Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag
Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Auch wenn es nur ein kurzes Vergnügen war: Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. „Selbst, wenn sie nur ein paar Tage da war“, sagt Verena Janßen, Beraterin und Expertin für Arbeitszeugnisse.
Bei sehr kurzen Beschäftigungen ist ein einfaches Arbeitszeugnis üblich. Es nennt nur Dauer und Art der Tätigkeit. Doch unabhängig davon, wie lange jemand in der Firma gearbeitet hat, kann die ausgeschiedene Person auch ein qualifiziertes Zeugnis verlangen: Es beschreibt und bewertet auf meist ein bis zwei Seiten Leistung und Arbeitsverhalten.
„Die einzige Ausnahme ist, wenn ein Arbeitnehmer im Grunde gar nicht gearbeitet hat, weil er zum Beispiel direkt krank war und beide Parteien das Arbeitsverhältnis wieder aufgehoben haben“, erklärt Alexander Birkhahn, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Dornbach in Koblenz. Auch dann müssen Chefinnen und Chefs zwar ein Zeugnis ausstellen, wenn die ausgeschiedene Person dies verlangt. „Sie können aber reinschreiben, dass Sie die Leistung nicht bewerten können.“
Wichtig: „Wenn der Arbeitnehmer nichts verlangt, muss ich auch kein Zeugnis ausstellen“, sagt Birkhahn. Während auch geringfügig Beschäftigte Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, müssen Freelancer kein Zeugnis bekommen.
Binnen welcher Frist muss der Arbeitgeber das Zeugnis ausstellen?
Beschäftigte haben einen Anspruch auf ein Zeugnis, nachdem sie ihre Tätigkeit in der Firma beendet haben. Sobald jemand ein Zeugnis verlangt, müssen Chefinnen und Chefs es ausstellen.
Mitarbeitende können in der Zeit zwischen Kündigung und des letzten Arbeitstags ein vorläufiges Arbeitszeugnis einfordern. Das Zwischenzeugnis ersetzt allerdings nicht das Abschlusszeugnis zum Firmenaustritt.
„Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt in der Regel nach drei Jahren“, sagt Arbeitsrechtler Birkhahn. Verlangt also eine ehemalige Mitarbeiterin zwei Jahre nach Ausscheiden noch ein Arbeitszeugnis beim früheren Arbeitgeber, muss dieser es auch ausstellen. Sind im Arbeitsvertrag bestimmte Fristen festgelegt, nach denen Forderungen verfallen, kann der Anspruch schon früher erlöschen. Auch in Tarifverträgen können kürzere Fristen festgelegt sein.
Das Arbeitszeugnis sollte idealerweise auf den letzten Arbeitstag datiert sein. Fordert eine Arbeitnehmerin ihr Zeugnis erst Tage oder Wochen nach dem Jobwechsel an, besteht kein Anspruch auf eine Rückdatierung.
Was muss im Arbeitszeugnis stehen?
In ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gehören Angaben zu Aufgaben, Leistungen und Bewertungen, wie engagiert die Person arbeitet oder welche Fachkenntnisse sie besitzt. Auch branchenspezifische Details sollten erwähnen werden: Eine Unternehmerin aus der Handelsbranche kann etwa auf das Verkaufstalent eines Mitarbeiters eingehen sowie auf seinen Umgang mit Kundinnen und Kunden. Der Chef einer IT-Firma kann bei einer Entwicklerin bewerten, wie gut sie Probleme analysiert und löst – und beschreiben, mit welchen Systemen sie gearbeitet hat.
Zeugnisse für verschiedene Beschäftigte sollten sich nicht nahezu identisch lesen. „Arbeitnehmer haben unterschiedliche Aufgaben und erbringen unterschiedliche Arbeitsleistungen, legen ein persönliches Verhalten an den Tag“, erklärt Arbeitsrechtler Birkhahn. Zeugnisse müssen daher individuell sein.
Hat der Arbeitnehmer Anrecht auf eine gute Beurteilung?
