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Mehr Umsatz, neue Kunden, zusätzliche Mitarbeitende – und dennoch bleibt unter dem Strich oft weniger Gewinn als gedacht. Der Grund: Wachstum allein sagt oft wenig darüber aus, wie sich ein Unternehmen wirtschaftlich entwickelt. Steigende Kosten, schrumpfende Margen oder knappe Liquidität können dazu führen, dass eine Firma trotz voller Auftragsbücher schlechter dasteht als Wettbewerber.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zeigen sich in einer Branche oft große Unterschiede. Während einige Unternehmen profitabel wachsen, kämpfen andere mit sinkenden Erträgen und finanziellen Engpässen. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist es deshalb wichtig, eine Antwort auf die Frage zu finden: Wie läuft die eigene Firma im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen?
„Mit moderner Software lassen sich heute zahlreiche Kennzahlen berechnen“, sagt der KMU-Berater Carl-Dietrich Sander aus Kaarst. Doch viele Firmeninhaber seien davon überfordert: „Je mehr Zahlen man jemandem auf den Tisch legt, desto größer wird die Gefahr, dass er gar nichts damit macht, weil es für ihn zu unübersichtlich wird.“
Zudem bringt der Vergleich Herausforderungen mit sich: „Wir erleben derzeit selbst innerhalb einer Branche extrem unterschiedliche Entwicklungen“, erklärt Alexander Koch von Weissman Consulting. „Deshalb spricht man weniger von der einen richtigen oder üblichen Kennzahl, sondern von Bandbreiten.“
Wie also gelingt ein sinnvoller Vergleich? Nach Ansicht der Experten reichen die folgenden Kennzahlen aus, um die eigene Firma realistisch einschätzen zu können.
1. Rentabilität: Wie viel Gewinn bleibt übrig?
Die grundlegendste Kennzahl im Unternehmen ist bekanntermaßen der Umsatz. Doch der allein sagt erst mal wenig darüber aus, wie rentabel ein Betrieb wirtschaftet. „Am Ende zählt nur eine wirklich aussagekräftige Kennzahl“, sagt Sander. „Der Gewinn nach allem – also Profit after Everything.“ Dieser Punkt ist keineswegs banal, gerade in scheinbar prosperierenden Firmen gilt: Wachstum ohne Gewinn ist tödlich.
Die Umsatzrentabilität beantwortet die einfache, aber alles entscheidende Frage: Wie viel Cent Gewinn bleiben von einem Euro Umsatz?
Die Formel für die Rentabiliät lautet:
Umsatzrentabilität in Prozent = (Gewinn / Umsatz) x 100)
Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb macht einen Gesamtumsatz von 1 Million Euro. Nach Abzug aller Kosten, wie etwa Material, Gehälter und Miete, bleibt ein Gewinn von rund 100.000 Euro. Die Umsatzrentabilität liegt damit bei 10 Prozent.
„Wenn ich feststelle, dass eine Kennzahl nicht gut aussieht, dann liefert mir die Formel direkt die Stellschrauben, an denen ich drehen kann“, erklärt Sander. Im Beispiel oben kann es etwa sein, dass zu hohe Kosten den Gewinn schmälern.
Die Unterschiede zwischen Branchen sind erheblich. „Im Handel sind die Umsatzrenditen häufig eher niedrig und liegen vielleicht bei 1 bis 3 Prozent“, sagt Koch. Baufirmen liegen eher bei 2 bis 5 Prozent. In der Beratung ist die Bandbreite noch deutlich größer: Je nach Geschäftsmodell sind 5 bis 8 Prozent realistisch, manchmal gar bis zu 20 Prozent.
Selbst innerhalb der derselben Branche kann sich die Rentabilität stark unterscheiden: „Ein Bauunternehmen im Wohnungsbau hat andere Margen als eines im Infrastrukturbau“, sagt Unternehmensberater Koch.
