Aufgabenverwaltung Wichtig? Unwichtig? So entscheiden Sie sicher

Verzetteln? Nix da! Wer seine Aufgabenverwaltung verbessert, kann sich aufs wirklich Wichtige fokussieren.

Verzetteln? Nix da! Wer seine Aufgabenverwaltung verbessert, kann sich aufs wirklich Wichtige fokussieren.© tolgart / iStock/Getty Images Plus / Getty Images

Weil Unternehmer für alles verantwortlich sind, halten sie sich oft mit unwichtigen Dingen auf. Diese vier Tricks bringen Ordnung ins Aufgaben-Chaos.

Stapeln sich bei Ihnen die Aufgaben so sehr, dass Sie für ein paar Minuten wie gelähmt sind? Und lieber nochmal fix die Mails checken oder sich den dritten Kaffee holen, statt mit dem falschen To-do anzufangen? Das Gute daran: Dieses Problem kennen auch so viele Wissenschaftlern und prominente Unternehmer wie etwa Bill Gates, dass es inzwischen allerlei Antworten auf die Frage gibt, wie wir Wichtiges besser von Unwichtigem unterscheiden.

Die spannendsten Erkenntnisse und Tipps aus Forschung und Unternehmeralltag hat Greg McKeown in seinem Buch „Essentialismus“ zusammengetragen. Daraus vier Top-Tricks, mit denen Sie sich garantiert seltener verzetteln.

Anzeige

1. Raum schaffen zum Priorisieren

Vorbereitung ist alles, auch in Sachen Priorisieren. Denn: Wenn wir Wichtiges nur schlecht von Unwichtigem unterscheiden, liegt es in den meisten Fällen nicht daran, dass wir es nicht könnten. Sondern daran, dass wir uns in der Alltagshektik keine Zeit nehmen, um Anstehendes nach Dringlichkeit zu sortieren – und stattdessen neue Aufgaben schlicht der bestehenden To-do-Liste anfügen.

Planen Sie deshalb mindestens eine Stunde pro Woche fest dafür ein, die Aufgaben der nächsten Tage in „wichtig“ und „unwichtig“ zu unterteilen – möglichst mit einer Viertelstunde Puffer nach vorn und hinten. Polen Sie sich in dieser Stunde auf „unerreichbar“, etwa, indem Sie Smartphone und Benachrichtigungs-Töne ausstellen und Mitarbeiter bitten, Sie nicht zu stören.

Wichtig: Merken Sie im Anschluss, dass eine Stunde nicht genügt, um alle Pflichten zu priorisieren, zeigt das, dass die Aufgaben generell falsch verteilt sind. Und Sie sich sehr bald einen kompletten Tag freiräumen sollten, um etwa wiederkehrende To-dos zu delegieren. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Delegieren.

Beispiel: Microsoft-Chef Bill Gates nimmt sich zweimal pro Jahr gleich eine ganze „Denkwoche“, um sich fernab vom Alltag mit Zielen, Visionen und Aufgaben zu beschäftigen – und zu lesen.

2. Öfter spielen

Es klingt paradox, aber: Wer sich regelmäßig zerstreut und Dinge einfach nur deshalb tut, weil sie Spaß machen, arbeitet konzentrierter – und kann so leichter Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden.

Egal ob Musikhören, Fußballspielen oder Modellflugzeuge basteln: Spielen senkt nicht nur unser Stresslevel, was Seele und Körper gleichermaßen gesund hält. Es hilft zudem, sich schneller und besser zu organisieren. Forscher fanden etwa heraus: Spielen wirkt positiv auf die so genannten ausführenden Funktionen des Gehirns – jene also, die es uns ermöglichen zu planen, zu analysieren, Prioritäten zu setzen, Konsequenzen vorauszuahnen und schließlich Aufgaben zu delegieren.