Arbeitszeugnisse lesen sich grundsätzlich positiv. Das liegt an der sogenannten Wohlwollenspflicht: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dürfen den weiteren beruflichen Weg der ausgeschiedenen Person nicht behindern. Ihre Beurteilung muss trotzdem der Wahrheit entsprechen.
Verlangt eine Arbeitnehmerin eine bessere Note als eine Drei, muss sie beweisen, dass ihr eine gute oder sehr gute Bewertung zusteht. Andersrum gilt: Stellt der Arbeitgeber ein Zeugnis aus, dass schlechter als durchschnittlich (also schlechter als Note 3) ist, muss er im Falle einer Klage Belege für die geringe Leistung liefern (BAG), Az.: 9 AZR 584/13 und Landesarbeitsgericht (LAG) Mecklenburg-Vorpommern, Az.: 5 Sa 108/23).
- Fordert ein Mitarbeiter trotz schlechter Leistung eine gute Note, empfiehlt Birkhahn daher, ein Zeugnis mit der Note 3 zu schreiben. Denn dann muss der Arbeitnehmer seine gute Leistung beweisen, was meist eher schwierig sei.
In der Praxis vergeben die meisten Unternehmen bessere Noten: „Mehr als 80 Prozent der Zeugnisse rangieren im Bereich 1 und 2“, sagt Arbeitszeugnis-Expertin Janßen.
Wichtig bei der Bewertung der Arbeitsleistung ist laut Janßen, dass sie fair ist: „Es dürfen zum Beispiel nicht einzelne Vorkommnisse oder Streitigkeiten am Ende des Arbeitsverhältnisses alles überschatten. Wenn jemand zehn Jahre da war und neun waren Note 1, das letzte Jahr Note 3, darf das kein Dreierzeugnis werden.“
Gibt es Zwischenzeugnisse, sollten sich ihre Beurteilungen auch im Abschlusszeugnis wiederfinden. Arbeitgeberinnern und Arbeitgeber sollten für den Fall, dass der Streit um ein Zeugnis vor Gericht landet, Leistungsbeurteilungen gut dokumentieren.
Der häufigste Fehler, den Arbeitgeber laut Rechtsanwalt Birkhahn machen, ist seinen ganzen Frust in Zeugnisse zu schreiben. „Die meisten wissen, das man nicht offen kritisch schreiben darf, schreiben dann aber trotzdem persönliche Bewertungen rein, die vielleicht auch nicht den Tatsachen entsprechen.“
Welche Formulierungen sollten Arbeitgeber im Zeugnis verwenden?
Noten
Grundsätzlich gilt: Je mehr Adjektive, Verstärkungen und Superlative die Sätze zu Verhalten und Leistung enthalten, desto besser die Note, die sich aus dem Zeugnis ergibt. „Herr Müller erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht einer 1, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ einer 2, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer Zufriedenheit“ einer 3. Schlechtere Beurteilungen, also „zu unserer Zufriedenheit“ (Note 4) oder „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“ dürfen Arbeitgeber notieren – wie erwähnt liegt dann allerdings die Beweislast bei ihnen, wenn ein Arbeitnehmer dagegen klagt.
Techniken, um Kritik zu äußern
Es gibt laut Janßen bestimmte Techniken, um Kritik zu äußern. Die gängigsten:
- Reihenfolge-Technik: Bei Aufzählungen haben sich bestimmte Reihenfolgen eingebürgert: Zuerst Vorgesetzte, dann Mitarbeiter, dann Kunden. Beispiel: „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden war jederzeit einwandfrei.“ Wer etwa zuerst Mitarbeiter nennt, signalisiert, dass das Verhalten Führungskräften gegenüber problematisch war.
- die Leerstellen-Technik, beziehungsweise beredtes Schweigen: Etwas, das nicht gut war, findet keine Erwähnung im Zeugnis. Aber auch das ganze Zeugnis kann recht kurz gehalten und „lustlos ausformuliert“ sein, wie Birkhahn es nennt. „Daraus kann man lesen, dass der Arbeitgeber nicht begeistert war.“
- Negations-Technik: Doppelte Verneinungen wie „Er erzielte nicht unerhebliche Vertriebserfolge“ weisen genau auf das Gegenteil hin. Andere Beispiele sind „nicht untalentiert“ oder „nicht unbedeutend“.