Richtig interpretiert, können Benchmark-Daten dennoch ein guter Anreiz sein. „Wenn ein Unternehmen 2 Prozent Rendite macht und sieht, dass andere 10 Prozent erreichen, entsteht zumindest die Frage: Wäre das auch für mich möglich?“, erklärt Koch.
Liegt die Rentabilität deiner Firma deutlich unter dem Branchendurchschnitt, solltest du genau hinschauen, woran es liegen könnte: Steigen deine Kosten schneller als deine Preise? Bringen manche Aufträge zu wenig Marge? Arbeiten Wettbewerber effizienter?
2. Produktivität: Wie effizient arbeitet die Firma?
Wie effizient deine Firma arbeitet, zeigt der Umsatz pro Mitarbeiter. Diese Kennzahl beschreibt, wie viel Personal ein Unternehmen einsetzen muss, um einen bestimmten Umsatz zu erzielen.
Die Formel für Produktivität lautet:
Umsatz pro Mitarbeiter = Gesamtumsatz / Anzahl der Mitarbeiter
Als Richtwert gilt, dass ein Mitarbeiter mindestens das Zwei- bis Dreifache seiner Gesamtkosten erwirtschaften sollte.
Während Handels- oder Softwareunternehmen oft hohe Umsätze mit wenigen Beschäftigten erzielen, benötigen Gastronomie oder Handwerk deutlich mehr Personal. Kaum ins Gewicht fällt der Umsatz pro Mitarbeiter, wenn schwere Maschinen oder Automatisierung den Umsatz generieren.
Ist der Umsatz pro Mitarbeiter niedrig oder sinkt über einen längeren Zeitraum, kann das auf ineffiziente Prozesse oder eine schwache Auslastung hindeuten. Oft sind auch zu hohe Verwaltungskosten oder gestiegene Personalaufwendungen die Ursache. Dann kann es sinnvoll sein, bessere Technologie einzusetzen oder Arbeitsabläufe zu optimieren.
3. Eigenkapitalquote: Wie stabil ist das Unternehmen?
Doch Gewinn allein reicht nicht, dein Unternehmen muss auch finanzielle Engpässe aushalten können. Die wichtigste Kennzahl für finanzielle Stabilität ist die Eigenkapitalquote. Diese zeigt, wie stark das Unternehmen mit eigenem Kapital finanziert ist. Je höher die Quote, desto unabhängiger ist deine Firma von Banken und Fremdkapital.
Vor allem in Krisen ist ein finanzieller Puffer wertvoll, um Verluste aufzufangen. Finanzinstitute nutzen die Quote daher, um die Bonität von Unternehmen zu prüfen. „Banken sagen häufig: Ab etwa 20 Prozent Eigenkapitalquote wird ein Unternehmen für uns als Kreditnehmer interessant“, weiß Sander.
So berechnest du die Eigenkapitalquote:
Eigenkapitalquote = (Eigenkapital / Gesamtkapital) x 100
Beispiel: Eine Agentur verfügt über 150.000 Euro Eigenkapital. Das Geld stammt aus dem Stammkapital der GmbH sowie aus Gewinnen, die die Gesellschafter nicht ausgeschüttet haben. Dem stehen 350.000 Euro Fremdkapital gegenüber, darunter ein Bankkredit, Leasingverträge und offene Rechnungen. Die Eigenkapitalquote beträgt damit 30 Prozent.
Doch Unternehmen müssen nicht zwingend neues Eigenkapital aufbauen, um ihre Quote zu steigern – es gibt noch andere Hebel. „Wenn ich mein Mahnwesen verbessere und Kunden schneller zahlen, sinkt meine Bilanzsumme – und damit steigt automatisch die Eigenkapitalquote“, sagt Sander.
Auch wenn du auf Gewinnausschüttungen verzichtest und den Jahresüberschuss im Unternehmen belässt, kannst du die Eigenkapitalquote steigern. Je nach Branche sollte sie zwischen 20 und 30 Prozent liegen.
