Mitarbeiterfotos und DSGVO: Das sollten Arbeitgeber beachten

Was haben Mitarbeiterfotos mit der DSGVO zu tun? Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat 2018 neue Pflichten für Unternehmen mit sich gebracht. Diese gelten auch für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos, da die Fotos unter den Arbeitnehmerdatenschutz fallen. Was die neuen Regeln der DSGVO konkret für den Alltag in Unternehmen bedeuten, wird häufig erst durch Gerichtsentscheidungen deutlich. Das gilt auch bei Mitarbeiterfotos. Klar ist etwa, dass Arbeitgeber die strengen Vorgaben der DSGVO beachten müssen, wenn sie Bilder ihrer Angestellten veröffentlichen. Noch vollkommen unklar ist indes, was passiert, wenn Unternehmen – absichtlich oder unabsichtlich – diese Regeln verletzen. So lange es noch keine höchstinstanzlichen Urteile zum Thema gibt, empfiehlt sich ein defensives Vorgehen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Was das für die Praxis bedeutet, verdeutlichen die folgenden Fragen und Antworten. Mehr zu Irrtümern rund um die DSGVO: DSGVO-Mythen: 15 Irrtümer, mit denen Sie sich das Leben unnötig schwer machen Was sagen Gerichte zu Mitarbeiterfotos im Internet? Vom Arbeitsgericht Lübeck stammt die erste bekanntgewordene Entscheidung zu Mitarbeiterfotos unter der Geltung der DSGVO (Az.: 1 Ca 538/19). Geklagt hatte ein Altenpfleger, der sein Mitarbeiterfoto auf der Facebook-Fanpage seines ehemaligen Arbeitgebers entdeckt hatte. Einer Veröffentlichung dort hatte er weder während des Arbeitsverhältnisses noch danach zugestimmt. Zwar entfernte das Unternehmen das Foto von der Facebook-Seite; der Ex-Mitarbeiter forderte aber Schmerzensgeld. Zwar fällte der Lübecker Arbeitsrichter gar kein rechtskräftiges Urteil – beide Seiten einigten sich vor Gericht. Das Gericht fällte aber zuvor den Beschluss, dass dem Ex-Mitarbeiter Prozesskostenhilfe gewährt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die Klage „hinreichend Aussicht auf Erfolg“ hat. Der Richter brachte also mit dem Beschluss seine Ansicht zum Ausdruck, dass die Schmerzensgeld-Forderung des Altenpflegers erfolgversprechend sei. Für Rechtsexperten ist das ein Indikator, wie Gerichte in vergleichbaren Fällen künftig entscheiden könnten. Ist für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos im Internet eine Einwilligung nötig? Wollen Arbeitgeber persönliche Daten von Mitarbeitern veröffentlichen, sollten sie grundsätzlich die Erlaubnis des Mitarbeiters einholen. Die Einwilligung ist allenfalls dann verzichtbar, wenn der Arbeitgeber ein „berechtigtes Interesse“ an der Veröffentlichung hat – was bei einem Facebook-Posting aber grundsätzlich nicht der Fall sei, so der Richter. Einen Mustertext zum Herunterladen finden Sie hier – exklusiv für impulse-Mitglieder: Einverständniserklärung: Mitarbeiterfotos rechtssicher veröffentlichen Die Einwilligung muss auch dann nicht eingeholt werden, wenn die Veröffentlichung der Mitarbeiterdaten für das Arbeitsverhältnis „erforderlich“ ist – denkbar etwa bei einem Kundenbetreuer in der Beschwerdeabteilung, dessen Kontaktdaten auf der Unternehmens-Webseite stehen müssen. Die veröffentlichten Angaben müssen sich dann aber auf das absolut Notwendige beschränken (Name, Telefonnummer). Soll der Kundenbetreuer im Bild gezeigt werden, so raten Rechtsexperten, immer eine Einwilligung des Angestellten einzuholen. Welche rechtlichen Anforderungen sollte die Einwilligung des Mitarbeiters erfüllen? Es reicht nicht, dass der Mitarbeiter von der Veröffentlichung weiß und sie duldet. Auch gilt es nach Meinung von Rechtsexperten nicht als Einwilligung, wenn der Mitarbeiter am Termin fürs Belegschaftsfoto teilnimmt. Nötig ist vielmehr eine so genannte „informierte Willensbekundung“: Der Mitarbeiter muss eine echte Wahl haben und aktiv und gut informiert seine Erlaubnis geben. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss den Zweck der Datenverarbeitung angeben (etwa Marketing). Der Arbeitgeber muss konkret benennen, wo das Foto veröffentlicht wird (etwa z. B. Facebook, Website). Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter auf sein Widerrufsrecht hinweisen. Der Widerruf muss genau so leicht möglich sein wie die Einwilligung. Der Mitarbeiter darf nicht unter Druck gesetzt werden und auch keine negativen Konsequenzen fürchten müssen, wenn er die Erlaubnis verweigert. Außerdem muss die Einwilligung schriftlich erfolgen: in Schriftform (unterschriebenes Papierdokument) oder in Textform (per E-Mail oder mit einem elektronisch protokollierten Klick). Eine mündliche Erlaubnis des Mitarbeiters reicht nicht aus. Wie kann man eine Einverständniserklärung DSGVO-konform formulieren? Eine Muster-Formulierung könnte zum Beispiel so lauten: „Ich erkläre mich damit einverstanden, dass Bilder und/oder Videos von mir gemacht werden und zur Veröffentlichung auf der Homepage von Name des Unternehmens (www.HOMEPAGE.de) in (Print-)Publikationen von Name des Unternehmens auf der Facebook-Seite von Name des Unternehmens verwendet und zu diesem Zwecke auch gespeichert werden dürfen. Die Fotos und/oder Videos dienen ausschließlich der Öffentlichkeitsarbeit von Name des Unternehmens. Ich bin mir darüber im Klaren, dass Fotos und/oder Videos im Internet von beliebigen Personen abgerufen werden können. Es kann trotz aller technischer Vorkehrungen nicht ausgeschlossen werden, dass solche Personen die Fotos und/oder Videos weiterverwenden oder an andere Personen weitergeben. Diese Einverständniserklärung ist freiwillig und kann gegenüber dem Unternehmen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Sind die Aufnahmen im Internet verfügbar, erfolgt die Entfernung, soweit dies dem Unternehmen möglich ist.“ Welche Entschädigungssummen können Betroffene verlangen? Nach bisherigem deutschen Recht hatten Betroffene nur bei schwerwiegenden Verstößen gegen Persönlichkeitsrechte Anspruch auf Schmerzensgeld. Das hat sich mit der DSGVO geändert: Nach Meinung von Rechtsexperten können seitdem auch wenige gewichtige Verstöße Entschädigungsanspruch nach Art. 82 DSGVO nach sich ziehen. Dem schloss sich auch der Arbeitsrichter in Lübeck an: Er kam zum Schluss, dass im Fall des Altenpflegers 1000 Euro Schmerzensgeld angemessen sein könnten. Einige Kommentatoren des Urteils sind sogar der Ansicht, der Verstoß gegen den Arbeitnehmerdatenschutz könne höhere Strafzahlungen rechtfertigen: Schließlich werde ein Foto auf Facebook potenziell sehr viel weiter verbreitet als etwa auf einer Unternehmenshomepage. Arbeitgeber sollten also damit rechnen, dass andere Gerichte in vergleichbaren Fällen deutlich höhere Entschädigungssummen verhängen.