Virtuelle Meetings 5 Regeln für erfolgreiche Videokonferenzen
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Für erfolgreiche virtuelle Meetings muss nicht nur die Kamera laufen.

© miluxian / iStock/Getty Images Plus / Getty Images

Wer jetzt im Homeoffice festsitzt, muss sein Team in virtuellen Meetings zusammentrommeln. Diese 5 Regeln sorgen dafür, dass alle mitziehen - und die Videokonferenz auch Ergebnisse bringt.

Der eine malt gedankenverloren Strichmännchen auf den Block, der andere grübelt über das Mittagessen: Selbst wenn alle im gleichen Raum sitzen, fällt es vielen schwer, in einer Konferenz immer bei der Sache zu bleiben. Was aber, wenn Blickkontakt und der direkte Austausch wegfallen? Hier liegt die besondere Schwierigkeit bei Videokonferenzen: Allein vor dem Rechner ist die Gefahr groß, nicht richtig zuzuhören und gedanklich abzuschweifen. Das nervt – und hält den Betrieb auf.

Justin Hale, Redner und Trainer beim Weiterbildungszentrum VitalSmarts, und Joseph Grenny, Bestsellerautor und Sozialwissenschaftler, haben in einem Beitrag für das Magazin Harvard Business Review zusammengetragen, wie man Besprechungen per Video so gestaltet, dass die Teilnehmer wirklich mitdenken und sich einbringen. Das sind ihre fünf goldenen Regeln für erfolgreiche Videokonferenzen:

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Regel 1: Alle abholen

Die ersten 60 Sekunden einer Videokonferenz sind laut Hale und Grenny entscheidend, um das Team einzustimmen. Haben Sie zum Beispiel eine Konferenz einberufen, weil ein dringendes Problem gelöst werden muss, sollten Sie nicht sofort mit der Lösungssuche loslegen. Stellen Sie zunächst sicher, dass jeder verstanden hat, worum es geht. Das Team muss das Problem förmlich spüren, so die Autoren.

Zeigen Sie dazu etwa über einen geteilten Bildschirm eine Statistik, wie viele Kunden tatsächlich unter dem Problem leiden. Oder erzählen Sie eine Anekdote und beziehen Sie das Problem auf eine bekannte Alltagssituation, um es greifbarer zu machen. Zum Beispiel: „Stellen Sie sich vor, Frau Meyer bestellt sich jeden Sonntagabend zum Tatortgucken eine Pizza. Kommt der Bote zu spät, wenn der Film bereits läuft, ärgert sie sich, weil sie gestört wird und womöglich eine wichtige Szene verpasst. So fühlen sich auch Kunden, wenn unsere Lieferungen nicht pünktlich eintreffen.“

Regel 2: Die Teilnehmer in die Pflicht nehmen

Wer sich einen Film anschaut, ist sich seiner Rolle bewusst: Hier bin ich Beobachter und muss nichts weiter tun. Bei einer Konferenz möchte man genau das Gegenteil erreichen: Die Teilnehmer sollen aktiv werden, mitdenken und sich einbringen. Damit einzelne Teilnehmer nicht in die Rolle des stillen Beobachters schlüpfen, müssen Sie die Teilnehmer in die Pflicht nehmen.

Achtung: Die Botschaft „Ich will, dass alle aufmerksam sind und mitmachen“ reiche nicht aus, um alle zu motivieren, so die Erfahrung der beiden Experten. Zu leicht gehe so eine Anweisung unter. Besser sei es, Regel Nr. 3 anzuwenden.

Regel 3: Aufgaben stellen

In Notfallsituationen gilt die Regel: Helfer persönlich ansprechen, statt pauschal zu rufen: Ich brauche Hilfe! Wieso? In einer großen Gruppe lässt sich leicht Duck-Dich-Mäuschen spielen – im Glauben, jemand anderes kümmere sich schon um eine Lösung. Dieses Phänomen lässt sich auch auf Videokonferenzen übertragen. Damit das Versteckspiel dort ein Ende hat: Bringen Sie Ihre Teammitglieder dazu, sich aktiv in die Konferenz einzubringen.

Das gelingt, indem Sie schnell umsetzbare Aufgaben stellen. Sie könnten Ihr Team zum Beispiel in Zweier- oder Dreiergruppen aufteilen und ihnen fünf Minuten Zeit geben, um die Frage zu beantworten: Was hindert uns momentan daran, pünktlich zu liefern? Die kleinen Gruppen könnten sich in einem Chatprogramm austauschen und ihre Ergebnisse dann in der Videokonferenz vorstellen oder im Gruppenchat posten.

Regel 4: Weniger ist mehr

Nichts wirkt einschläfernder als ausufernde Präsentationsfolien. Wer eine Konferenz leitet, sollte nur die wirklich notwendigen Informationen auf einigen wenigen Folien zeigen. Bei einem 15-Minuten-Meeting reichen laut Hale und Grenny zwei bis drei Folien – die restliche Zeit sollte man dafür nutzen, das Team einzubeziehen.

Regel 5: 5-Minuten-Häppchen

Daheim im Homeoffice lauern zahlreiche Aufmerksamkeitsräuber. Damit Ihre Videokonferenzteilnehmer diesen nicht erliegen, sorgen Sie spätestens alle fünf Minuten für eine neue Aufgabe, die das Team zum Nachdenken und Mitmachen herausfordert.

Ein Beispiel: Fassen Sie nach fünf Minuten die bislang besprochenen Ideen zusammen und lassen Sie die Gruppe abstimmen, welche der vorgestellten Lösungen als erstes angegangen werden sollte. Tipp: Auch diese Abstimmung lässt sich prima in einem Chat durchführen. Dazu verteilen die Teilnehmer pro Ideenvorschlag einfach ein Daumen-hoch-Emoji oder ein Daumen-runter-Emoji.

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