1. „Bitte entschuldigen Sie die späte Antwort, Ihre E-Mail muss mir durchgerutscht sein.“
Bedeutet so viel wie: Wirklich wichtig schien mir Ihre Anfrage nicht. Deswegen habe ich Sie ein paar Tage lang ignoriert, dann in den Ordner „Später bearbeiten“ verschoben und schließlich vergessen. Bis der Anruf von Ihrem Vertriebsleiter kam und mir klar wurde, dass es hier um eine ziemlich große Sache geht.
2. „Mein Kollege Christian Schmidt (in CC) hilft Ihnen gern weiter.“
Oder auch: Zumindest hoffe ich, dass Christian eine schlaue Antwort auf Ihre Frage hat. Ich habe nämlich überhaupt keine Ahnung, wovon Sie sprechen. Du hilfst mir da aus der Patsche, Christian, oder??? Dafür hab‘ ich dich schließlich eingestellt.
3. „Ich bin am 28. Juni wieder im Büro und werde Ihre E-Mail so schnell wie möglich beantworten.“
Die ehrliche Variante: Ich möchte meinen Kunden auch während meiner Abwesenheit das Gefühl vermitteln, immer für sie da zu sein – deswegen schreibe ich das in meine Abwesenheitsnotiz. Natürlich schaue ich auch im Urlaub ständig auf meine Mails. Wenn etwas wirklich wichtig ist, antworte ich sofort. Alles andere wird am ersten Tag im Büro gnadenlos gelöscht.
4. „Vielen Dank für Ihr freundliches Angebot, gegebenenfalls kommen wir wieder auf Sie zu.“
Bedeutet so viel wie: Haben Sie eigentlich eine Ahnung, wie viele Newsletter und E-Mails mit „spannenden Neuigkeiten“ und „unschlagbaren Angeboten“ jeden Tag in meinem Postfach landen? Ich arbeite noch daran, solche Mails einfach zu löschen oder direkt Nein zu sagen – bis dahin verschicke ich diese Absage, weil sie mir freundlicher erscheint als ein schlichtes „Danke, kein Interesse“.
5. „Sonnige Grüße aus Hamburg / Osnabrück / Heilbronn …“
Die Wahrheit: Besonders viel Sonne habe ich heute noch nicht gesehen – ich sitze ja auch mit einem Berg Arbeit am Schreibtisch. Aber sonnig klingt so nett … Oder interessiert es Sie wirklich, dass hier am Himmel schon wieder Wolken aufziehen?
Übrigens: Hier lernen Sie eine radikale und zeitsparende Methode kennen, wie Sie E-Mails sortieren können – und so gar nicht erst in die Verlegenheit kommen, Halbwahrheiten zu verschicken.
