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Home-Office-Regelungen Was Chefs beim Thema Home-Office beachten müssen

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Home Office:  Arbeitgeber müssen viele Details beachten.

Home Office: Arbeitgeber müssen viele Details beachten.© Viktor Hanacek/picjumbo.com

Viele Arbeitnehmer wollen gerne öfters mal im Home-Office arbeiten. Aber haben sie einen Anspruch darauf? Und was müssen Arbeitgeber dabei beachten? Arbeitsrechtsexpertin Martina Hidalgo gibt einen Überblick über wichtige Fragen und Antworten.

Wer trägt die Kosten für ein Home-Office? Muss der Arbeitgeber eine „Miete“ zahlen? Und wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Unternehmer, die ihren Angestellten die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen, müssen vorab viele Details klären.

Aufgrund der vielfältigen technischen Möglichkeiten wird es für Unternehmen immer weniger wichtig, wo die Arbeit erledigt wird, solange das Ergebnis stimmt. Arbeitnehmer arbeiten deshalb zeitlich immer flexibler und stehen zum Beispiel auch in den späten Abendstunden noch für Kundentelefonate zur Verfügung. Deshalb wird die Tätigkeit im sogenannten „Home-Office“ – also die Arbeit in den privaten Wohnräumen – immer selbstverständlicher. Doch was gilt es dabei arbeitsrechtlich zu beachten? Arbeitsrechtlerin Martina Hidalgo erklärt, worauf es beim Home-Office ankommt.

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Kann der Arbeitgeber Home-Office einseitig anordnen?

Für Unternehmen kann sich die Frage stellen, ob sie Mitarbeiter auch ohne ihre Zustimmung anweisen können, zukünftig von zuhause aus zu arbeiten (zum Beispiel dann, wenn eine Betriebsstätte aufgelöst wird). Hier lautet die klare Antwort: Nein, eine solche Weisung an den Arbeitnehmer wäre rechtswidrig, sagt Arbeitsrechtlerin Martina Hidalgo von der Kanzlei CMS Hasche Sigle. Denn das Direktionsrecht des Arbeitgebers endet vor der Wohnungstür des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer nicht zwingen, seine privaten Räume als Arbeitsort zur Verfügung zu stellen.

Kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, vom Home-Office aus zu arbeiten?

Umgekehrt kann auch der Arbeitnehmer nicht einseitig vom Arbeitgeber verlangen, dass er statt im Betrieb ganz oder teilweise von zuhause aus arbeiten darf, sagt Hidalgo. Denn es gehört zur unternehmerischen Freiheit, die Arbeitsorganisation so zu gestalten, wie das Unternehmen es für sinnvoll hält. Gehören Home-Office-Arbeitsplätze nicht zum unternehmerischen Konzept, muss der Arbeitnehmer dies akzeptieren.

Etwas anderes kann dann gelten, wenn das Unternehmen prinzipiell mit der Beschäftigung im Home-Office einverstanden ist und dieses Einverständnis zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder einem Interessenausgleich dokumentiert hat (vgl. z. B. BAG vom 02.03.2006 – 2 AZR 64/05). Hier kommt es aber auf den Einzelfall an, ob der Arbeitnehmer tatsächlich seine Beschäftigung im Home-Office einseitig durchsetzen kann. Dies dürfte die Ausnahme sein.

Selbst wenn der Arbeitgeber es Mitarbeitern mehrmals erlaubt hat, von zuhause aus zu arbeiten, besteht kein dauerhafter Anspruch darauf, sagt Anja Branz, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei DHPG. Solch eine Regelung können Chefs jederzeit auch wieder aufheben.

Wann muss ich eine Home-Office-Beschäftigung ausdrücklich regeln?

Die Beschäftigung im Home-Office erfolgt einvernehmlich. Ob dazu detaillierte Regelungen getroffen werden müssen oder kursorische – also mündliche – Absprachen genügen, hängt von den Umständen ab: Wenn der Mitarbeiter ein Telefonat mit einem Kunden in USA am späten Abend von zuhause aus erledigt und sonst grundsätzlich an der Betriebsstätte arbeitet, sind detaillierte Regelungen sicherlich überflüssig; häufig weiß der Vorgesetzte gar nichts von der Arbeit zuhause, weil der Mitarbeiter seine Arbeit selbständig organisiert. Immer dann aber, wenn feste „Home-Office-Tage“ eingeführt werden, an denen der Mitarbeiter gar nicht ins Büro kommt, sollte eine entsprechende vertragliche Regelung getroffen werden.

Welche Arbeitszeit gilt im Home-Office?