Vergleichszahlen finden 4. Liquidität: Wie groß ist die Reserve?
Woran können Unternehmerinnen und Unternehmer frühzeitig erkennen, ob ihr Betrieb in eine Schieflage gerät? „Ein ganz praktischer Frühwarnindikator ist die Führung des Geschäfts-Girokontos“, sagt Sander. Wenn du normalerweise 20.000 bis 40.000 Euro auf dem Geschäftskonto hast und merkst, dass dieses Polster abschmilzt, solltest du sehr aufmerksam werden.
Sinkende Liquidität kann unterschiedliche Gründe haben:
- Kunden zahlen später
- Material- und Personalkosten steigen
- Aufträge gehen zurück
- oder das Unternehmen wächst schneller, als es die Finanzierung zulässt
Unternehmer sollten ihre Liquidität daher laufend planen und einen finanziellen Puffer aufbauen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und abzufedern. Offene Rechnungen, Steuerschulden, aber auch Mietzahlungen und Gehälter sind Zahlungsverpflichtungen, die bei einer Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigt werden müssen.
Um deine Liquidität zu verbessern, kannst du zum Beispiel größere Investitionen verschieben, deinen Kreditrahmen bei der Bank vorsorglich erhöhen oder ausstehende Rechnungen konsequenter mahnen.
5. Cashflow: Wie viel Geld erwirtschaftet die Firma?
Die Liquidität zeigt, ob das Unternehmen genug Geld auf dem Konto hat, um Rechnungen, Löhne und Steuern zu bezahlen. Der Cashflow beantwortet dagegen die Frage, ob das laufende Geschäft Geld erwirtschaftet oder verbrennt. Der direkte Cashflow zählt laut Sander zu den wichtigsten Kennzahlen für Firmen.
So lässt sich der Cashflow berechnen:
Cashflow = Zahlungseingänge – Zahlungsausgänge
Ein positiver Cashflow bedeutet: Es kommt mehr Geld herein, als hinausgeht. Ein negativer Cashflow ist dagegen ein Warnsignal: Dann finanziert sich das Unternehmen nicht mehr aus dem laufenden Geschäft, sondern lebt von der Substanz.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten achten Banken genau darauf, ob Unternehmen ihre laufenden Kosten und Investitionen dauerhaft aus eigener Kraft finanzieren können.
Unternehmerinnen und Unternehmer haben zwei Hebel, um den Cashflow zu verbessern: Geld schneller hereinholen – oder Geld später beziehungsweise gezielter ausgeben. Auf der Einnahmenseite kannst du Zahlungsziele verkürzen, zum Beispiel von 30 auf 14 Tage, Rechnungen schneller stellen oder Vorauszahlungen vereinbaren. Auf der Ausgabenseite kannst du Lagerbestände abbauen, längere Zahlungsziele mit Lieferanten vereinbaren oder teurere Überziehungskredite durch längerfristige Darlehen ersetzen.
Unternehmen aus Bauwirtschaft, Handwerk und Landwirtschaft können Maschinen oder Fuhrpark an eine Leasinggesellschaft verkaufen und von diesen mieten, um gebundenes Kapital freizusetzen.
6. ROCE: Wie profitabel wird das eingesetzte Kapital genutzt?
Wenn du verschiedene Geschäftsmodelle oder Unternehmen vergleichen willst, solltest du zusätzlich einen Blick auf den ROCE („Return on Capital Employed“) werfen, empfiehlt Berater Koch. Die Kennzahl zeigt, wie effizient ein Unternehmen mit dem Kapital arbeitet, das im Betrieb steckt.
