Unterbrechungen vermeiden: 4 Strategien, um Reinquatscher abzuwürgen

Eine spontane Idee will schnell ausgesprochen werden. Drei Mitarbeiter legen in der Online-Runde zeitgleich los, weil die Übertragung leicht verzögert ist. Eine Kollegin führt ihr Argument sehr ausführlich aus, eine andere verliert die Geduld und fährt dazwischen. Solche Unterbrechungen können in Meetings zum Problem werden: Etwa wenn zurückhaltende Menschen ihre Ideen nicht mehr äußern, in der Erwartung sowieso unterbrochen zu werden. Oder andersrum, wenn Vielredner über jeden hinwegfegen und sich kaum ausbremsen lassen. Mitten im Satz unterbrochen zu werden, kann den Geschäftsführer genauso durcheinanderbringen wie die Auszubildende. Doch je höher die Position, desto wichtiger ist ein souveräner Umgang mit Störenfrieden. Ein Chef, dem sein Vertriebsleiter ständig das Wort abnimmt, oder eine Bereichsleiterin, die nicht gegen ihr Team ankommt, müssen gegensteuern. Diese vier Strategien helfen dabei. 1. Unterbrechungen als Führungsthema annehmen Viele Unterbrechungen seien eigentlich ein Test, sagt der Unternehmensberater und Autor Peter Modler. Er hat selbst viele Jahre in Leitungspositionen gearbeitet und trainiert mit Führungskräften ihre Durchsetzungsfähigkeit. „In Meetings treffen verschiedene Kommunikationssysteme aufeinander, die Unterbrechungen unterschiedlich verstehen.“ Modler unterscheidet zwischen horizontal kommunizierenden Menschen und solchen, die vertikal kommunizieren. Die Horizontalen steigen sofort in Sachthemen ein und begegnen Gesprächspartnern auf Augenhöhe. „Die Vertikalen jedoch interessieren sich vor allem für Rang und Revierfragen, bevor sie inhaltlich werden können“, erklärt Modler. Sie unterbrechen andere, um ihre Grenzen zu testen. Modler schätzt, dass vertikal kommunizierende Mitarbeiter 80 Prozent der Störungen in Meetings verursachen. An fast jedem Konferenztisch prallen die Kommunikationsstile aufeinander, was ohne Moderation und ohne Regeln zu Missverständnissen und Konflikten führen kann. „Führungskräfte, die wirklich produktiv kommunizieren, können zwischen beiden Systemen switchen. Wenn ich eine Besprechung einfach so laufen lasse, dann endet sie in einer Art kommunikativem Bürgerkrieg. Die Leisesten bleiben dabei auf der Strecke. Das darf eine Führungskraft nicht zulassen“, sagt Modler. Das Verhindern beginnt schon während der Planung eines Meetings: Besprechungen, in denen sich noch nicht alle kennen, brauchen eine Vorstellungsrunde, in der alle Beteiligten ihre Funktion benennen. Und jede größere Runde braucht eine Moderation, die von Beginn an die Gesprächsregeln durchsetzt. Mehr zum Thema: Meetings moderieren: 10 heikle Meeting-Situationen und wie Sie sie lösen können 2. Einwürfe von Störenfrieden mit kurzen Sätzen blockieren Nicht alle Störer lassen sich von vornherein ausbremsen – in den meisten Teams gibt es ein paar, die es trotzdem versuchen werden. Ein Beispiel verdeutlicht, warum: Die Vertriebsleiterin stellt eine Strategie vor, mitten im Satz blafft ein Kollege dazwischen mit dem Satz „Das rechnet sich nicht!“ Solche kurzen Einwürfe, die mehr Machtdemonstration als Beitrag zur Diskussion sind, bezeichnet Modler als „Basic Talk“. „Es ist eigentlich energiesparend, mit diesen Leuten zu kommunizieren. Man muss sich keine komplizierten Gedanken machen.“ Die Vertriebsleiterin könnte nun ihren Vortrag unterbrechen, um dem Kollegen den Nutzen vorzurechnen. Damit würde sie dem Störer viel Aufmerksamkeit widmen, er würde sich bestätigt fühlen. Modler rät stattdessen zu einer möglichst kurzen Replik, die dem Unterbrecher keine große Aufmerksamkeit einbringt. „Das rechnet sich nicht – das sind vier Wörter. Jede Antwort, die ähnlich kurz ist, wäre angemessen." Dabei gehe es nicht um Originalität. Modler rät, den Inhalt des Zwischenrufs aufzugreifen und ins Gegenteil zu verkehren. Die Vertriebsleiterin könnte beispielsweise schlicht antworten: „Das rechnet sich.