Grundsätzlich gilt das Arbeitszeitgesetz auch im Home-Office. Der Mitarbeiter darf also nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten. Eine gewisse Flexibilität räumt das Arbeitszeitgesetz allerdings ein. Immer dann, wenn es mehr zu tun gibt, kann der Arbeitstag auf bis zu zehn Stunden verlängert werden – unter einer Bedingung: Die mehr geleisteten Stunden müssen innerhalb der nächsten sechs Monate ausgeglichen werden. Im Durchschnitt darf niemand innerhalb von sechs Kalendermonaten länger als acht Stunden pro Werktag arbeiten.
Außerdem muss der Arbeitgeber auch bei Mitarbeitern im Home-Office die Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit erfüllen. Es empfiehlt sich, mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, dass er seine Arbeitszeit im Home-Office selbst dokumentiert und in bestimmten Abständen seinem Vorgesetzten vorlegt. Außerdem ist es sinnvoll, feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Mitarbeiters festzulegen, wenn der Arbeitgeber hierauf Wert legt.

Wie sind die Pausen und Ruhezeiten im Home-Office geregelt?

Für Heimarbeiter gelten die üblichen Ruhezeiten und Pausen, wie sie das Arbeitszeitgesetz vorgibt. An Tagen, an denen sie mehr als sechs Stunden arbeiten, steht ihnen eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Arbeiten sie mehr als neun Stunden am Tag, müssen sie eine mindestens 45-minütige Pause einlegen.
Die Ruhezeiten sind ebenfalls klar geregelt: Zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag müssen mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung liegen. Auch hier können Ausnahmen gemacht werden: Ist die Ruhezeit an einem Tag kürzer, muss sie an einem anderen Tag mindestens zwölf Stunden dauern – und zwar innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen.

Müssen Mitarbeiter im Home-Office permanent erreichbar sein?

Nur weil Mitarbeiter flexibel im Home-Office arbeiten, heißt das nicht, dass sie in ihrer Freizeit erreichbar sein müssen. Es gelten die Grundsätze des Arbeitszeitgesetzes. Ausnahmen müssen im rechtlichen Rahmen vertraglich festgehalten werden.

Sollten Arbeitgeber eine Regelung zum Home-Office schriftlich festhalten?

Eine schriftliche Dokumentation der Home-Office-Regelung ist sinnvoll. Darin sollten Arbeitgeber zum Beispiel festhalten, an wie vielen und welchen Tagen der Mitarbeiter im Home-Office arbeiten darf.  Sind feste Zeiten oder Tage im Home-Office vorgesehen, beugen klare schriftliche Vereinbarungen, etwa zum zeitlichen Umfang oder zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz, Konflikten vor.

Wie muss das Home-Office ausgestattet sein?

Soweit der Arbeitsplatz im Home-Office regelmäßig und dauerhaft genutzt wird, unterliegt er den Arbeitsschutzbestimmungen. Dabei können zum Beispiel bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büromöbel, der Raumgröße sowie zur Beleuchtung ebenso zu beachten sein wie Vorgaben zu Bildschirmgeräten, Tastatur und Software. Das Unternehmen muss zudem die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen überwachen und regelmäßig überprüfen.

Deshalb braucht der Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zur Privatwohnung, das er mit dem Mitarbeiter vereinbaren muss. Auch die mit dem Arbeitnehmer zusammenwohnenden Personen müssen den Zutritt des Arbeitgebers gestatten. Sinnvoll ist außerdem, nicht nur das Zutrittsrecht an sich, sondern eventuell auch die Personen festzulegen, die die Wohnung betreten dürfen (zum Beispiel Beauftragter für Arbeitssicherheit, Datenschutzbeauftragter, Betriebsratsmitglied, Vorgesetzter), und mit welchen Ankündigungsfristen außerhalb von dringenden Fällen das Zutrittsrecht anzukündigen ist.

Wer trägt die Kosten für das Home-Office?

Die Arbeitsmittel im Home-Office werden üblicherweise vom Arbeitgeber gestellt. Spannender ist deshalb die Frage, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine „Miete“ für die genutzten Räumlichkeiten zahlen muss. Hier kommt es wieder stark auf den Einzelfall an: Werden lediglich berufliche Telefonate immer wieder von zuhause aus geführt, führt dies sicherlich nicht zu einem Erstattungsanspruch des Arbeitnehmers gegen das Unternehmen.

Denn das Bundesarbeitsgericht erkennt an, dass es in bestimmten Berufen, beispielsweise im Außendienst, üblich ist, dass in geringem Umfang auch von zuhause aus gearbeitet wird und dafür kostenfrei die private Wohnung zur Verfügung gestellt wird. Arbeitet der Mitarbeiter dagegen überwiegend vom Home-Office aus und steht ihm kein Arbeitsplatz in den Firmenräumen zur Verfügung, dann muss das Unternehmen den hierfür verwendeten Raum entweder vom Mitarbeiter anmieten oder dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Unterhaltskosten zahlen.

