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Geschenke für Geschäftspartner So bleibt Ihr Geschenk steuerfrei

Beschenken Sie Ihre Geschäftspartner und Mitarbeiter? Dann sollten Sie dafür sorgen, dass die Geschenke steuerfrei sind. Worauf Sie achten sollten - und wann Geschenke steuerlich absetzbar sind.

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Geschenke für Geschäftspartner

© Anna Efetova/Moment/Getty Images

Wer Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern ein Geschenk macht, tut dies, um ihnen eine Freude zu machen. Doch die kleinen Aufmerksamkeiten können womöglich Ärger bereiten: Denn auf den Wert des Geschenks muss der Beschenkte in bestimmten Fällen Steuern zahlen.

Für das schenkende Unternehmen eine unangenehme Situation: „Stellen Sie sich einmal vor, Sie schicken einem Kunden zwei Flaschen Wein für einen schönen Abend und müssen ihm am Ende sagen: Hier ist der Beleg, Sie müssen soundso viel versteuern“, sagt Lutz Engelsing, Steuerberater und Partner bei der Bonner Kanzlei dhpg.

Doch das muss nicht sein. Mit einer einfachen Maßnahme wird das Geschenk für den Mitarbeiter oder Geschäftspartner steuerfrei. Wie das gelingt und welche Regeln für Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter gelten – und wann die Geschenke als Betriebsausgabe abzugsfähig sind.

Bis zu welchem Betrag sind Geschenke für Geschäftsfreunde steuerfrei?

Auf Geschenke mit einem Anschaffungswert bis 10 Euro muss der Empfänger keine Steuern zahlen. Solche kleinen Geschenke werden auch Streuwerbeartikel genannt, schließlich handelt es sich dabei oft um Kugelschreiber, Notizbücher oder andere Kleinigkeiten. Aber auch eine Flasche Wein, die weniger als zehn Euro kostet, muss der Empfänger nicht versteuern. Für alle Unternehmen, die Vorsteuer geltend machen können, ist hier der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer maßgeblich – also für die allermeisten Firmen.

Doch Achtung: Kostet die Flasche Wein beispielsweise nur einen Euro mehr, ist das Geschenk nicht mehr steuerfrei. Der Empfänger müsste darauf also Steuern zahlen.

Die Alternative: Pauschalversteuerung für Geschenke

Wer verhindern will, dass Geschäftspartner Steuern für ein Geschenk zahlen müssen, kann die Steuerzahlung ans Finanzamt übernehmen. Laut Paragraf 37b Einkommenssteuergesetz (EStG) gilt dafür ein pauschaler Steuersatz von 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Mit der Pauschalsteuer ist der Beschenkte aus dem Schneider: Er muss darauf keine Steuern zahlen und – im Falle von Geschäftspartnern – das Geschenk auch nicht als Betriebseinnahme verbuchen. Allerdings muss ihm der Schenkende mitteilen, dass er die Steuer für das Geschenk übernommen hat. „Wenn der Kunde das nicht weiß, müsste er das Geschenk wiederum versteuern. Sonst macht er sich der Steuerhinterziehung schuldig“, sagt Engelsing.

Praxistipp: Schreiben Sie einfach am Ende des Briefs oder der Karte zum Geschenk den kleinen Hinweis: „Übrigens, die Steuer übernehmen wir für Sie.“ Dann weiß der Geschäftspartner Bescheid.

Für welche Geschenke ist die Pauschalversteuerung möglich?

Die Regelung für die pauschale Versteuerung (Pauschalierung) gilt grundsätzlich für alle Geschenke, die aus betrieblichem Anlass und zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung bei Geschäftspartnern oder zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für Mitarbeiter übergeben werden.

Die Geschenke müssen außerdem in einem sachlichen und zeitlichen Zusammenhang mit einem Geschäfts- bzw. Vertragsverhältnis stehen. Zuwendungen zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses fallen damit nicht unter die Regelung.

Welchen Wert muss man für ein Geschenk ansetzen?