“ Das Muster funktioniert oft und erfordert weder Schlagfertigkeit noch viele Überlegungen, etwa so: Unterbrechung: „Das haben wir noch nie gemacht.“ Antwort: „Dann machen wir es jetzt.“ Unterbrechung: „Das muss man unterfüttern.“ Antwort: „Das unterfüttere ich.“ Sollte der Störer weitermachen, hilft es Modler zufolge, den Satz stoisch zu wiederholen. Keine Empörung äußern „Der Unterbrecher darf ruhig merken, dass er unhöflich ist“, findet in solchen Fällen auch die Kommunikationstrainerin Ariane Willikonsky. Sich zu wiederholen, sei ein guter Weg, das zu zeigen. Auf keinen Fall sollte man das Ins-Wort-Fallen mit empörten Bemerkungen wie „Jetzt haben Sie mich unterbrochen!“ weiter thematisieren. Dadurch verlässt das Gespräch die inhaltliche Ebene. Anstelle des eigentlichen Themas geht es dann nur noch um die Kommunikation. Insbesondere unsicheren Menschen rät Willikonsky darum, sich eine feste Floskel zurechtzulegen, um auf Einwürfe zu reagieren. Sätze wie: „Wertvoll, dass du das sagst. Lass uns das später besprechen“, funktionieren ihrer Erfahrung nach gut. Versehentliche Störungen ignorieren Längst nicht alle Unterbrechungen geschehen absichtlich. Versehentliche Störungen, wie ein lautes Niesen oder ein Kugelschreiber, der klappernd zu Boden fällt, sollten Redner einfach ignorieren. „Sobald ich die Unterbrechungen kommentiere, bin ich raus“, sagt Willikonsky. Denn die ungewollte Störung bekommt ein viel zu großes Gewicht, wenn jemand innehält, um "Gesundheit!" zu sagen. So stockt nicht nur der eigene Redefluss; auch die Konzentration der Kollegen wird gekappt. 3. Akzeptieren, dass Unterbrechungen dazu gehören Vor einer Präsentation oder längeren Ausführungen sollten Redner ihre Haltung zu Einwürfen kommunizieren: „Zwischenfragen bitte am Ende.“ Oder andersrum: „Ich wünsche mir, dass ihr euch spontan einbringt.“ Mit diesen Worten leitet auch Willikonsky Vorträge ein. „Aus meiner Sicht werden Unterbrechungen oft zu negativ gesehen“, sagt die Kommunikationstrainerin. „Häufig sind das intuitive Gedanken, die den Dialog beleben. Unterbrechungen sind ein Teil unserer natürlichen Kommunikation.“ Dieser kreative Charakter von Unterbrechungen gehe insbesondere in Online-Meetings oft verloren. Willikonsky lädt darum regelmäßig zu „Chaosrunden“, in denen alle Meetingteilnehmer dazu angehalten sind, wild zu einer Frage durcheinanderzureden. Alle sollen ein paar Minuten lang einfach ihre Gedanken äußern. „Das erscheint erstmal unhöflich, kann aber sehr inspirierend sein – und man übt so, online mit Unterbrechungen zurechtzukommen.“ Denn online fallen Einwürfe stärker auf, weil sie vermeintlich plötzlich kommen. Sitzen alle gemeinsam im Raum, können die anderen sehen, wenn einer sich aufrichtet, um gleich zu sprechen – online fehlt diese Ebene, da nur die Köpfe der Sprecher zu sehen sind. Lesen Sie auch: Virtuelle Meetings: 5 Regeln für erfolgreiche Videokonferenzen 4. Das persönliche Gespräch suchen Wenn einen immer wieder dieselbe Person unterbricht, hilft nur ein persönliches Gespräch. Insbesondere impulsiven Menschen fällt es manchmal einfach nicht auf, dass sie andere durch ihr Verhalten aus dem Konzept bringen. In der Unterhaltung gilt es zu thematisieren, warum das Reinreden ein Problem ist – wichtig ist aber auch, Wertschätzung für Ideen auszudrücken. Nach dem Motto: „Ich interessiere mich dafür, was du zu sagen hast. Aber wenn ich selbst gerade einen Gedanken formuliere, verliere ich den Faden und kann mich nicht auf deine Ideen konzentrieren.“ Schließlich will niemand kreative Mitarbeiter zum Schweigen verdonnern.