Aufgabenmanagement Diese Zeitmanagement-Methode ist der To-do-Liste überlegen

Die Hand ist nicht der allerbeste Ort für eine To-do-Liste. Aber vielleicht nutzt man fürs Aufgabenmanagement künftig ohnehin eine andere Methode?

Die Hand ist nicht der allerbeste Ort für eine To-do-Liste. Aber vielleicht nutzt man fürs Aufgabenmanagement künftig ohnehin eine andere Methode?© Patty1971 / photocase.de

Die To-do-Liste quillt über und für das, was wirklich wichtig ist, bleibt keine Zeit - das kommt Ihnen bekannt vor? Dann sollten Sie eine andere Methode fürs Aufgabenmanagement ausprobieren.

Viele Menschen schwören auf sie – und haben selbst nicht nur eine, sondern oft gleich mehrere: die To-do-Liste. Zu ihren Fans zählen nicht nur Johnny Cash, Umberto Eco und Benjamin Franklin, sondern auch viele Unternehmer; „Listen sind eine hervorragende Basis, um Aufgaben zu erledigen; sie helfen uns, unsere Träume zu erfüllen“, schwärmt beispielsweise der Selfmade-Milliardär Richard Branson.

Und doch wurden 41 Prozent der To-dos, die Nutzer 2012 in der App „I Done This“ erstellten, laut Herstellerangaben niemals abgehakt – ein Zeichen dafür, dass To-do-Listen offenbar nicht für jeden hilfreich sind.

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Millionäre benutzen keine To-do-Listen“ schreibt der Autor und Berater Kevin Kruse in einem Blogbeitrag in der Huffington Post: Er habe über 200 erfolgreiche Menschen zum Thema Zeitmanagement interviewt – und „keiner von ihnen hat je eine To-Do-Liste erwähnt“.

Die 3 Schwächen der To-do-Liste

In seinem Beitrag nennt Kruse drei große Schwächen von To-do-Listen.

To-do-Listen unterscheiden nicht zwischen wichtig und dringend.

Eine To-do-Liste ist schnell gemacht: Man schreibt einfach alle Aufgaben, die einem in den Sinn kommen, untereinander. Doch nur die wenigsten Listenschreiber ordnen ihre To-dos nach Wichtigkeit – und das kann zum Problem werden: „Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren“, schreibt Kruse.

To-do-Listen sorgen für Stress.

Je mehr To-dos auf der Liste stehen, desto mehr Stress macht das dem Kopf: Die Gedanken springen unkontrolliert von einer unerledigten Aufgabe zur anderen. Zeigarnik-Effekt nennen Psychologen dieses Phänomen. (Wie Sie den Zeigarnik-Effekt positiv nutzen können, lesen Sie in unserem Artikel „Wie Sie das Mittagstief mit einer einfachen Strategie austricksen“)

To-do-Listen kalkulieren den Zeitfaktor nicht mit ein.

Notiert sind Aufgaben schnell. Aber wie viel Zeit ist nötig, um sie zu erledigen? Diesen wichtigen Aspekt berücksichtigen To-do-Listen nicht. Die Folge: Allzu oft kümmert man sich als Erstes um Aufgaben, die schnell erledigt sind – um sie danach mit einem Gefühl der Befriedigung von der Liste zu streichen. Komplizierte Aufgaben hingegen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, schiebt man auf – schlimmstenfalls bis auf den Sankt-Nimmerleins-Tag.

Kalender statt To-do-Liste – so funktioniert’s

„Produktive Menschen arbeiten nicht nach einer To-do-Liste, sondern leben und arbeiten nach ihrem Kalender“, sagt Kruse. Das schafft die nötige Struktur, um Pläne zu verwirklichen – und macht Schluss mit halb erledigten Listen auf dem Schreibtisch.

Für die Arbeit mit dem Kalender hat Kruse drei Tipps:

Mit Minuten knausern.

Wer To-dos direkt in seinen Kalender einträgt, muss sich überlegen, wie viel Zeit er für welche Aufgabe blockt. Wer Zeitfenster zu üppig dimensioniert, verschwendet womöglich kostbare Zeit, warnt Kevin Kruse – und rät, die Voreinstellung für Termine im Onlinekalender anzupassen: „Wenn die Standardeinstellung 15 Minuten beträgt, werden Sie automatisch feststellen, dass Sie jeden Tag mehr Aufgaben übernehmen können.“

Blocker setzen.

Wer wahllos jede Aufgabe in den Kalender einträgt, die auf dem Schreibtisch landet, steht schnell vor dem selben Problem wie mit einer To-do-Liste: Der Kalender quillt über und die wirklich wichtigen Dinge bleiben liegen. Kruses Rat lautet daher: „heilige Zeitblöcke vorplanen“ für das, was Priorität hat – wie bei der 90-90-1-Regel. Auch für Privates, etwa Sport oder den Abend mit Freunden, sollte man von Anfang an Zeitfenster blocken, rät er.

Alles terminieren.

„Was geplant ist, wird tatsächlich erledigt“, verspricht Kruse. Er empfiehlt, sogar Mini-Aufgaben wie „Meine Schwester zurückrufen“ nicht auf einem Zettel zu notieren, sondern direkt in den Kalender einzutragen. Für wiederkehrende Tätigkeiten solle man feste Zeitfenster im Kalender terminieren: Statt beispielsweise alle zehn Minuten das E-Mail-Postfach zu kontrollieren, könne man täglich drei Termine dafür festlegen.

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5 Kommentare
  • Benjamin Biedenkopf 9. März 2018 20:40

    Völlig unsinniger Artikel. Vielleicht sollte man sich mal mit der GTD Methode nach David Allen auseinander setzten. Diese hat mein Leben komplett verändert. Gerne auch empfohlen sei das Buch von Ivan Blatter.

