E-Mail-Postfach aufräumen
So bewältigen Sie die E-Mail-Flut nach dem Urlaub

Vor der Informationsflut nach dem Urlaub fürchten sich viele. Mit diesen sechs Tipps räumen Sie Ihr E-Mail-Postfach auf und starten entspannt in den Arbeitsalltag.

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Nach dem Urlaub warten besonders viele E-Mails - so räumen Sie Ihr Postfach auf und kommen schnell auf null neue Nachrichten.
Nach dem Urlaub warten besonders viele E-Mails - so räumen Sie Ihr Postfach auf und kommen schnell auf null neue Nachrichten.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft, im Urlaub nicht Ihre E-Mails abzurufen (wer Ihnen schrieb, bekam ja auch eine optimale Abwesenheitsnotiz). Das ist toll – und doch hat die Sache einen Haken: In der Firma wartet jetzt ein übervolles Postfach. Denn nach einer Studie wurden 2017 alleine in Deutschland 771 Milliarden E-Mails versandt und empfangen (145 Milliarden mehr als in 2016). Es ist also nicht unwahrscheinlich, dass nach dem Urlaub hundert oder mehr ungelesene E-Mails im Posteingang warten. Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick.

Nach Absender sortieren

Die endlose E-Mail-Liste im Posteingang ist unübersichtlich. Anstatt wie gewohnt chronologisch vorzugehen, ist nach dem Urlaub deshalb eine Sortierung nach Absender besser. Denn meist drehen sich die Mails eines Absenders auch um ein Thema. Das erleichtert das Einlesen.

Neueste E-Mail zuerst lesen

E-Mails sind oft kurzlebig. Nach zwei, drei Wochen Urlaub hat sich häufig bereits ein Drittel der Nachrichten erledigt. Nicht selten steht in der neuesten Mail „Besten Dank, das Thema hat sich erledigt“. Wenn eine E-Mail älteren Datums wichtig war, wird sich der Absender wahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben. Deshalb immer oben anfangen zu lesen.

Kategorisieren

Priorität 1, Wiedervorlage, Archiv oder Papierkorb? Diese Entscheidung muss bei jeder E-Mail getroffen werden. Je konsequenter Sie bereits vor dem Urlaub ausgemistet haben, umso leerer sollte am Ende der Urlaubs-Mail-Bearbeitung Ihr Papierkorb sein.

CC-Mails separat anzeigen lassen

E-Mails, bei denen man nur in Kopie steht, sind meist nicht dringlich, sondern dienen oft nur der Information. Diese können Sie später lesen, ins Archiv verschieben oder eventuell gleich löschen.

Priorisieren

Alles, was sich leicht und schnell beantworten lässt, innerhalb von drei Minuten, sollte am besten sofort erledigt werden. Die anderen E-Mails planen Sie entsprechend ihrer Priorität auf Wiedervorlage für die nächsten Tage ein. Davon lässt sich meist ein Drittel in 10 bis 20 Minuten erledigen. Das letzte Drittel wird den Urlaubsrückkehrer noch länger beschäftigen.

E-Mail-Flut vorbeugen

Den E-Mail-Berg zu bewältigen ist die eine Sache. Besser wäre es aber noch, er würde erst gar nicht entstehen. Bevor Sie das nächste Mal in den Urlaub aufbrechen, können Sie der Mailflut mit diesen Tipps vorbeugen: 8 Strategien, mit denen Sie Ihr Postfach in den Griff kriegen.

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Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft, im Urlaub nicht Ihre E-Mails abzurufen (wer Ihnen schrieb, bekam ja auch eine optimale Abwesenheitsnotiz). Das ist toll - und doch hat die Sache einen Haken: In der Firma wartet jetzt ein übervolles Postfach. Denn nach einer Studie wurden 2017 alleine in Deutschland 771 Milliarden E-Mails versandt und empfangen (145 Milliarden mehr als in 2016). Es ist also nicht unwahrscheinlich, dass nach dem Urlaub hundert oder mehr ungelesene E-Mails im Posteingang warten. Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick. Nach Absender sortieren Die endlose E-Mail-Liste im Posteingang ist unübersichtlich. Anstatt wie gewohnt chronologisch vorzugehen, ist nach dem Urlaub deshalb eine Sortierung nach Absender besser. Denn meist drehen sich die Mails eines Absenders auch um ein Thema. Das erleichtert das Einlesen. Neueste E-Mail zuerst lesen E-Mails sind oft kurzlebig. Nach zwei, drei Wochen Urlaub hat sich häufig bereits ein Drittel der Nachrichten erledigt. Nicht selten steht in der neuesten Mail "Besten Dank, das Thema hat sich erledigt". Wenn eine E-Mail älteren Datums wichtig war, wird sich der Absender wahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben. Deshalb immer oben anfangen zu lesen. Kategorisieren Priorität 1, Wiedervorlage, Archiv oder Papierkorb? Diese Entscheidung muss bei jeder E-Mail getroffen werden. Je konsequenter Sie bereits vor dem Urlaub ausgemistet haben, umso leerer sollte am Ende der Urlaubs-Mail-Bearbeitung Ihr Papierkorb sein. CC-Mails separat anzeigen lassen E-Mails, bei denen man nur in Kopie steht, sind meist nicht dringlich, sondern dienen oft nur der Information. Diese können Sie später lesen, ins Archiv verschieben oder eventuell gleich löschen. Priorisieren Alles, was sich leicht und schnell beantworten lässt, innerhalb von drei Minuten, sollte am besten sofort erledigt werden. Die anderen E-Mails planen Sie entsprechend ihrer Priorität auf Wiedervorlage für die nächsten Tage ein. Davon lässt sich meist ein Drittel in 10 bis 20 Minuten erledigen. Das letzte Drittel wird den Urlaubsrückkehrer noch länger beschäftigen. E-Mail-Flut vorbeugen Den E-Mail-Berg zu bewältigen ist die eine Sache. Besser wäre es aber noch, er würde erst gar nicht entstehen. Bevor Sie das nächste Mal in den Urlaub aufbrechen, können Sie der Mailflut mit diesen Tipps vorbeugen: 8 Strategien, mit denen Sie Ihr Postfach in den Griff kriegen.
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