimal hin und her tippelt?‘“ Fehler 5: Stammlieferanten blind vertrauen „Mit dem haben wir das immer gemacht.“ Noch so ein Satz, den von Lüninck immer wieder hört – denn viele Unternehmen arbeiten seit Jahren, gar Jahrzehnten mit denselben Lieferanten zusammen; man kennt sich, man schätzt sich. „Diese Haus- und Hoflieferanten sollen Sie nicht alle vor die Tür setzen“, sagt der Einkaufsexperte. Dennoch könne man sie ruhig „immer mal wieder challengen“ und die Regeln der Zusammenarbeit neu verhandeln. Oft seien Regelungen, Abläufe, Preise und Konditionen längst nicht mehr auf Marktniveau. Fehler 6: Die Kommunikation verschleppen Hat der Vertrieb einen Kunden gewonnen, informiert er die Produktion - und die wiederum sagt dem Einkauf Bescheid, dass Material gebraucht wird. Bis die Info an der richtigen Stelle ankommt, vergehen oft mehrere Tage oder gar Wochen. Diese Verzögerung kommt Unternehmen teuer zu stehen, warnt von Lüninck. „Was man spontan einkauft, ist in der Regel teurer. Daher können Sie umso mehr sparen, je schneller Informationen an alle Beteiligten rausgehen.“ Oft lohne es sich, Stammlieferanten oder -dienstleister schon vor einem möglichen Vertragsabschluss ein Signal zu geben. „Nichts ist ärgerlicher, als vom Subunternehmer zu hören: ‚Hättest du mir das mal vor zwei Wochen gesagt‘.“ Fehler 7: Bei der Kostenkalkulation aufs Bauchgefühl verlassen Wer eine neue Maschine kauft, muss nicht nur die Kosten einkalkulieren, die auf der Rechnung stehen: Wartung, Reparaturen, Schulungen der Mitarbeiter, Strom - all das und mehr sollte in die Kalkulation mit einfließen. Hinzu kommen knifflige Fragen wie diese: „Wie viel Geld geht der Firma verloren, wenn die Maschine ausfällt? Wie lange brauchen Mitarbeiter, bis sie sie  benutzen können? Wie schnell geht die Maschine kaputt und muss ersetzt werden? Könnte ich mit einer teureren Maschine schneller produzieren?“, zählt von Lüninck auf. Total Cost of Ownership nennen Einkaufsexperten diese Gesamtbetrachtung aller Kosten rund um eine Investition. Wer sie berücksichtigt, stellt häufig fest: Die vermeintlich günstigste Lösung ist langfristig selten die kostensparendste. Verlässt man sich aber bei der Kostenkalkulation allein aufs Bauchgefühl, tappt man allzu schnell in die Schnäppchenfalle. Fehler 8: Zu schnell aufgeben Kleine Unternehmen fühlen sich im Gespräch mit Lieferanten und Dienstleistern häufig in einer schwachen Verhandlungsposition. Dennoch hält es von Lüninck für einen Fehler, sich Preise und Konditionen diktieren zu lassen: „Auch große Monopolisten sind bereit, darüber zu reden, wie man gemeinschaftlich zu einer besseren Geschäftsbeziehung kommen kann - selbst mit kleineren Partnern.“ Eventuell könnte man sich für solche Verhandlungen auch mit anderen kleinen Unternehmen zusammenschließen, schlägt der Einkaufsberater vor.