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Die meisten Unternehmen schaffen im Laufe eines Wirtschaftsjahres eine Vielzahl von Dingen an: Bürostühle, Telefone, kleine Möbel, Werkzeuge und vieles mehr. Weil dies in der Buchführung viel Arbeit verursachen würde (Aktivierung, Aufzeichnung, Berechnung der Abschreibung, …) gelten für Wirtschaftsgüter mit geringen Anschaffungs- oder Herstellungskosten vereinfachte Abschreibungsregeln: Sie können sofort als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Normalerweise müssen abnutzbare Wirtschaftsgüter über den Zeitraum der „betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer“ abgeschrieben werden (§ 7 Abs. 1 EStG).
Diese Form der Abschreibung für die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) gilt allerdings nur für bestimmte Anschaffungen (siehe unten: Welche Güter gelten als GWG?). Außerdem gilt eine Obergrenze (GWG-Grenze).
Welche Grenze gilt für GWG?
Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), die nach dem 1. Januar 2018 angeschafft wurden, ist eine Sofortabschreibung bis zu einem Betrag von 800 Euro netto (952 Euro brutto) möglich. Bis Ende 2017 lag die GWG-Grenze noch bei 410 Euro netto; 2018 wurde sie mit dem „Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken im Zusammenhang mit Rechteüberlassungen“ angehoben. Die GWG-Grenze von 800 Euro netto gilt auch im Jahr 2023 unverändert weiter.
Grundsätzlich lassen sich drei Gruppen von geringwertigen Wirtschaftsgütern und ihre Abschreibungsmöglichkeiten unterscheiden:
- Anschaffungskosten bis 250 Euro: Hier bietet sich die Sofortabschreibung als Betriebsausgabe an.
- Anschaffungskosten von mehr als 25o bis 800 Euro: Unternehmen können zwischen einer Sofortabschreibung und einer sogenannte Pool-Abschreibung wählen. Bei der Pool-Abschreibung werden alle GWG, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres angeschafft wurden, als Sammelposten zusammen abgeschrieben. (Lesen Sie unten mehr zum Thema Pool-Abschreibung.)
- Anschaffungskosten über 800, aber unter 1000 Euro: Unternehmen können zwischen der Pool-Abschreibung oder der Regelabschreibung über die Nutzungsdauer wählen.
Welche Güter gelten laut Definition als geringwertige Wirtschaftsgüter?
Als GWG gelten bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens, die beweglich, abnutzbar und eigenständig nutzbar sind. Das sind zum Beispiel kleinere Büromöbel, Kaffeemaschinen, Schreibtischlampen, Bürocontainer, Telefone oder Werkzeuge.
Besondere Regelungen gibt es für Computerzubehör oder Software. Sie können als GWG gelten, auch wenn sie streng genommen nicht eigenständig nutzbar sind. So werden etwa Softwareprogramme wie MS-Office oder Anti-Virensoftware und Computerhardware bis 800 Euro als GWG anerkannt und können damit de facto steuerlich ebenfalls sofort abgeschrieben werden.
Welche Computer-Hardware und -Software direkt abgeschrieben werden kann, ist in einem BMF-Schreiben von 22. Februar 2022 genauer definiert. Dazu zählen Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer (zum Beispiel Tablets), Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte wie Maus, Tastatur, Headset oder externe Festplatten.
Laut dem BMF-Schreiben können Unternehmen die genannte Computerhard- und -software sogar bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abschreiben – also ohne betragsmäßige Begrenzung.
Wie können Unternehmen von der GWG-Grenze profitieren?
„Neu angeschaffte Gegenstände sofort abzusetzen, bringt einen enormen Liquiditätsvorteil, weil ich dadurch für das laufende Jahr weniger Steuern zahlen muss“, sagt Steuerexperte Bührer. „Und ich eben nicht über Jahre hinweg nur einen Bruchteil vom Kaufpreis absetzen kann.“
Dipl.-Kaufmann Klaus Bührer ist geschäftsführender Gesellschafter der Kanzlei Dornbach GmbH in München. Er beschäftigt sich vor allem mit steuerlichen und bilanziellen Themen. Bührer berät zum Unternehmenssteuerrecht, Bilanzierungsfragen nach HGB und IFRS sowie bei Umstrukturierungen/Akquisitionen und bei der Unternehmensnachfolge.
Wie können GWG in einem Sammelposten abgeschrieben werden?
Unternehmen haben steuerlich auch die Möglichkeit, einen Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter zu bilden. Das ist möglich, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 Euro und 1000 Euro netto liegen. Dieser Sammelposten (auch Pool genannt) muss im Jahr der Poolbildung und den darauf folgenden vier Jahren abgeschrieben werden, also mit 20 Prozent pro Jahr.
Ob sich die Pool-Abschreibung lohnt, müssen Unternehmen im Einzelfall entscheiden. In der Praxis kann diese Abschreibungsform auch zu Nachteilen führen, etwa wenn ein Wirtschaftsgut verkauft oder zerstört wird. Denn auch dann muss die Festabschreibung weitergeführt werden, das Wirtschaftsgut darf nicht anderweitig verbucht werden.
Welche Aufzeichnungspflichten gelten für geringwertige Wirtschaftsgüter?
Geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Wert 250 Euro netto übersteigt, unterliegen besonderen Aufzeichnungspflichten. Solche GWG müssen zu Dokumentationszwecken in einem gesonderten Verzeichnis erfasst werden. Aus dem Verzeichnis muss auch hervorgehen, an welchem Tag der Gegenstand angeschafft oder hergestellt wurde und wie viel die Anschaffung oder Herstellung gekostet hat. Auf ein solches Verzeichnis kann nach § 6 Abs. 2 Satz 4 Einkommenssteuergesetz (EStG) verzichtet werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.
Für geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Wert von bis zu 250 Euro netto, also Kleinbetragsrechnungen, gelten keine besonderen Aufzeichnungspflichten.
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