„Letztlich geht es darum, das operative Ergebnis ins Verhältnis zum insgesamt eingesetzten Kapital zu setzen“, erklärt Koch. Weil sich Finanzierung und Kapitaleinsatz je nach Branche stark unterscheiden, genügt es nicht, nur die Umsatzrendite zu betrachten: So braucht eine Unternehmensberatung weniger Maschinen, Lagerfläche oder Fuhrpark als ein Industriebetrieb.
So wird der ROCE berechnet:
ROCE = (EBIT / Capital Employed) x 100
Das EBIT ist das operative Ergebnis vor Zinsen und Steuern. Eine Softwarefirma mit einem EBIT von 1 Million Euro und 5 Millionen Euro eingesetztem Kapital (Capital Employed) erzielt demnach einen ROCE von 20 Prozent. Das bedeutet: Jeder investierte Euro bringt einen operativen Gewinn von 20 Cent (vor Steuern und Zinsen).
Zum Capital Employed zählt alles Eigen- und Fremdkapital, das im Betrieb gebunden ist und dort eine Rendite erwirtschaften soll. Also Maschinen, Fahrzeuge, Lagerbestände, Forderungen und betriebsnotwendige Liquidität. Nicht dazu zählen Bankguthaben oder Finanzanlagen, die für das operative Geschäft nicht notwendig sind. Sie bleiben außen vor, um die Kapitalrendite nicht zu verfälschen.
Vor allem Banken, Investoren und größere Mittelständler nutzen den ROCE, um Geschäftsmodelle besser vergleichen zu können. Ein guter ROCE zeigt an, dass dein Unternehmen aus jedem investierten Euro viel Gewinn schöpft. Ein niedriger Wert bedeutet: Deine Firma ist eher ineffizient und benötigt viel Kapital, um Gewinne zu erzielen.
Ein ROCE zwischen 15 und 20 Prozent gilt als besonders gut. Ist der Wert geringer als die Kosten für die Kapitalbeschaffung – unter 8 bis 10 Prozent – oder sogar negativ, deutet das auf Verluste hin.
Du kannst die Kennzahl auch verwenden, um verschiedene Geschäftsbereiche deiner Firma zu vergleichen. Sinkt der ROCE, solltest du genau hinschauen: Bindet dein Unternehmen zu viel Kapital – etwa im Lager? Gab es Investitionen, die sich nicht ausgezahlt haben?
Warnsignale beachten
Wichtig ist, Schieflagen rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Dafür sollten Unternehmen ihre Zahlen nicht nur zum Jahresabschluss, sondern monatlich prüfen.
Derzeit kämpfen viele kleine und mittlere Betriebe mit einer Konjunkturflaute, hohen Energie- und Arbeitskosten und Fachkräftemangel. Umso wichtiger ist es laut Koch, Frühindikatoren im Blick zu behalten. „Ein klassisches Frühwarnsignal sind die Auftragseingänge“, sagt der Berater.
Koch nennt drei Hebel, die für Unternehmer in der aktuellen Lage besonders wichtig sind: ein aktiver Vertrieb, Einsparungen bei Material- und Energiekosten sowie eine vorausschauende Personalplanung. Viele unterschätzen, wie relevant es ist, Prozesse laufend anzupassen. So könntest du zum Beispiel Routineaufgaben durch KI automatisieren oder den Fokus auf margenstarke Produkte legen.
Unternehmen vergleichen
Wenn du wissen möchtest, wie deine Firma im Branchenvergleich dasteht, brauchst du belastbare Vergleichsdaten. Wie du an solche Daten kommst, haben wir dir in einer Übersicht zusammengestellt. Besonders wertvoll seien Austauschgruppen, rät Sander.
„Dort entsteht durch den direkten Austausch zwischen Unternehmern ein besseres Verständnis dafür, was hinter den Zahlen steckt und welche Ansätze übertragbar sind.“ Wichtig sei dabei, Kennzahlen nicht isoliert zu betrachten. Denn Zahlen allein lösen keine Probleme – und eine einzelne Zahl erklärt auch nicht die gesamte Situation eines Unternehmens.
