Die steuerlichen Regelungen für Betriebsveranstaltungen sind zum 1. Januar 2026 verschärft worden: Richtet ein Unternehmen ein Event aus, das nicht allen Mitarbeitenden offensteht, müssen alle Ausgaben – etwa für Speisen und Getränke – als geldwerter Vorteil versteuert werden. Bisher konnten Firmen hierfür eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent ansetzen. Dieser Steuervorteil fällt weg.
Die Verschärfung gilt aber nicht für Betriebsfeiern, die allen Mitarbeitenden oder einem Betriebsteil offenstehen. Ein Betriebsteil kann etwa eine Abteilung meinen oder Mitarbeitende eines Standortes. Dürfen alle teilnehmen, gilt weiterhin ein Freibetrag von 110 Euro pro Kopf und je Event für maximal zwei Veranstaltungen jährlich. Für Ausgaben, die darüber hinausgehen, führen Arbeitgeber – die üblicherweise alle Kosten des Events übernehmen – eine Pauschalsteuer von 25 Prozent ab.
Der über 110 Euro hinausgehende Betrag ist sozialversicherungsfrei, wenn die Pauschalbesteuerung zeitnah – spätestens bis zum 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres – erfolgt.
Kein Steuervorteil für exklusive Feiern
Wer also den Steuervorteil nutzen will, sollte keine Auswahl nach Leistung oder Hierarchie vornehmen, zum Beispiel nur die Top-Verkäufer oder Führungskräfte einladen. Um nachweisen zu können, dass alle dabei sein durften, sollten Unternehmen die Einladung oder Einladungsliste aufbewahren.
Steht die Veranstaltung nicht allen offen, muss der Arbeitgeber den Pro-Kopf-Anteil individuell lohnversteuern: Der Bruttobetrag wird so ermittelt, dass nach Abzug von Steuern und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung genau die Eventkosten pro Kopf übrigbleiben.
Alternative: Wer Sachzuwendungen an Arbeitnehmer pauschal versteuert, zahlt 30 Prozent Steuern zuzüglich Sozialversicherung.
Vorteilsrechnung
Ein Unternehmen veranstaltet einen Betriebsausflug. Pro Mitarbeiter fallen Kosten für Fahrt, Verpflegung und eine Bootstour in Höhe von 200 Euro an. Der Arbeitgeber zahlt die anfallende Lohnsteuer und etwaige Sozialversicherungsabgaben. Die Rechnung zeigt, wie viel Steuern und Sozialversicherungsabgaben der Unternehmer pro Kopf spart, wenn nicht nur die Führungskräfte, sondern alle Mitarbeiter eingeladen sind.
| Betriebsausflug nur für Führungskräfte | in Euro |
| Kosten für Ausflug* | 200 |
| lohnsteuerpfl. Brutto** | 410 |
| Lohnsteuer | 130 |
| Sozialversicherung*** | 160 |
| Gesamtkosten | 490 |
| Betriebsausflug für alle Mitarbeitenden | in Euro |
| Kosten für Ausflug* | 200 |
| abzüglich Freibetrag | -110 |
| lohnsteuerpflichtig | 90 |
| Pauschalsteuer 25% | 23 |
| Sozialversicherung*** | 0 |
| Gesamtkosten | 223 |
| Kosten gespart | 267 |
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