- Nebensächlichkeits-Technik: Sich auf etwas zu fokussieren, was unwichtig für die Tätigkeit war und das auszuschmücken, kann Janßen zufolge Mitarbeitende davon ablenken, dass die Bewertung eher mau ausfällt.
- Übertreibungs-Technik: Arbeitet eine Person penibel genau und entsprechend langsam, empfiehlt Janßen, ihre außerordentlich sorgfältige, präzise und genaue Arbeitsweise zu loben, aber nichts zur Arbeitsmenge zu schreiben.
Versteckte Formulierungen und Codes
Viele Ratgebertexte und -bücher empfehlen, negatives Verhalten durch vermeintlich Geheimcodes zu äußern. Etwa „sie war stets gesellig“ für ein Alkoholproblem. „Vergessen Sie diese Formulierungen“, sagt Janßen. „Gerade weil diese Codes dechiffrierbar sind, nutzt sie keiner.“ Gerichte würden solche Codes Arbeitsrechtler Birkhahn zufolge zudem verbieten.
Schlussformulierung
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ein Zeugnis mit Bedauern und Zukunftswünschen abzuschließen (BAG, Az.: 9 AZR 227/11). „Alle Versuche, beispielsweise ein Dank oder Bedauern einzuklagen, sind bisher gescheitert“, sagt Janßen. Gerade deshalb seien die letzten Sätze besonders aussagekräftig.
Beim Formulieren des Abschlusses greift wieder der „Je mehr, desto besser-Modus:
- Note 1: „Wir bedauern es außerordentlich, diesen äußerst fähigen und erfolgreichen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets sehr gute Mitarbeit“.
- Note 2: „Wir bedauern es sehr, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets gute Mitarbeit“.
- Note 3: „Wir bedauern es, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die gute Mitarbeit“. Wer die Schlussformulierung weglässt, weist damit auf Probleme im Arbeitsverhältnis hin. „Wenn kein Dank folgt, kein Bedauern des Ausscheidens und vielleicht noch nicht einmal gute Wünsche, kann der vorherige Text noch so gut sein“, so Janßen. In der Schlussformel können Chefinnen und Chefs auch durchblicken lassen, warum jemand das Unternehmen verlässt. Janßen: „Wenn ich nicht sage, die Person verlässt auf eigenen Wunsch oder aus betriebsbedingten Gründen, heißt das: Sie ist leistungs- oder verhaltensbedingt ausgeschieden.“
Müssen Arbeitgeber auf Änderungswünsche eingehen?
Ob ein Mitarbeiter sich eine bessere Noten wünscht oder mit einer Formulierung nicht einverstanden ist: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ein Zeugnis anzupassen. Auf das Risiko hin, dass der Arbeitnehmer dann klagt.
Steht im Zeugnis dagegen etwas inhaltlich Falsches – fehlen etwa Aufgaben, stimmen Daten oder Namen nicht oder gibt es Rechtschreibfehler –, müssen Arbeitgeber das korrigieren.
Was schreibe ich ins Zeugnis, wenn jemand ein Totalausfall war?
Besteht jemand auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, obwohl er oder sie kaum etwas geleistet hat, empfiehlt Janßen, sich kurz zu halten. „Wählen Sie beredtes Schweigen. Zumal das Rückzugsmöglichkeiten offenlässt. Wenn jemand etwas reklamiert, kann ich zur Not sagen, dass ich das vergessen habe.“
Prinzipiell dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch ein richtig schlechtes Zeugnis ausstellen. Janßen zufolge sei aber schon ein Dreierzeugnis unterdurchschnittlich: „Wenn das korreliert mit einer kurzen Beschäftigungszeit oder einer Kündigung innerhalb der Probezeit und entsprechender Schlussformulierung, kann ich einiges daraus lesen.“
Welche äußere Form muss das Zeugnis haben?
Bis Ende 2024 mussten Chefinnen und Chefs Arbeitszeugnisse in gedruckter Form aushändigen. Dank des Bürokratieentlastungsgesetz IV genügt nun auch ein digitales Zeugnis – es sei denn, ein Mitarbeiter besteht auf die Papierform.