Begeisterte Spieler dürfen zudem nicht nur auf kürzere Aufgabenlisten hoffen, sondern zugleich auf den einen oder anderen Geistesblitz. Denn ähnlich wie unsere Fähigkeit zu priorisieren, steigert Spielen auch die Kreativität.

Beispiel: Isaac Newton ist ein berühmter Gewährsmann für die Tatsache, dass es den Blick auf das Wesentliche lenkt, sich hin und wieder zu zerstreuen. Er soll gespielt haben, als er die Gravitation als Grundkraft der Physik erkannte.

3. Mehr schlafen

Unkonzentriert, fahrig, jeder Gedanke wie hinter einem dichten Nebel verborgen – wer einmal versucht hat, nach einer durchwachten Nacht Aufgaben zu priorisieren, weiß: „Mission impossible!“ Wir brauchen ausreichend Schlaf, um unsere geistigen und körperlichen Ressourcen nutzen zu können und so den Arbeitsalltag strukturiert und gesammelt anzugehen.

Mindestens sieben Stunden sollten es Experten zufolge sein. Schlafen Sie dagegen nur vier oder fünf, ist das kein Zeichen gesteigerten Engagements, sondern schlicht ein Garant, sich über kurz oder lang in Unwichtigem zu verlieren.

Beispiel: Bill Clinton sagte einmal, dass ihm große Fehler immer dann unterlaufen seien, wenn er unter Schlafmangel gelitten hatte. Um das zu verhindern, zahlen Unternehmen Mitarbeitern inzwischen sogar Geld, wenn diese nachweisen können, regelmäßig mindestens sieben Stunden zu schlafen. Auch Google hat die Bedeutung von ausreichend Schlaf erkannt: Das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern raumschiffähnliche, zwei Quadratmeter große Schlafkapseln zur Verfügung – für Power-Naps, die ihren Namen verdienen.

4. Die 90-Punkte-Regel anwenden

Sie sind ausgeschlafen, haben ein wenig gespielt und sich im Kalender eine Stunde reserviert, um Aufgaben zu priorisieren? Super! Dann sind Sie gerüstet, jetzt konkret zwischen „wichtig“ und „unwichtig“ zu unterscheiden. Das klappt leicht mit der 90-Punkte-Regel: Prüfen Sie für jede Aufgabe, wie wichtig Ihnen diese auf einer Skala von 0 bis 100 ist. Alle Aufgaben, die weniger als 90 Punkte bekommen, sollten Sie direkt von Ihrer To-do-Liste streichen. Getreu dem Motto: „Was kein klares Ja ist, ist ein klares Nein.“

Die Vorteile dieser Regel: Sie macht Prioritäten deutlich und entschlackt Ihre Aufgabenliste. Denn Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, was mit jenen Pflichten passiert, denen Sie 50 oder 70 Punkte gegeben haben. Diese „so mittelwichtigen“ Aufgaben können Sie getrost abgeben.

Beispiel: Der amerikanische Unternehmer Aaron Levie hat das Priorisierungs-Prinzip hinter der 90-Punkte-Regel auf andere Aufgabengebiete ausgeweitet und nutzt es unter anderem, um über Neueinstellungen zu entscheiden. Er fragt sich: „Möchte ich mit diesem Menschen jeden Tag arbeiten?“ und: „Hätte die Person Teil des Gründungsteams sein können?“ Ein Nein auf eine dieser beiden Fragen genügt – und Levie wartet auf einen passenderen Kandidaten. Selbst dann, wenn der aktuelle alle anderen Kriterien erfüllt.

Der Newsletter für Unternehmer

Sie wollen mit Ihrem Business durchstarten? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter mit genialen Tipps, Denkanstößen und erprobten Strategien, die Unternehmer und Selbstständige nach vorn bringen.

Unsere Themen:
Mitarbeiterführung ✩ Produktivität ✩ Recht + Steuern
Kundengewinnung ✩ Selbstmanagement ✩ Motivation

Jeden Morgen in Ihrem Postfach – jetzt kostenlos anmelden! Unternehmer-Newsletter
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)