Als Bemessungsgrundlage gelten alle tatsächlich angefallenen Kosten für das Firmengeschenk. Lassen sich diese nicht genau ermitteln, müssen Sie diese gegebenenfalls schätzen. Bei einem selbst hergestellten Produkt sind grundsätzlich die Herstellungskosten (zuzüglich Umsatzsteuer) anzusetzen.

Müssen auch Geschenke an ausländische Geschäftspartner versteuert werden?

Nein. Geschenke an Geschäftsfreunde aus dem Ausland sind nicht steuerpflichtig. Weil der Geschäftspartner hierfür in Deutschland keine Steuern zahlen muss, muss dafür auch keine Pauschalsteuer gezahlt werden (BFH, Az. VI R 57/11).

Was gilt für Preisausschreiben und Verlosungen?

Hier gilt dieselbe Grundregel wie bei Geschenken an Geschäftsfreunde aus dem Ausland. Weil der Empfänger Gewinne aus Preisausschreiben und Verlosungen nicht versteuern muss, müssen auch Unternehmen, die Preise verlosen, diese nicht pauschal versteuern. Das hatte das Bundesfinanzministerium vor einigen Jahren in einem BMF-Schreiben klargestellt.

Welche Regel gilt für Bewirtungskosten bei Geschäftsessen?

Für Geschäftsessen mit Kunden oder anderen Geschäftspartnern muss grundsätzlich keine Pauschalsteuer gezahlt werden. Geschäftsessen mit Mitarbeitern sind bis zu einem Betrag von 60 Euro je Mitarbeiter steuerfrei, wenn sie ganz überwiegend aus einem betrieblichem Interesse heraus erfolgen.

Bis zu welchem Betrag sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?

Ein Mitarbeiter hat Geburtstag oder heiratet? Geschenke zu solchen persönlichen Anlässen sind bis zu einem Betrag von 60 Euro (brutto) pro Arbeitnehmer und Anlass steuerfrei. Achtung: Wird diese Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, wird das komplette Geschenk steuerpflichtig.

Anderweitige Geschenke können bis zu einer Grenze von 50 Euro (bis Ende 2021: 44 Euro) steuerfrei übergeben werden. Das gilt jedoch nur für Sachzuwendungen und nicht für Bargeld. Auf diese Grenze müssen gegebenenfalls weitere Sachzuwendungen wie beispielsweise ein Jobticket für den Nahverkehr oder Waren- beziehungsweise Tankgutscheine angerechnet werden.

Was gilt, wenn Mitarbeiter einen Kunden zu einem Event begleiten?

Theaterbesuche oder eine Einladung zu einem Bundesligaspiel im Stadion sind unter normalen Umständen eine gute Möglichkeit, Geschäftspartnern eine Freude zu machen. Lädt ein Unternehmer einen Kunden dazu ein und ein Mitarbeiter kommt mit, um den Kunden zu betreuen, stellt sich die Frage: Muss der Mitarbeiter den Eintrittspreis als geldwerten Vorteil versteuern?

Ob der Mitarbeiter darauf Steuern zahlen muss, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber ihm damit ein Geschenk macht oder ob der Besuch als Teil der Arbeit zählt. „Wenn Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers Kunden betreuen, erfolgt der Stadionbesuch laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs aus überwiegend eigenbetrieblichem Interesse. Dann ist das kein Geschenk an den Mitarbeiter im Sinn des Paragrafen 37b EStG“, erklärt Engelsing. Heißt: Der Mitarbeiter muss die Eintrittskarte nicht als geldwerten Vorteil versteuern. Auch der Arbeitgeber muss auf den Wert der Eintrittskarte nicht pauschal 30 Prozent Steuern an den Staat zahlen, damit der Mitarbeiter keine Unannehmlichkeiten hat.

Beim Geschäftspartner ist das anders: Soll auch der Kunde keine Steuer für den netten Nachmittag im Stadion oder den Theaterbesuch zahlen, muss das Unternehmen für das Kundenticket 30 Prozent Pauschalsteuer ans Finanzamt abführen.

Wie bindend sind solche Urteile für andere Finanzämter?