Das digitale Zeugnis muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Ein einfaches PDF oder eine E-Mail reicht also nicht aus.
Für ein Zeugnis auf Papier gilt: Es darf nicht handschriftlich verfasst sein. Durchgestrichene Wörter, Sätze oder Passagen sind verboten. Auch hier darf keine Unterschrift fehlen. „Das Papier, was die Firma üblicherweise verwendet, muss sie für ein Zeugnis verwenden. Also etwa Briefpapier mit Briefkopf“, so Birkhahn.
Chefinnen und Chefs müssen nicht persönlich unterzeichnen. Es genügt die Unterschrift eines Vertreters des Arbeitgebers, der dem Unternehmen angehört. Allerdings müsse im Zeugnis deutlich werden, dass dieser Vertreter der ausgeschiedenen Person gegenüber weisungsbefugt war (BAG, Az.: 9 AZR 392/00).
Arbeitsrechtler Birkhahn erzählt, dass es zu Formalitäten die kuriosesten Urteile gibt: So hat ein Gericht etwa entschieden, dass ein Arbeitnehmer kein Anspruch auf ein Zeugnis in Blocksatz-Formatierung hat. Oder aber, dass ein gefaltetes und getackertes Zeugnis kein Geheimzeichen für schlechte Leistung darstelle (LAG Rheinland-Pfalz, 5 Sa 314/17).
Hilfe durch Software, KI oder Profis
Eine Software, die einem Arbeitszeugnisse schreibt kann Zeit sparen, die Zeugnisse aber auch austauschbar machen. Janßen erkenne schon am ersten Satz, wenn eine gängige Software im Spiel war. Das Problem dabei: „Der Text ist der gleiche, ob sie eine Krankenschwester haben, einen Controller oder ein Vertriebsmitarbeiter“, so die Zeugnisexpertin. Ihr Rat: „Um sich ein Gerüst zu erstellen, kann man eine Software verwenden. Aber man sollte das Arbeitszeugnis individualisieren.“
Einsatz von KI
Auch KI kann helfen, aussagekräftige Zeugnisse zu formulieren. Wichtig ist dabei laut Birkhahn, auf die Nennung von Namen zu verzichten, damit keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Und: „Ich kann natürlich eine Vorlage der KI nehmen, sollte sie dann aber individuell anpassen und anschließend personenbezogene Daten einfügen“, so der Rechtsanwalt.
Professionelle Hilfe
Wer zweifelt, ob sein Entwurf alle Vorgaben erfüllt, kann sich Hilfe holen: Dienstleister überarbeiten oder erstellen Arbeitszeugnisse innerhalb von wenigen Tagen. In der Regel kostet das mindestens 90 Euro pro Zeugnis. Anbieter sind beispielsweise zeugnisfabrik.de, arbeitszeugnisse.de und arbeitszeugnisportal.de. Zieht man einen Fachanwalt zurate, kann das pro Stunde etwa 250 Euro kosten.
Abschlusstipp
Zeugnis-Expertin Verena Janßen rät davon ab, immer nur gute Arbeitszeugnisse auszustellen – auch, wenn das der vermeintlich bequemere Weg ist, um sich Ärger mit ausscheidenden Mitarbeitenden zu ersparen. „Irgendwo sägt man als Arbeitgeber auch den Ast ab, auf dem man sitzt“, erläutert Janßen. „Denn man möchte ja auch ehrliche und aussagekräftige Zeugnisse von Bewerbern bekommen.“
Verena Janßen hat sich vor fast 30 Jahren auf Arbeitszeugnisse spezialisiert und sich mit Veja-Zeugnisberatung selbstständig gemacht. Sie berät sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber und hat mehrere Ratgeber zum Thema Arbeitszeugnisse geschrieben.
Alexander Birkhahn ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Geschäftsführender Gesellschafter bei Dornbach in Koblenz. Die Dornbach-Gruppe bietet an 20 Standorten Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung an und betreut vorwiegend mittelständische Unternehmen.
