Was Fachleute raten – Team-Aufgaben managen
„Wir sind ein Team von acht fachlich großartigen Mitarbeitenden. Doch beim Priorisieren von Aufgaben wird es schwierig. Kommen Kundenanfragen per Mail rein, formulieren wir daraus eine Aufgabe, legen eine Deadline fest und ordnen sie einer Person zu. Hierfür arbeiten wir mit Microsoft Planner. Nach etwa sechs Wochen gehe ich das System durch und stelle oft fest: Viele To-dos wurden nicht rechtzeitig erledigt. Sollten wir das Tool wechseln, mehr miteinander sprechen, KI einsetzen – oder liegt schlicht zu viel Arbeit auf dem Tisch? Ich befürchte, ich bin inzwischen betriebsblind und sehe die Lösung nicht.“
Ein Unternehmer aus dem impulse-Netzwerk
Marcel Miller, Geschäftsführer des auf Effizienzberatung spezialisierten Unternehmens Büro-Kaizen in Heidenheim, antwortet:
Erst einmal: Schön, dass Sie Ihre Mitarbeitenden loben, wenn auch nicht immer alles reibungslos läuft. Als Führungskraft zeigen Sie damit eine wichtige Haltung.
Natürlich können Sie das Tool wechseln, KI einsetzen oder neue Arbeitsmethoden ausprobieren – effizienter geht es fast immer. Dauerhaft werden Sie das Problem damit jedoch kaum lösen. Was vorher nicht funktioniert hat, wird mit einem neuen Werkzeug nicht automatisch besser. Wenn Aufgaben ständig liegen bleiben, liegt die Ursache meist tiefer.
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