Wer haftet bei Unfällen im Home-Office?

Grundsätzlich gilt auch im Home-Office der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung – allerdings nur, solange der Mitarbeiter tatsächlich für das Unternehmen arbeitet. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung formuliert es so: Es muss sich um eine dem „Betrieb dienende Tätigkeit“ handeln.

Arbeitet der Mitarbeiter zum Beispiel für die Kundenbetreuung, ist das Telefonieren mit Kunden und Beantworten von E-Mail-Anfragen eine dem Betrieb dienende Tätigkeit. Dies gilt auch für Wege, die zurückgelegt werden müssen, um diese Arbeit auszuführen. Der Gang zum Drucker oder zum Schrank mit Büromaterialien sind also versichert.
Anders sieht es bei Wegen aus, die ein Mitarbeiter aus privaten Gründen zurücklegt. Nimmt er etwa an der Tür ein Paket an, das nichts mit seiner Arbeit zu tun hat, besteht kein Versicherungsschutz. Gleiches gilt, wenn er zur Toilette geht oder sich in der Küche einen Kaffee kocht. Im Home-Office gilt dies als rein private und damit nicht versicherte Tätigkeit.

Das ist der große Unterschied zur Arbeit im Betrieb: Nach ständiger Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) ist der Weg zur Toilette und zur Nahrungsaufnahme im Betrieb versichert, im eigenen Heim hingegen nicht. Dort sei der Beschäftigte im gewohnten Umfeld. So entschied das BGS im Juli 2016 (Az.: B 2 U 5/15 R) etwa im Fall einer Frau, die in Absprache mit ihrem Arbeitgeber im Home-Office arbeitete und sich beim Wasserholen den Fuß brach, dass sie dafür keinen Arbeitsunfall geltend machen könne. Der Arbeitgeber habe nicht das Risiko zu verantworten, wie der Lebensbereich des Arbeitnehmers gestaltet sei, hieß es zur Begründung.

Wie können Betriebsgeheimnisse und Daten im Home-Office geschützt werden?

Datenschutz und Schutz von Betriebsgeheimnissen beziehungsweise IT-Sicherheit sind Themen, die sich bei Home-Office-Beschäftigung verschärft stellen. Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers gerade für die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben endet jedenfalls nicht damit, dass er die Datenverarbeitung teilweise auf Home-Office-Arbeitsplätze „auslagert“.

Welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen will und muss hängt davon ab, welche Daten, Betriebsgeheimnisse oder IT-Geräte der Mitarbeiter vom Home-Office aus nutzt. So kann das Unternehmen zum Beispiel untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden. Der Arbeitgeber kann die ausschließlich dienstliche Nutzung von IT-Systemen anordnen, die zusätzlich gegen den Zugriff und die Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen. Häufig werden auch technische Maßnahmen, wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN), verwendet. Wichtig ist, dass der Unternehmer sich über diese Themen Gedanken macht. Welche Lösung gefunden wird, hängt dann vom Einzelfall ab.

Wann kann eine Home-Office-Beschäftigung beendet werden?

Solange die Home-Office-Tätigkeit lediglich sporadisch erfolgt, stellt sich die Frage der Beendigung kaum. Hat das Unternehmen dem Mitarbeiter aber feste Home-Office-Tage gestattet oder generell die Tätigkeit vom Betrieb ins Home-Office verlegt, ist die rechtliche Situation schwieriger.

Zunächst ist zu unterscheiden, ob die Vereinbarung zur Home-Office-Beschäftigung mit dem Mitarbeiter individuell ausgehandelt wurde, weil der Mitarbeiter zum Beispiel im Jahr nach der Einschulung seines Kindes mittags zuhause sein möchte und ihm deshalb befristet für ein Jahr die Tätigkeit im Home-Office gestattet wird. Bei solchen individuellen Vereinbarungen hängt die Möglichkeit der Beendigung ausschließlich davon ab, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber geregelt haben.

Werden dagegen gleichlautende Home-Office-Vereinbarungen mit einer Vielzahl von Arbeitnehmern vereinbart (allgemeine Vertragsbedingungen), soll nach einem Urteil des LAG Düsseldorf (10.09.2014 – 12 Sa 505/14) die Beendigung der Home-Office-Beschäftigung nicht ohne weiteres möglich sein. Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen die Entscheidung zur Beendigung der Home-Office-Tätigkeit unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitnehmers treffen und außerdem die Zustimmung des Betriebsrats zur Versetzung einholen. Denn die ständige Tätigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb unterscheidet sich erheblich davon, dass er zumindest teilweise auch im Home-Office tätig wird. Unternehmen sollten vor diesem Hintergrund ihre Home-Office-Vereinbarungen prüfen, um sicherzustellen, dass sie noch wirksam sind.

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