„Früher galten die Urteile nur für den jeweiligen Einzelfall und die Finanzämter konnten sich im Zweifel querstellen“, sagt Engelsing. Das Bundesfinanzministerium hat die Vorschriften zu Geschenken für Geschäftspartner aber 2015 präzisiert; die Anweisungen des Ministeriums gelten seither verbindlich für alle Finanzämter in Deutschland. „Durch die Anweisungen des Bundesfinanzministeriums müssen alle Finanzverwaltungen die Urteile anerkennen und anwenden.“

Unter welchen Voraussetzungen sind die Aufwendungen als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig?

Kundengeschenke und Geschenke für Geschäftspartner können als Betriebsausgabe abgesetzt werden – und zwar bis zu einem Betrag von 35 Euro. Wenn Unternehmen Vorsteuer abziehen können, gilt hier der Nettobetrag (also ohne Umsatzsteuer).  Für Kleinunternehmer gilt der Bruttobetrag. Achtung: Sobald ein Geschenk mehr als 35 Euro kostet, gilt ein Abzugsverbot und man kann es nicht mehr als Betriebsausgabe abziehen.

Die Wertgrenze gilt pro Kunde und Wirtschaftsjahr: Wer zum Beispiel einem Kunden zum Geburtstag eine Flasche Wein für 25 Euro geschenkt hat, kann an Weihnachten nicht noch einmal Wein für 25 Euro verschenken – zumindest, wenn er das Geschenk als Betriebsausgabe absetzen will.

Übernimmt ein Unternehmen die Steuer für den Beschenkten, kann übrigens auch sie steuerlich geltend gemacht werden.

Im März 2017 stiftete der Bundesfinanzhof Verwirrung mit einem Urteil, wonach die Summe aus Geschenk und Geschenkesteuer 35 Euro nicht überschreiten dürfe (BFH, Az.: IV R 13/14), sonst falle der Abzug als Betriebsausgabe weg. Das Bundesfinanzministerium stellte aber rasch klar, dass die Finanzämter das Urteil in diesem Punkt nicht anwenden sollen. Es gilt also: Für den Betriebsausgabenabzug kommt es weiterhin nur auf den puren Geschenkewert an, der nicht über 35 Euro liegen darf. Die für den Beschenkten übernommene Steuer zählt nicht zum Geschenkewert.

Geschenke an Mitarbeiter sind hingegen grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig, soweit diese angemessen und nicht privat veranlasst sind. Diese unterliegen dann als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer, es sei denn, es handelt sich um Aufmerksamkeiten wie beispielsweise Kekse oder übliche Getränke.

Gilt die 35-Euro-Grenze netto oder brutto?

Das hängt davon ab, ob das schenkende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Ist das der Fall, darf der Nettowert des Geschenks die 35-Euro-Grenze nicht überschreiten. Macht das Unternehmen aber von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, ist der Bruttowert des Firmengeschenks maßgeblich.

Was muss man noch beachten, damit der Betriebsausgabenabzug möglich ist?

Die Ausgaben müssen einzeln auf einem Extra-Konto in der Buchhaltung vermerkt werden, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Wer gegen die getrennte Aufzeichnung verstößt, darf auch Präsente mit einem Wert unter 35 Euro nicht als Betriebsausgabe steuerlich absetzen. Für die Buchung muss auf jeden Fall der Name des Beschenkten angegeben werden.

Firmen, die Geschenke gleich im Dutzend bestellen, sollten eine gesonderte Liste anfertigen, auf welcher der Name des Geschäftspartners, die jeweilige Gabe und dessen Wert genannt werden. Geschenke gleicher Art dürfen in einer Sammelbuchung angegeben werden, vorausgesetzt:

  • der Name des Empfängers ist auf dem Buchungsbeleg ersichtlich oder
  • es handelt sich um Geschenke, bei denen auf den ersten Blick ersichtlich ist, dass ihr Wert die Freigrenze von 35 Euro nicht überschreitet. Dies ist beispielsweise bei den allermeisten Kugelschreibern und Journals der Fall.

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