    Viele Grüße

  • Karin 26. Februar 2018 14:36

    Ja, hätte der Herr Berater Kevin Kruse, sich nur eine „kleine“ To-do-Liste gemacht mit dem Hinweis: empirische Studie zum Thema To-do-Liste, hätte er direkt gemerkt das sein Artikel so ganz und garnicht stimmt. Völlig aus der Lufgegriffen aber Hauptsache mal was zu irgend einem Thema etwas geschrieben der Herr „Berater“. Schade finde ich allerdings auch das solche „Berater“ hier eine Plattform bekommen und Ihre „Ergüsse“ zum Besten geben dürfen, aber das ist halt das Internet.

    Und noch etwas: Zeitmanagement und Aufgabenmanagement sind unterschiedliche Themengebiete die sicherliche Ihre Schnittmengen haben, nichtsdestotrotz aber zwei völlig verschieden Dinge sind.

  • Nicolas 22. Februar 2018 19:55

    Also ich stimme Philipp nicht in allem zu, aber diese Aussage ist eine ultimative Wahrheit: „was wichtig ist und was dringend, kann bei einem individuellen Aufgabenrucksack nämlich immer nur in Relation der Aufgaben zueinander entschieden werden.“

    Dagegen kann wohl niemand etwas sagen. Klar wird dadurch sofort auch, dass sich die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben _dynamisch_ verändert! Permanent.

    Ob Kalender oder Liste ist dagegen egal. Denn wenn mans genau nimmt, ist ein Kalender auch nur eine Liste (von Zeitpunkten in einer meist grafischen Darstellung). Im Kalender ist halt die Anpassung an dynamische Veränderungen etwas aufwändiger.
    Daher würde ich persönlich einfach dabei bleiben, jedes Tool für diese Aufgaben heranzuziehen, für die es spezialisiert ist.

  • Philipp Brand 22. Februar 2018 10:07

    Selten einen so einseitigen und unvollständigen Artikel gelesen, der sich zudem selbst widerspricht. Richard Branson, Johnny Cash, Umberto Eco etc. schwärmen also von To-Do Listen, während im übernächsten Absatz erfolgreiche Menschen angeblich keine derartigen Tools benutzen? (Im übrigen bedeutet das Nicht-Erwähnen von etwas nicht, dass es nicht benutzt wird…)

    Zudem unterliegt der Autor einem Denkfehler, der das angebliche „Problem“ von Listen überhaupt erst aufwirft: er macht die Frage Liste / Kalender zu einem „entweder-oder“. Im Zeitmanagement gilt hier aber ein „sowohl-als-auch“. Die Liste ist ein erster Schritt, um einen Überblick zu bekommen. Und nein, die Liste alleine unterscheidet nicht zwischen dringend und wichtig. Der Mensch tut es (Wie er das kann/tut wäre in einem eigenen Artikel zu behandeln).

    Das ist der zweite Schritt der richtigen Handhabung einer To-Do Liste. Heraus kommt eine (je nach individueller Vorliebe gedankliche oder visualisierte) 4-Felder Matrix, bei der unwichtige und nicht dringende Aufgaben gleich mal gestrichen werden können – der erste visualisierte Erfolg, weil nämlich der Aufgabenrucksack dadurch kleiner und leichter wird. Ein (elektronischer) Kalender kann das nicht auf die gleiche Art – die analoge Technik (Paper/Pencil) ist hier klar überlegen.

    Der Kalender schließlich ist erst der dritte Schritt in dieser Technik: Terminiert werden nämlich die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Wieder ein Schritt, um den gedanklichen Aufgabenrucksack etwas zu entlasten.

    Damit sind nun bereits 2 Felder der Wichtig/Dringend 4-Felder Matrix erledigt. Two to go…

    Feld 3: die weniger wichtigen, aber dringenden Aufgaben: „Alles terminieren“ steht im Artikel, selbst wenn es drum geht, die Schwester zurück zu rufen? Hier fängt die Schnappatmung an…

    Erstens: bitte nicht berufliches und privates in der To-Do Liste vermischen. Hier gilt tatsächlich „entweder-oder“ und nicht „sowohl-als-auch“ 😉
    Warum? Weil das Switchen zwischen beruflichen und privaten Angelegenheiten (und damit u.U. auch Emotionen) erst recht Zeit kostet!

    Zweitens: Dinge, die eigentlich delegiert werden sollten gehören NICHT in den eigenen Kalender! Weniger wichtige aber dringende Aufgaben sind jedoch klassische Delegationsaufgaben. Also: delegieren und aus der To-Do streichen. Wieder ein Feld erledigt, wieder ist der Aufgabenrucksack kleiner und leichter geworden.

    Und jetzt kommts: das 4. Feld, die wichtigen UND dringenden Aufgaben. Auch die haben nichts im Kalender verloren. Warum? Weil sie SOFORT erledigt werden sollen. Und wer jetzt den Einwand hat, dass man ja nicht alles gleichzeitig machen kann: zurück zur 4-Felder Matrix, denn dann gehören Aufgaben in das Feld „wichtig, aber nicht ganz so dringend“ verschoben und damit teminiert.

    Und hier offenbart sich eine andere ganz wichtige Funktion der To-Do Liste: was wichtig ist und was dringend, kann bei einem individuellen Aufgabenrucksack nämlich immer nur in Relation der Aufgaben zueinander entschieden werden. Dazu brauche ich alle Aufgaben in einer Übersicht. Ein Kalender, in dem die Aufgaben quer über Tage, Wochen, Monate verteilt sind, kann das nicht.

    • Janneke 22. März 2018 12:48

      Gut erklärt. Danke.

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